Virtuelles Onboarding: Dieser Adidas-Mitarbeiter startet im Homeoffice in den neuen Job

Seinen ersten Arbeitstag hatte sich Mario Fleiter bei der Vertragsunterschrift noch so vorgestellt: Vorträge aus allen Abteilungen würde es geben und eine Tour über den Unternehmenscampus von Adidas in Herzogenaurach – samt Abstecher ins firmeneigene Fitnessstudio.

Doch aus all dem ist wegen des Coronavirus nichts geworden: In der Krise finden die Präsentationen virtuell statt, die Campustour ist abgesagt. „Das ist schon eine ganz spezielle Situation“, sagt Fleiter.

Seit dem 1. April arbeitet der 32-jährige Sporttechnologe bei Adidas. Eigentlich wollte er die künftigen Produkte des Dax-Konzerns testen. Nun macht er kleinere Prüfungen von zu Hause aus, arbeitet vor allem theoretisch. Seine Arbeitskollegen konnte er noch nicht persönlich kennenlernen, die sieht er nur durch den Monitor – mitunter unscharf und verpixelt.

Aber: „Ich bin froh, in der Krise überhaupt einen Job antreten zu können. Freunde von mir wurden gar nicht mehr eingestellt“, sagt Fleiter.

Probleme beim Jobeinstieg aus dem Homeoffice

Wer in der Pandemie eine neue Stelle antritt, befindet sich in einer schwierigen Situation. Denn gerade die Neuen brauchen in den ersten Tagen Orientierung im Betrieb und ein Gespür für die Firmenkultur. Nun aber heißt es: Videoschalte statt Willkommenstag, heimischer Schreibtisch statt Firmenführung, Kühlschrank statt Kantine.

Zwar stehen bei vielen Firmen Kurzarbeit und Entlassungen an. Andere stellen aber weiterhin ein – was in der Krise eine große Herausforderung ist.

Katharina Hain, Rekrutierungsexpertin beim Personaldienstleister Hays, sagt: „Schon in normalen Zeiten ist das Onboarding für manche Unternehmen ein Problem.“ Der Begriff stammt aus dem Personalmanagement und beschreibt den Prozess, wie neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen.

Für Jens Jahn, Partner und Personalexperte bei der Boston Consulting Group (BCG), ist beim virtuellen Jobeinstieg die Gefahr gegeben, dass beide Seiten frustriert sind: „Für den neuen Mitarbeiter ist es aus der Ferne viel schwieriger, Vertrauen aufzubauen und zu überzeugen.“ Manager wiederum könnten die Sorgen ihrer neuen Mitarbeiter aus der Ferne übersehen.

Neue Mitarbeiter müssen gerade jetzt proaktiv sein

Mitarbeiter und Manager sind jetzt besonders gefordert. Gerade für die Neulinge ist es wichtig, sich proaktiv einzubringen. Selbstständig sein, Projektfortschritte teilen, Nachfragen stellen – das ist nicht jedermanns Sache, weiß Hays-Expertin Hain. „Introvertierte Mitarbeiter brauchen nicht zum Pausenclown zu werden, aber sie müssen schon offen und regelmäßig kommunizieren, um auf sich aufmerksam zu machen.“

Das versucht auch Adidas-Mitarbeiter Fleiter. „Ich habe kein Problem damit, auf die neuen Kollegen zuzugehen und sie bei Fragen einfach mal anzurufen“, erzählt er. Und so ist er mehr oder minder in die wichtige Aufgabe hineingeraten, die Datenbank der Testergebnisse zu optimieren. Er hat den Kollegen nämlich erzählt, dass er großen Wert auf Struktur lege. So konnte sich Fleiter direkt fachlich auszeichnen.

Führungskräfte dürfen die Neulinge nicht vergessen

Auch für die Führungskräfte ist die Einarbeitung aus dem Homeoffice eine schwierige Aufgabe. Das gibt Harald Körger, der Teamleiter von Fleiter, zu. Die aktuelle Lage ist auch ein Lernprozess für ihn. „Letztens erst habe ich bei einem Meeting gedacht: Verflixt, hier hätte auch der Mario dabeisitzen sollen“, sagt der 52-Jährige. „Ich glaube, es ist einfach menschlich, dass man nicht immer an die neuen Kollegen im Homeoffice denkt.“

Den neuen Kollegen zu Hause vergessen – diese Gefahr sehen auch Experten: „Die Verbindung ist einfach noch nicht so etabliert, weil man sich nicht persönlich sieht“, sagt BCG-Berater Jahn. Daher sollten sich Führungskräfte bewusst Termine in den Kalender setzen, um sich mit dem neuen Kollegen auszutauschen.

Kontakt nur per Videoschalte

Die größte Hürde für neue Mitarbeiter ist es, persönliche Beziehungen aufzubauen. Normalerweise können Neulinge in der Kantine oder über spontane Gespräche im Flur herausfinden, mit welchen Kollegen sie auf einer Wellenlänge sind – und mit welchen nicht.

Das fällt nun weg, könne aber durch Videoschalten ein Stück weit kompensiert werden, sagt BCG-Experte Jahn. Die Erfahrung zeige: Neue Arbeitsverhältnisse scheitern selten an fehlenden fachlichen Fähigkeiten, sondern eher an zwischenmenschlichen Problemen.

Auch bei Adidas versuchen sie, den Aufbau persönlicher Kontakte per Videoschalte zu ermöglichen. Jeden Tag tauscht sich Fleiter mit seinen neuen Arbeitskollegen aus. Und in den Videokonferenzen geht es nicht immer nur um Dienstliches. So lernt der Adidas-Neuling auch die privaten Seiten seiner neuen Kollegen kennen.

Ein echtes Treffen könne das zwar nicht ersetzen, sagt er. Aber den Start habe ihm das durchaus erleichtert.

Schwieriges Profilieren vom heimischen Schreibtisch

Eine Schwierigkeit, die dennoch bleibt, beschreibt Rekrutierungsexpertin Hain. Im Homeoffice hätten es neue Mitarbeiter schwerer, mit ihren Leistungen zu überzeugen: „Viele Neulinge wollen sich anfangs mit einer Glanzleistung hervortun, sind dann aber schnell ernüchtert, wenn sie die Prozesse nicht so schnell verstehen können wie unter normalen Bedingungen.“

Adidas-Mitarbeiter Fleiter lässt sich nicht unter Druck setzen. Schließlich sei er nicht ohne Grund beim Bewerbungsgespräch ausgewählt worden, gibt er sich selbstbewusst. „Ich habe nicht den Anspruch, mich in den ersten zwei Monaten zu profilieren. Ich werde noch die Chance bekommen, mich auszuzeichnen.“

Tatsächlich ist die Heimarbeit für den Großteil der Büroangestellten in Deutschland neu. Selbst gestandene Mitarbeiter müssen sich von zu Hause aus erst bewähren.

Auch wenn die Einarbeitung irgendwie funktioniert, eines ist für Fleiter schon jetzt klar: „Ich freue mich riesig, meine Kollegen bald persönlich zu treffen.“

Die Personalabteilung des Sportkonzerns sehnt die Zeit nach den Kontaktbeschränkungen ebenfalls herbei. Personaler Georg Fuchs sieht „kaum Vorteile“ beim virtuellen Jobeinstieg. „Der persönliche Eindruck für das Aufbauen der Beziehungen ist durch nichts zu ersetzen.“

Sobald es die Situation zulasse, werde man den Jobeinstand wieder persönlicher gestalten.

Einarbeitungsprozess im Unternehmens-Check

Für BCG-Experte Jahn ist die Krise aber auch eine Chance: „Viele Firmen mussten ihre Einarbeitungen überdenken und hatten Gelegenheit, ihre Prozesse zu optimieren.“

Adidas will auch nach der Krise einzelne Teile des Onboardings virtuell durchführen. Dadurch könne man die Einarbeitung entzerren, sie über mehrere Tage strecken und Wartezeiten bei Umbauphasen sparen. „Die Präsentationen der IT etwa können digital ablaufen, da kommt es nicht auf die persönliche Note des Vortragenden an“, sagt Fuchs.

Mittlerweile hat Adidas-Neuling Fleiter immerhin schon seinen Vorgesetzten getroffen. Manager Körger ging gemeinsam mit ihm Laufen, um sich auszutauschen und ein Lichtschrankensystem aus dem Labor zu übergeben.

Für Fleiter hat das gleich zwei Vorteile: Er kann zu Hause praktisch arbeiten – und hat seine Adidas-Sporteinheit auch schon absolviert.

Mehr: Welche Fähigkeiten auch in Zukunft gefragt sind