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Digitale Teamarbeit Wie Kollaborationstools die agile Arbeit unterstützen

In der Coronakrise hat sich gezeigt, wie wichtig Programme sind, die die virtuelle Zusammenarbeit der Kollegen erleichtern. Ein Überblick über die digitalen Helfer.

Von Anne Koschik |

Auf gute Zusammenarbeit kommt es an – und in Krisenzeiten zeigt sich, dass dies nicht immer leicht ist. Seit dem ersten Lockdown im Frühjahr arbeitet mittlerweile jeder zweite Beschäftigte zumindest teilweise aus dem Homeoffice, zeigt eine Befragung des Branchenverbands Bitkom. Dabei kommen immer stärker sogenannte Kollaborationstools zum Einsatz, die nicht nur die Kommunikation erleichtern, sondern die Projektverwaltung steuern und den internen Austausch fördern können.

Allein für die interne und externe Kommunikation nutzen 36 Prozent der Unternehmen solch digitale Tools, zeigen Bitkom-Zahlen. So verwenden viele Firmen Chattools wie Slack, Teams oder auch Whatsapp für den direkten Austausch in Echtzeit unter Kollegen. Um sich mit einer größeren Anzahl von Kollegen gleichzeitig per Video auszutauschen, sind Zoom, Webex und GoToMeeting mittlerweile weit verbreitet. 

Spezielle digitale Lösungen gibt es auch für das Projekt- und Prozessmanagement. Sie sind in jedem zweiten Betrieb schon im Einsatz – und knapp jedes fünfte plant die Einführung. Gerade beim agilen Arbeiten spielen sie eine wichtige Rolle. Sie können Prozesse transparenter machen und ermöglichen es, in größeren Gruppen Orientierung zu finden: Wer arbeitet woran, wie weit ist die Arbeit fortgeschritten, wo gibt es Probleme, was machen die anderen gerade? 

Es geht darum, selbstorganisiertes Arbeiten zu unterstützen und Unternehmen dabei beweglicher und anpassungsfähiger zu machen.

Transparenz schafft Vertrauen

Die größere Transparenz kann einerseits Vertrauen schaffen, weil Mitarbeiter den Fortschritt ihrer Arbeit besser verfolgen können und Ergebnisse unmittelbar gespiegelt bekommen. Andererseits benötigt sie aber auch eine Vertrauensbasis.

So betont etwa der US-Anbieter Wrike, sich „für die Schaffung einer Vertrauenskultur einzusetzen, um die Produktivität zu erhalten und zu verbessern, insbesondere in Remote-Arbeitsumgebungen“, sagt CEO Andrew Filev. „Unsere Plattform erlaubt den Nutzern, den Verlauf ihrer Arbeit proaktiv zu verwalten und mit anderen zu teilen, ohne passiv Daten wie Mausbewegungen, Browserverlauf, Bildschirmaktivität oder dergleichen zu sammeln.“

Auch wenn es verständlich sei, dass Arbeitgeber, die all ihre Mitarbeiter plötzlich auf Remote-Arbeit umstellen mussten, wissen wollten, ob diese Mitarbeiter weiterhin auf demselben Produktivitätslevel arbeiten, „ist es dennoch so, dass Mitarbeiterüberwachung sich gerade auf die Produktivität schädlich auswirkt – sie zerstört die Kreativität und das Arbeitsethos“.

Damit solche Kollaborationstools ihre volle Wirkung erzielen können, ist es wichtig, eine Vertrauenskultur zu schaffen. Schließlich geht es darum, Transparenz zu verschaffen – und zwar bestenfalls in vier Schritten:

  • Projektmanager oder Product Owner legen die notwendigen Vorgänge und Aufgaben an und können zum Beispiel auch direkt Tickets zur Softwareentwicklung verteilen.

  • Die einzelnen Aufgaben werden den in den Projekten jeweils verantwortlichen internen oder auch externen Mitarbeitern zugewiesen.

  • Anschließend erfolgt die Organisation der Prozesse und Abläufe, indem auch bestimmte Meilensteine oder Leistungskennzahlen, sogenannte KPIs, festgelegt werden.

  • Ein Gesamtüberblick zeigt die Projektplanung an und sorgt für Transparenz.

Eine solche Struktur hilft dabei, wichtige Informationen den einzelnen Vorgängen direkt zuzuordnen, Probleme aufzudecken und den Fortschritt des Projekts beobachten zu können.

Wichtig für Unternehmen ist es, auch Sicherheitsbedenken abzuklären. Festgelegt werden sollte, wie persönliche Informationen gespeichert werden, welche Personen auf welche Dokumente zugreifen dürfen und welche Sicherheitseinstellungen vorgenommen werden.

Die Auswahl an Tools für die effektive Zusammenarbeit ist groß. Viele bieten für die Testphase Gratis-Zugänge an. Danach werden Kosten ab circa fünf Euro pro Nutzer und Monat fällig.

Hier eine Auswahl häufig eingesetzter Kollaborationstools:

Asana ist ein Arbeitsverwaltungstool, das weltweit mehr als 75.000 Unternehmen und Institutionen anwenden. Mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche können Projekte und Aufgaben schnell vorangetrieben werden: Sie sind sowohl für den Einzelnen als auch für das Gesamtprojekt auf einen Blick nachzuvollziehen.

Wrike ermöglicht mit seinem Kollaborationstool vor allem großen Firmen bessere Workflows der Projektteams. Komplexe Planungen sind einfach zu erstellen. Schlüsselergebnisse können auf Unternehmensebene, Abteilungsebene, Teamebene und von den einzelnen Mitarbeitern nachvollzogen werden. In Echtzeit können die Arbeitsfortschritte erkannt und analysiert werden. Ein strukturierter Ordner-Aufbau macht es den Usern leicht, den Überblick zu behalten.

Stackfield vereint Kollaboration, Kommunikation und Projektmanagement in einem Tool, das individuell an die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden kann. Die Software bietet unter anderem Aufgabentafeln, Werkzeuge zur Zusammenarbeit, Analyseberichte und mobilen Zugriff. Zum Schutz der Daten werden Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen angeboten. Serverstandort ist Deutschland.

Trello eignet sich für Teams jeder Größe und macht Projektarbeit auf Anzeigetafeln mit Board-, Listen- und Kartenfunktionen sichtbar. Das Programms lässt sich einfach auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Neben der Projektkoordination ist einzelnes Aufgaben- und Kontaktmanagement möglich.

Clarizen ist eine Projektmanagementsoftware, die häufig in IT-Organisationen verwendet wird. Sie ermöglicht flexibles und intuitives Projektmanagement, hilft Prozesse zu automatisieren und den Workflow im gesamten Unternehmen zu verbessern. Die Projektbeteiligten können Aufgaben und Fortschritte der Kollegen einfach verfolgen.

Activ Trak: Der cloudbasierte Analysedienst bietet nicht nur Einblicke in die Mitarbeiterproduktivität, sondern gibt auch eine Übersicht über die Firmenbperformance. Leistungskennzahlen, Trend- und Problemindikatoren können sichtbar gemacht werden. Vorausschauende Analytik hilft bei Entscheidungen. Das Programm zeigt auch die Aktivitäten der Angestellten und deren Arbeitszeiten an. Kleine und mittelständische Unternehmen bis 1000 Mitarbeiter setzen es gerne ein.

Workfront ist eine cloudbasierte Software, die es ermöglicht, Unternehmensprojekte und Aufgaben in einer Anwendung zu verarbeiten und die Produktivität zu verbessern. Sie bietet diverse Werkzeuge zur Zusammenarbeit inklusive Brainstorming und Diskussionsforum. Workfront wird gerne als Kollaborationsplattform in Marketing- und Agenturteams verwendet.

Desk Time: Dieses Projektmanagement-Software verspricht, die Effizienz der Mitarbeiter zu steigern und einzelne Projekte nachverfolgen zu können. Aufgezeichnet werden die Bildschirm- und sämtliche Mitarbeiteraktivitäten. Außerdem können die Arbeitszeiten nachverfolgt werden – nicht zuletzt, um für Kunden automatisch die Projektkosten auf Basis von Mitarbeiterstundensätzen transparent zu machen und genau zu berechnen. Nach eigenen Angaben nutzen mehr als 6000 Firmen das Tool.

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