Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip Produktiv durch Priorisierung

Gutes Zeitmanagement zahlt sich immer aus – egal, ob beruflich oder privat. Doch sind wir ehrlich: Nur die wenigsten bekommen es hin. Versuchen Sie es doch einmal mit dem Pareto-Prinzip. Das kann helfen.

Nora Jakob, wiwo.de | , aktualisiert

Produktiv durch Priorisierung

Prioritäten setzen 2

Foto: aleutie / Fotolia.com

Viele Büros in Deutschland sind auch abends noch vollbesetzt. Nicht selten wird die wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden überschritten – mit nicht unerheblichen Folgen. Schon bei mehr als 25 Stunden wöchentlich nehmen die kognitiven Fähigkeiten ab. Australische Forscher fanden heraus, dass ihre Probanden weniger aufmerksam und kreativ waren, sobald sie mehr arbeiteten.

Eine Studie der Stanford University bestätigt diese These und geht noch einen Schritt weiter: Sobald die Wochenarbeitszeit von 50 Stunden überschritten ist, nehme auch die Produktivität "drastisch" ab. Dabei ist viel und lange zu arbeiten, oft gar nicht nötig. Beide Studien machen nämlich auch deutlich, dass es keinen Unterschied macht, ob jemand acht oder zwölf Stunden gearbeitet hat. Es kommt auf die Effizienz an. Und bei der hapert es häufig. Das Pareto-Prinzip, das nach dem italienischen Soziologen, Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto benannt ist, besagt: mit 20 Prozent Einsatz lassen sich 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreichen. Zeitmanagement-Experten empfehlen deshalb diese Methode. Wer sie berücksichtigt, verplempert weniger Zeit mit Aufgaben, die viel Zeit kosten, aber nur wenig zum Erfolg beitragen.

Nicht die Arbeitszeit ist entscheidend, sondern die Effizienz

So kann ein gutes Zeitmanagement schon dadurch erreicht werden, wenn alle Aufgaben aufgelistet und nach Prioritäten sortiert werden. Die wichtigen Aufgaben werden dann also zuerst erledigt, während in der restlichen Zeit, Detailfragen beantwortet oder die Aufmerksamkeit auf andere Aufgaben gelenkt werden kann. Gemäß dem Pareto-Prinzip hieße das aber auch, die Effizienz nicht außen vor zu lassen. Die Aufgaben werden also nicht nur priorisiert, sondern auch nach dem Ertrag, den sie möglicherweise später bringt.

Entsprechend spät oder früh wird sie abgearbeitet. "Wir bewegen uns viel zu oft in unserer Komfortzone und beschäftigen uns vor allem mit kleinteiligen Aufgaben", sagt Martin Krengel, Autor des Zeitmanagement-Buches "Golden Rules". Dabei lassen wir uns von unserer eigenen Angst oder unserem sozialen Umfeld einschränken. Was aber kann man konkret tun, um in möglichst wenig Zeit, viele Aufgaben gut zu erledigen? Es ist nicht so, dass wir nicht besser wüssten, dass wir Wichtigeres anpacken sollten, doch oft sabotiert uns unbewusst die eigene Angst vorm eigenen (Miss-)erfolg oder das soziales Umfeld. 

In 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent der Aufgaben erledigen

Die 20/80-Regel anzuwenden, erfordert daher Mut und einen klaren Blick.  
 
"Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit." Den klaren Blick und Mut bekommt man durch Abstand und Pausen. Es ist förderlich, ab und an mal loszulassen und sich mit etwas Distanz zur Tagesroutine immer wieder zu fragen, welche Dinge einen jetzt wirklich weiterbringen.

Beherrscht man diese Technik gut, lassen sich mit 20 Prozent Anstrengung bereits 80 Prozent der Aufgaben erledigen. "Und dabei wird zusätzliche Energie freigesetzt, die in weitere Aufgaben investiert werden können", sagt Krengel. Aber das erfordert Mut, sich dieser anderen Technik zu widmen. "Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit."

Ein Beispiel aus dem Büro: Ein neuer Kollege hat seinen ersten Tag und muss mit seiner Arbeit im Büro vertraut gemacht werden, gleichzeitig müssen aber noch Rechnungen überwiesen, eine Powerpoint-Präsentation vorbereitet werden. Um das alles bis zum Mittag zu schaffen, sollten Prioritäten gesetzt werden: Der neue Mitarbeiter muss am ersten Tag nicht das ganze Büro kennenlernen und alle Arbeitsprozesse kennen – die wichtigsten reichen zunächst.

Auch bei den Rechnungen gibt es sicher solche, die früher bezahlt werden müssen, als andere. Durch eine klare Priorisierung lässt sich alles bis zum Mittag schaffen. An diesem Beispiel wird allerdings deutlich, dass sich das Pareto vor allem dann anwenden lässt, wenn mehrere Aufgaben parallel laufen, die nach wichtig und unwichtig einsortiert werden können.

Priorisierung der Aufgaben ist nicht auf jeden Job anwendbar

Obwohl das Pareto-Prinzip dabei helfen kann, Zeit einzuteilen, um Aufgaben möglichst effizient zu erledigen – und schließlich Zeit für Detailarbeiten zu haben, gibt es auch Probleme: Nicht alle Aufgaben lassen sich runterbrechen. Manche, wie das Schreiben und Beantworten von Emails, müssen erledigt werden, obwohl sie nicht unmittelbar zum Erfolg führen. Außerdem bringt es auch wenig, wenn versucht wird alles schnell und effizient zu erledigen, dabei aber unkonzentriert ist. Außerdem ist das Pareto-Prinzip längst nicht für jede Branche geeignet.

Ein Fluglotse etwa hat starr eine Reihe von Aufgaben abzuarbeiten. Jede Verschiebung hätte dabei nicht unerhebliche (negative) Konsequenzen – nicht nur für ihn. Gleiches gilt etwa auch für Ärzte in Operationen.

Krengel setzt persönlich auf eine abgewandelte Regel, die sogenannte "Rule of Nine", die er während seiner Ausbildung zum Stand-up-Comedian in New York kennengelernt hat. "Von zehn Gags sind neun für die Tonne, aber der eine ist richtig gut", sagt er. "Bei allen Ideen und Anfragen frage ich mich: Welche ist wahrscheinlich die eine, die mich wirklich voranbringt?" Und genau so ist es mit Ideen, die Unternehmer, Führungskräfte oder auch Angestellte haben.

Eine wird zum Erfolg führen, aber das braucht Zeit. Denn unter Druck lassen sich nur schwer neue und kreative Ideen entwickeln – und der Blick ist so sehr verstellt, dass man sich oft nur in einer Einbahnstraße bewegt, ohne die Möglichkeit nach links oder nach rechts abzubiegen. "Manche Ideen lassen sich auch erst nach ein bisschen Nachdenk-Zeit vertiefen und schließlich umsetzen", sagt Krengel.

Gutes Zeitmanagement verhindert ungesunden Dauerstress

Schlechtes Zeitmanagement kann allerdings auch schwerwiegende gesundheitliche Konsequenzen haben. Dabei ist Stress eigentlich eine nützliche Sache: Denn die dabei ausgeschütteten Hormone lassen Blutdruck und den Puls steigen. Wir werden, wenn auch kurzzeitig, leistungsfähiger – und können auch besser Gefahren abwehren. Wir sind schlicht wacher und produktiver. Allerdings ist das Leistungsoptimum schnell erreicht, die Produktivität sinkt wieder. Die Mehrarbeit wird unnötig.

Denn der Dauerstress, der daraus resultiert, macht krank. Wer immer unter Strom steht, reagiert auf Einflüsse von außen deutlich langsamer, hat ein schwächeres Immunsystem – und ist in der Folge weniger produktiv und leistungsfähig.

Das gilt auch für das Pareto-Prinzip: Wer es falsch anwendet, wird selten wirklich produktiver, sondern nur krank und weniger leistungsfähig.


Zuerst veröffentlicht auf: wiwo.de

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