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Professionelle Teammessenger Slack und Co: 7 Regeln, wie Sie die Chattools richtig nutzen

Team-Messenger wie Slack erobern mit der Coronakrise die PCs. Sie können die Kommunikation entschlacken. Vorausgesetzt, sie werden richtig genutzt.

Management | Von Michael Scheppe |

Stimmten sich die Kollegen vor der Pandemie noch per Telefon oder E-Mail ab, kommen nun Programme wie Teams, Slack oder Mattermost hinzu. Die Dienste funktionieren wie WhatsApp – nur für die Firma.

Ihre Vorteile sind unstrittig: Projektarbeiten lassen sich über die Tools besser organisieren. Und das Wissen, das an vielen Stellen schlummert, kann mithilfe der Messenger zentral abgelegt werden. Meterlange Mailverteiler? Passé.

Wie sehr die Plauschprogramme in der Pandemie voranschreiten, zeigt eine Handelsblatt-Umfrage unter den 30 Dax-Firmen: Fast überall chatten die Mitarbeiter nun mehr miteinander.

Der Deutschlandchef von Slack, Oliver Blüher, sieht gar einen nachhaltigen Wandel: „Wir haben die Chance, die Arbeitswelt zu verändern.“ Er muss so etwas äußern. Doch auch Experten sagen, dass die Kommunikation innerhalb der Firma in wenigen Jahren komplett und mit Kunden in Teilen über Chat-Tools laufen wird.

Einziges Problem: „Wenn Mitarbeiter sich in zu vielen Kanälen verirren und die Kollegen mit zu vielen Nachrichten nerven, werden Chat-Tools schnell zum Zeitfresser“, sagt Zeitmanagement-Trainerin Cordula Nussbaum.

Da ist es besser, die folgenden Regeln zu beachten:

Regel 1: Chatkanäle in Ordnung halten

Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation sagt: „Mitarbeiter müssen sich disziplinieren, ihre Anliegen in den richtigen Kanal zu schreiben.“

Nur: Welcher ist das? Eine sinnvolle Struktur, die auch der des Unternehmens entspricht: Einen Kanal für offizielle Verlautbarungen anlegen, in dem alle Mitarbeiter Mitglied sind. Außerdem sollten jedes Land, jedes Büro und jedes Team und eventuell manche Projekte ihre eigenen Channel haben. Überschneidungen sind da unvermeidlich, Chaos programmiert.

Der Ausweg: Manager müssen regelmäßig digital durchfegen. Heißt sie löschen verwaiste Kanäle, fassen andere zusammen, definieren klare Gesprächsziele und stellen klare Regeln auf. So dürfen beispielsweise Mitarbeiter im „General“-Channel für alle Mitarbeiter nur etwas posten, wenn sie es mit dem Vorgesetzten abgestimmt haben.

Fachleute sagen, man solle auch Gruppen von Projekten beitreten, in denen man nur teilweise involviert ist. Wer beobachtet, was die Kollegen schreiben, vergeudet auf den ersten Blick zwar Arbeitszeit, sammelt aber solides Wissen darüber, wer was weiß und wer wen kennt.

Beraterin Nussbaum: „Manager können so auf Mitarbeiter aus anderen Bereichen aufmerksam werden, die sie nicht kennen, die aber gut zu ihrem nächsten Projekt passen.“ Nur zu viele Gruppen dürfen es eben nicht sein, dann lenkt man sich nur ab.

Regel 2: Tools abschalten

Neue Nachrichten kommen mitunter im Sekundentakt. Tipp: Sie sollten nur zu bestimmten Zeiten in Slack und Co schauen. Etwa morgens, um die Nachrichten der Kollegen aus dem Ausland zu lesen, vor der Mittags-, nach der Kaffeepause und kurz vor Feierabend.

Experten raten dazu, die Tools zwischendurch schließen. „Im Schnitt brauchen wir über eine Minute, um nach dem Lesen von Nachrichten wieder in den Arbeitsmodus zu kommen“, so Nussbaum. „Wer die Programme ständig offen hat, verzettelt sich.“

Über Stunden hinweg offline sein – das geht gerade im Homeoffice nur, wenn das Team als Chatregel etwa vereinbart hat, dass man innerhalb eines halben Tages auf Nachrichten antworten muss. Die Programme bieten auch die Möglichkeit, den Kollegen zu signalisieren, gerade nicht gestört werden zu wollen.

Und wer dringend Rückmeldung braucht? Der greift eben zum Telefonhörer.

Regel 3: Smileys einsetzen

Wenn Slack-Deutschlandchef Blüher auf seinem Dienst schreibt, verzichtet er auf förmliche Anreden und Grußformeln: „Das macht Unterhaltungen prägnanter und deutlich persönlicher als in einer Mail.“

Zeit spare auch, nicht jeden Buchstabendreher oder Kommafehler korrigieren zu müssen. Kleinere Rechtschreibfehler seien in den Chatprogrammen akzeptiert, sagt Blüher – sofern sie nicht zuhauf vorkämen, das wirke respektlos.

Flapsig oder förmlich – beides geht, nur auf eine Variante müssen sich die Kollegen einigen. Anrede: mit oder ohne? Du oder Sie? Rechtschreibfehler: in Ordnung oder zu vermeiden? Smileys: ja oder nein?

Darauf hat Blüher eine klare Antwort. „Ich bin zwar Mitte 40, aber ein Fan von Emojis, weil sie die Arbeit schneller machen.“ Setzt er unter die Nachricht den Smiley mit den beiden großen Augen, wissen alle: Blüher schaut sich das an. Was erledigt ist, bekommt einen grünen Haken. „Früher haben wir dafür Hunderte Mails geschrieben.“

Regel 4: Anrufen statt schreiben

Besser in Einzelchats als in Gruppen schreiben – und falls Letzteres doch nötig ist, die Kollegen mit dem @-Symbol direkt ansprechen. Wenn eine Unterhaltung innerhalb eines Kanals nicht alle Mitglieder interessiert: die Antworten- beziehungsweise Thread-Funktion nutzen. Damit können Kollegen direkt auf einen Beitrag reagieren, die Nachrichten bleiben gruppiert, und unbeteiligte Gruppenmitglieder bekommen sie nicht als ungelesen angezeigt.

Sinnvoll: die in den Programmen integrierte Video- oder Telefonfunktion nutzen. Manche Anliegen sind so schneller geklärt als in langen Nachrichtenketten.

Regel 5: Tratschkanal anlegen

Chat-Tools sind für informelles Networking perfekt geeignet. Experten sagen: Mitarbeitern falle es einfacher, auf unbekannte Kollegen mit einer dienstlichen Frage zuzugehen, wenn sie die persönlichen Seiten des Gegenübers auf Slack und C. kennen gelernt hätten. Private Themen verbieten? Eine vertane Chance.

Die Angst, dass Kollegen nur tratschen und lustige Bildchen teilen besteht auch im Büro, sagen Fachleute. Damit sich Kaffeeklatsch und Schwarzbrotthemen nicht miteinander vermischen, sollten Firmen einen eigenen Kanal für den informellen Austausch anlegen. „Gerade in der Pandemie, wo alle von zu Hause aus arbeiten, ist ein Tratschkanal für das Zwischenmenschliche unverzichtbar“, sagt Forscherin Hofmann.

Und wer in Ruhe arbeiten will? Der stellt den Klatschkanal auf stumm. Es muss ja auch niemand in der Teeküche stehen bleiben.

Regel 6: Die E-Mail nicht abschaffen

Einen Nachteil haben die Chatprogramme: Nutzer sind darauf angewiesen, dass auch Kunden und Kollegen aus der anderen Abteilung das gleiche Tool nutzen. Und so bleibt die E-Mail vorerst der kleinste gemeinsame Nenner in der Kommunikation. 2024, das prognostiziert die US-Marktforschungsfirma Radicati, werden weltweit rund 362 Milliarden Arbeitsmails verschickt – jeden Tag. Das ist ein Fünftel mehr als derzeit.

Manager müssen ihre Mitarbeiter daran gewöhnen, dass beide Kanäle ihre Berechtigung haben – was die Arbeit unübersichtlicher macht. Die Frage, ob man die Info nun per Mail, im Gruppenchat oder per Einzelnachricht mitgeteilt hat, werden sich immer mehr Mitarbeiter stellen.

Die Lösung: ein gutes Selbstmanagement, sagt Nussbaum. „Teams müssen vereinbaren, für welche Kommunikation sie welchen Kanal verwenden – und sich streng daran halten.“

Für Experten haben E-Mails „fast schon Dokumentencharakter“ – so wie einst der Geschäftsbrief. E-Mails dienen also eher der förmlichen Kommunikation, etwa für Abschlussdokumente von Projekten oder Arbeitsverträge. Slack ist für informelle Nachrichten geeignet, wenn man etwa fünf Minuten später zu einem Meeting kommt.

Oder man macht es so: Mit den Kollegen chatten – und mit den Kunden mailen.

Regel 7: Der Chef muss vorangehen

Last, but not least: Die Mitarbeiter brauchen Vorbilder. „Wenn das Management mit gutem Beispiel vorangeht und die Tools regelmäßig nutzt“, sagt Frank Heuer, Berater beim Marktforschungs- und Beratungshaus ISG in Frankfurt, „das steigert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern“.

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