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Checkliste So können Manager die neue Normalität für ihre Mitarbeiter vorbereiten

Das Comeback der Belegschaft an den Arbeitsplatz soll gelingen. Mit Signalen, die Schutz versprechen und Angst nehmen, sowie unternehmenskulturellen Verbesserungen kommen Manager in allen Bereichen am besten voran.

Management | Von Claudia Obmann und Michael Scheppe |

Arbeitete nach dem Shutdown fast die gesamte Belegschaft im Homeoffice, werden die Anwesenheitslisten im Büro nun wieder länger. Die ersten Angestellten kehren freiwillig zurück, spätestens nach den Sommerferien wollen viele Arbeitgeber möglichst den Regelbetrieb wieder aufnehmen.

Dass immer mehr Firmen die Rückkehr forcieren, zeigt auch die Corona-Studie der Universität Mannheim: Nur noch knapp fünf Prozent arbeiten gerade dauerhaft zu Hause, zum Höhepunkt der Krise waren es mehr als 30 Prozent.

Rein rechtlich ist es erlaubt, dass Firmen ihre Angestellten zurück ins Büro beordern. Arbeitspsychologe Hannes Zacher hält das auch aus wissenschaftlicher Sicht für richtig. „Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter nicht im Dauerausnahmezustand Homeoffice lassen.“ Die Forschung zeige, dass Mitarbeiter unzufrieden, unproduktiv und unmotiviert werden, wenn sie gar nicht mehr ins Büro kommen dürften, meint der Experte der Universität Leipzig.

Doch solang es keinen wirksamen Impfstoff gibt, wird auch der Arbeitsalltag in der neuen Normalität gewöhnungsbedürftig sein.

Das müssen Manager beachten:

1. Rückkehr in kleinen Schritten organisieren

Arbeitgeber und ihre Corona-Taskforces tüfteln an Hygieneplänen, messen Abstände zwischen Bürostühlen, teilen Mitarbeiter in Gruppen ein. Das ist eine logistische Herausforderung. Ein Mehrstufenplan fürs Comeback ist empfehlenswert. Denn sie nimmt den Mitarbeitern „die Angst vor der schnellen Veränderung“, sagt Arbeitspsychologe Zacher.

  • Problematische Verhältnisse berücksichtigen:
    Zunächst wird denjenigen die Rückkehr ermöglicht, die zu Hause keine guten Arbeitsbedingungen haben oder psychisch unter der Isolation leiden.
  • Logistik testen:
    Phase zwei sieht vor, dass maximal 40 Prozent der Mitarbeiter wieder ins Büro können, damit die Abstandsregeln eingehalten und die Ansteckungsgefahr verringert werden kann.
  • Besonderheit in großen Unternehmen beachten:
    Hier ist es schwierig, eine Obergrenze zentral zu kontrollieren. So obliegt es den einzelnen Team- und Abteilungsleitern sicherzustellen, dass nicht zu viele Kollegen zur Arbeit fahren.
  • Rückkehrgespräche führen:
    Damit Mitarbeiter die vergangenen Wochen aufarbeiten können, sollten sich Manager ein persönliches Bild machen – und den Mitarbeitern die neuen Hygieneregeln vorstellen können, empfiehlt Hannes Zacher. Das kann eine Maskenpflicht in öffentlichen Bereichen, vom Foyer bis zum Druckerraum sein, aber auch neue Zugangsregeln für die Kantine umfassen. Alle Rückkehrer müssen an ihrem ersten Tag die Unterweisung in die Grundregeln per Unterschrift bestätigen.

2. Regelmäßig und umfassend kommunizieren

Gerade wenn Teile der Belegschaft zu Hause und andere im Büro arbeiten, müssen Führungskräfte darauf achten, dass alle die Absprachen mitbekommen – egal, ob es neue Projekte oder Informationen zur Auftrags- und Finanzlage sind.

  • Motivation forcieren:
    „Transparenz ist das A und O“, sagt Laura Jacob. Sie gehört zur EY-Taskforce, die Kunden bei der Rückkehr ins Büro berät. Dadurch ließe sich das bei vielen Mitarbeitern durch die Krise ausgelöste Ohnmachtsgefühl überwinden. Und Mitarbeiter trotz widriger Umstände zum Neuanfang motivieren.
  • Vertrauen stärken:
    Das gelingt mit klarer Kommunikation. Ob Videobotschaft vom Top-Management oder virtuelle Fragestunde – „Mitarbeiter vor schlechten Nachrichten schonen zu wollen, ist ganz falsch.“ Flurfunk gebe es so oder so. Und es sei viel aufwendiger, Gerüchte aus der Welt zu schaffen. Von der lähmenden Angst, die sie verbreiten, ganz zu schweigen.

3. Chance nutzen, um eine neue Kultur zu kreieren

Vor der Krise bestanden viele Chefs auf der Präsenzpflicht ihrer Angestellten. Wünsche nach Homeoffice wurden kommentarlos abgeschmettert. Nach Monaten der krisenbedingten Heimarbeit sind viele Manager und Unternehmer schlauer: Ob man seinen Job gut macht, hängt keineswegs davon ab, wie lange man im Büro sitzt, sondern wie groß der Output ist. Und da schafft manch einer sogar zuhause mehr.

  • Auf eigenen Erfahrungen aufbauen:
    Rund die Hälfte von über 2000 befragten Führungskräften war nach eigener Einschätzung im Homeoffice effizienter, zeigt das aktuelle Managerbarometer der Personalberatung Odgers-Berndtson. Und so hat die Pandemie für eine neue Haltung von Firmenchefs gesorgt: Homeoffice wird nicht mehr mit Faulheit gleichgesetzt – so wie einige Manager es noch vor der Krise taten.
  • Neu planen:
    Und so dürfte der Alltag dann künftig aussehen: Wer mit Kollegen an Projekten werkelt, kommt ins Büro. Wer sich fokussieren möchte, bleibt daheim. Jeder soll dort arbeiten, wo er am produktivsten ist. „Das gibt den Mitarbeitern ein Gefühl der Selbstbestimmung und hilft dabei, sich besser zu motivieren“, sagt Psychologe Zacher.
  • Arbeitsplatz umfunktionieren:
    Das Büro in der Firmenzentrale wird nicht mehr nur ein Platz des Arbeitens, sondern ein Ort der Begegnung und des persönlichen Austausches werden.
  • Gemeinschaft wertschätzen:
    Wichtig für Manager ist es, trotz der Distanz Zusammenhalt zu entwickeln. Denn „wer es nicht schafft, Teamgeist zu erzeugen, bekommt eine Söldnertruppe“, warnt Jutta Rump. Die Professorin für Betriebswirtschaft leitet das Institut für Arbeitsorganisation & Employability (IBE) in Ludwigshafen.

4. Trend zu mehr Selbstorganisation intensivieren

Doch nicht jeder Mitarbeiter kommt mit der neuen Situation gleich gut zurecht. Die Belegschaft schwankt zwischen zwei Extremen: Während die einen von der Freiheit im Homeoffice schwärmen, sind andere von der großen Eigenverantwortung überfordert.

  • Mitarbeiterempfindungen ernstnehmen:
    „Die Betreuung durch die Führungskraft muss nun sehr individuell sein", sagt EY-Beraterin Jacob. Eine Tabuisierung bringt nichts. Sie rät Managern dazu, „Mitarbeiter ihre neue Normalität gestalten zu lassen“.
  • Für einen Gestaltungsrahmen sorgen:
    In der Pandemie hätten schon viele Mitarbeiter ein hohes Maß an Selbstorganisation bewiesen, sagt Jacob. Es reiche nun aus, wenn Vorgesetzte etwa bei Projekten nur Rahmenbedingungen setzen würden, die konkrete Ausgestaltung aber ihrem Team überließen. Die Devise: mehr Eigenverantwortung, weniger Mikromanagement. „Das macht die Führungsarbeit effektiv.“
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