Homeoffice: Stress durch zu viele Informationen

Das Email-Postfach öffnen, sich ins Intranet einloggen, das Videokonferenztool aktivieren und dann natürlich noch den Chat-Kanal im Blick halten, das sorgt bereits nach 15 Minuten für Überforderung. Im Homeoffice regiert die „Informationsflut“, die bei fast ein Viertel der befragten Arbeitnehmer Stress auslöst, zeigt eine Studie von Google Survey in Auftrag von OpenText. Das Unternehmen arbeitet an Lösungen, um Daten von Mitarbeitern, aber auch Einstellungen von Maschinen zusammenzuführen, zu verwalten, zu speichern und auszuwerten.

Die Ursache der Überforderung durch zuviele Informationen liegt in unserem Gehirn. Denn wir treffen Entscheidungen mit unserem präfrontalen Cortex, der an der Stirnseite des Gehirns liegt. „Dieser ist schnell ermüdbar“, erklärt Arbeitsmedizinerin Manuela Jacob-Niedballa in einem Vortrag über Stressmanagement.

Nach einer Stunde Priorisieren seien wir so müde, dass keine kreativen Prozesse mehr möglich sind. Heißt: Wenn wir eine Stunde lang Emails lesen und entscheiden, was wichtig oder falsch ist, parallel der Kollege im Chat nach einer Einordnung bittet und dann noch der Chef anruft, streikt das Gehirn. Wir brauchen eine Pause.

Das Problem ist, dass die Arbeitsrealität uns genau diesem Stress aussetzt.

Im Homeoffice waren und sind gerade Büroarbeiter sehr vielen neuen Abläufen und Programmen ausgesetzt: Laut Studie hat jeder siebte bis zu zehn verschiedene Accounts. Sechs Prozent der Befragten gaben gar an, ihre Accounts gar nicht mehr zählen zu können. Die Folge ist, dass Arbeitnehmer zu individuellen Lösungen greifen und via Dropbox oder andere Dienste sensible Daten austauschen. Das aber hat Auswirkungen auf die Datensicherheit von Unternehmen.

Damit wirkt sich die psychische Überforderung auch technisch auf Unternehmen aus. Welche Probleme konkret entstehen und wie man sie löst, erklärt Jochen Adler, Strategic Partner bei OpenText.

Stressfaktor 1: Informationsflut

Auch wenn Arbeitnehmer mit Laptop, Kamera und WLan zu Hause arbeiten können, heißt das keineswegs, dass sie sich gut gewappnet fühlen. Im Gegenteil: 37 Prozent der deutschen Arbeitnehmer geben an, dass sie besser für das Heimbüro gerüstet sein wollen. Sie berichten gerade zu Beginn des Shutdowns von erheblichen Produktivitätsschwierigkeiten.

Denn durch zu viele neue Informationen stieg der Stresspegel. Immer neue Plattformen und Daten empfanden sie als überwältigend. Sieben Prozent gaben an, dass sie nicht „abschalten“ können. Durch die Kombination aus Smartphone und Computer waren sie durchgängig überlastet.

Die Lösung: Konzentration.
Viele haben den Eindruck, dass sie stets erreichbar sein müssen. Gerade im Homeoffice. Doch mit immer geöffnetem Mailfach kommen wir in Versuchung zu „multi-tasken“ und Tätigkeiten ständig zu wechseln. Besser wäre es, ein Aufgabe anzufangen, durchgängig zu bearbeiten und abzuschließen – und sich an den betreffenden technischen Systemen folglich konsequent an- und dann auch wieder abzumelden.

Doch konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten, müssen sich viele erst hart erkämpfen. Das Ergebnis aber lohnt sich.

Helfen kann etwa die Kanban-Methode, eine flexible Steuerung von Produktprozessen: Jochen Adler erklärt das einfach einzusetzende System am Beispiel seiner eigenen Familie. Er und seine Frau arbeiten im Home-Office. Sie haben zwei Kinder, die in die Grundschule und ins Gymnasium gehen. Ihnen hilft, sich klar abzusprechen: „Für die Kinder gab es Post-It-Notizen auf einem gemeinsamen Wandbrett im Kanban-Stil, die wir neben schulischen Arbeitsaufträgen auch für Mithilfen im Haushalt genutzt haben.

In einer gemeinsamen Mittagspause haben wir versucht zu besprechen, wer schon wie weit ist oder wo noch Hilfe nötig ist. Schließlich konnten wir Eltern die Kinder für gegenseitige Hilfe oder für besonders gründlich bearbeitete Schulaufgaben „belohnen“ – etwa mit Extra-Bildschirmzeit fürs Lieblingsspiel auf dem Smartphone.“

Stressfaktor 2: Zu viele Accounts

Die Hälfte der Befragten ist sich einig, dass die Anzahl an Quellen wie etwa Emails, News Feeds, Cloud Dienste, die sie für die Arbeit täglich abrufen müssen, in den letzten Jahren gestiegen ist. Während der Krise implementieren Unternehmen aus der Not heraus noch mehr digitale Dienste. Daraus folgt, dass 16 Prozent der Befragten durchschnittlich mit sechs bis zehn unterschiedlichen Accounts und Anwendungen zurechtkommen müssen. Zudem müssen sie die Passwörter für sämtliche Zugänge, die sie entweder kennen oder managen müssen, behalten.

Dazu zählen auch private Plattformen, wie beispielsweise Facebook. Sie werden im Homeoffice auf den gleichen Geräten genutzt. Auch Plattformen wie Xing oder Linkedin, bei denen Arbeit und Privates sich vermischen, sorgen laut Umfrage für Überforderung. Es fehlt der örtliche Wechsel von Heim- und Arbeitsort.

Besonders stark betrifft das Eltern. Sie müssen während der Pandemie die Kinder unterrichten und kämpfen mit den mehr oder weniger ausgereiften Schulplattformen und Unterrichts-Clouds. Es überrascht daher nicht, dass Befragte angeben in diesem Tool-Chaos den Überblick zu verlieren. Muss es dann auch noch kurz vor einem Termin schnell gehen, der Zugangscode und das Passwort aber noch gesucht werden, zerrt das an den Nerven.

Die Folge der unübersichtlichen Datenbeschaffung ist Zeitverlust. 40 Prozent der befragten Arbeitnehmer geben an, zwischen 30 Sekunden und fünf Minuten zu benötigen, bis sie die richtigen Informationen für ihre Arbeit zur Hand haben. Nur 23 Prozent schaffen es in weniger als 10 Sekunden. Das bringt auf den Tag hochgerechnet einen erheblichen Verlust der Produktivität.

Die Lösung: Zeitmanagement.
Auch hier hilft ein Stück weit „digital detox“ – oder wenigstens mehr Fokus. Adlers Empfehlung: Sortieren sie die Accounts nach Nutzen. Überlegen Sie, wann sie rein private Plattformen bedienen wollen. Denn wer in zehn freien Minuten zwischen zwei dienstlichen Calls noch mal eben auf dem Smartphone den Instagram-Feed checkt, setzt sich selbst weiterer Reizüberflutung aus. Das führt am Ende zu Zeitdruck.

Für konzentrierte Kreativ- oder „Stillarbeit“ wie etwa ein Bericht kann es helfen, sich einen Timer zu stellen, beispielsweise auf 40 Minuten. In dieser Zeit bleiben Handy, Chat und E-Mails ausgeschaltet – vergleichbar mit einer geschlossenen Tür im Büro

Danach sollten 20 Minuten „Leerlauf“ folgen, die für einen Kaffee oder die Kontrolle der Kinder genutzt werden kann.

Um Privates und Berufliches weniger zu verschmelzen, kann es auch hilfreich sein, private Aufgaben über klar definierte Zeitfenster in den Tag zu integrieren: beispielsweise eine Lerneinheit, eine Social-Media-Zeit, eine gemeinsame Mittagspause oder auch eine individuelle Sporteinheit.

Stressfaktor 3: Datensicherheit und private Workarounds

Gerade in der digitalen Fernsteuerung müssen Unternehmen auf die digitale Sicherheit achten. Doch das funktioniert nur, wenn die IT einheitlich organisiert ist. Das Einfallstor sind die Nutzer, ergo Mitarbeiter. So geben etwa 15 Prozent der Befragten zu, dass sie schon einmal unternehmensrelevante Daten und Informationen über File-Sharing-Plattform wie etwa Dropbox versendet haben, die sie auch privat nutzen.

Das ist gefährlich. Denn daraus entsteht eine Schatten-IT, die unter dem Radar der IT-Abteilung abläuft. Sie hat keinen Zugriff darauf und kann auch nicht für die Sicherheit verantwortlich zeichnen.

Für Unternehmen birgt das ein erhebliches Risiko: Digitale Güter können, anders als handfeste Gebrauchsgegenstände, in Form einer unbemerkten Kopie „abhanden kommen“, ohne dass am Original erkennbar irgendetwas fehlt.

Die Lösung: Unternehmen sollten in ihr Informationsmanagement investieren.
Dieses setzt typischerweise zentral an, bei bestandsführenden Systemen wie etwa SAP, SalesForce oder auch Microsoft Teams. Dort können zentral Dokumente gespeichert werden, Archive erstellte und Akten gesammelt. Die Corona-Pandemie macht jedoch schmerzhaft bewusst, dass die Arbeitsplatz- und Endgeräte keinesfalls aus dem Blickfeld geraten dürfen. Hier gibt es wirkungsvolle Möglichkeiten:

1. Eine Single-Sign-On-Lösung (SSO) vermeidet unnötiges An- und Abmelden an verschiedene Systeme, gar mit wechselnden Passwörtern.
2. Wo es sein muss, verschaffen Passwortmanager Abhilfe – eine Infrastruktur, die man betrieblich bieten sollte, anstatt die Verantwortung allein in die Hände der einzelnen Mitarbeitenden zu legen. Sonst schnappen garantiert die oben beschriebenen Stressfallen zu.
3. Besonders kritische Systeme sollten mit Methoden zur Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt werden (2FA), also beispielsweise mit einer zusätzlichen App auf dem Smartphone, das regelmäßig neue Passcodes generiert. So werden ohne Kompromisse bei der Bequemlichkeit böswillige Zugriffe von außen verhindert.

Wer die Cyberabwehr stärken will, muss aber noch mehr tun: Mit sehr genauem Endgeräte-Monitoring lässt sich nachvollziehen, wo Daten von den Endgeräten abfließen. Sicherheitslücken entstehen selten aus böser Absicht, sondern weil „Malware“ und Trojaner ins Spiel kommen.

Das einfachste Eingangstor sind private Endgeräte, die womöglich in der Familie geteilt werden. Datensicherheit fängt also damit an zu erfassen, mit welchen Geräten gearbeitet wird. Das sollte jedoch nicht auf den Schultern der Arbeitnehmer lasten, sondern in der Hand des Unternehmens liegen.

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