Zeitmanagement Herr über die Zeit

Zum Jahresende verfallen viele in beruflichen aber auch privaten Stress. Wenn man nicht mehr weiß, wo man anfangen soll, dann kann Selbstorganisation helfen. Wir stellen die wichtigsten Strategien für ein besseres Zeitmanagement vor.

Zeit.de/Tina Groll | , aktualisiert

Stress! Jahresabschluss. Aktenberge auf dem Schreibtisch. Sonderwünsche vom Chef. Und nur noch zwei Stunden Zeit. Privat sieht es nicht besser aus: Die Tochter wartet in der Kita, die Schmutzwäsche stapelt sich und der Kühlschrank ist auch schon wieder leer. 24 Stunden reichen einfach nicht.

Zeit ist eine knappe Ressource. Wer den Aufgaben nicht mehr gerecht werden kann, entwickelt leicht Schuldgefühle. Das schlechte Gewissen kommt, sobald man es überhaupt einmal wagt, ein paar Minuten für ein privates Vergnügen abzuzweigen. Erfolgserlebnisse bleiben aus, man fühlt sich mies und arbeitet nicht produktiv.

Häufige Gründe für die ewige Hetze sind die knappen Ressourcen in heutigen Unternehmen oder Aufträge, die sich schlecht voraussehen lassen. Manchmal liegt Zeitnot aber auch an falscher Planung. Oder daran, dass man sich schlicht verzettelt. Aber daran kann man arbeiten. In Sachen Zeitmanagement haben sich Strategien etabliert, die den Umgang mit der Arbeitsbelastung leichter machen und das Gefühl der Ohnmacht lindern sollen.

Tipp 1: Zeitfresser analysieren und Pläne aufstellen
Warum wird die Zeit knapp? Um diese Frage zu beantworten, sollte man genau wissen, wie der Tag strukturiert ist. Welche Aufgaben stehen an, wie dringend sind diese, in welcher Reihenfolge sollten sie erledigt werden – und wie viel Zeit steht dafür überhaupt zur Verfügung? Denn häufig verwenden wir viel Zeit für unwichtige Dinge, die man delegieren oder ignorieren könnte.

Darum sollte man den Aufgaben Prioritäten geben. Das Wichtigste und Eiligste wird zuerst erledigt, das Unwichtige rückt nach hinten. Noch übersichtlicher wird das Leben mit Wochen-, Monats- und sogar Jahresplänen. Wichtig: Die Pläne sollten realistisch gestaltet sein, auch Puffer sollte man einbauen, falls eine Arbeit länger dauert oder etwas Ungeplantes passiert, die S-Bahn zu spät kommt oder der Computer abstürzt. Gleichzeitig sollen die Pläne nicht für noch mehr Arbeit sorgen. Wer zu eifrig plant, zwängt sich in ein enges Korsett. Und Wunschdenken hilft nicht weiter.

Tipp 2: Die produktive Zeit kennen und entsprechend planen
Der Tag im Büro war lang, man ist erschöpft und jetzt soll noch für die Weiterbildung gelernt werden? Nein, so wird das leider nichts. Jeder Mensch hat einen Biorhythmus. Wer nach einem langen Arbeitstag abends ausgelaugt und erschöpft ist, sollte sich nicht noch weitere, wichtige Aufgaben in die Abendstunden legen. Denn wer sich ständig zwingt, über das Leistungslimit hinauszugehen, dem setzt der Körper Grenzen: Man wird kraftlos, unkonzentriert und müde, kurz unproduktiv. Die Signale des Körpers auf Dauer zu ignorieren, führt allenfalls in ein handfestes Burn-out-Syndrom.

Besser ist es, seine Zeit entsprechend der eigenen Leistungskurve zu planen. Vielleicht wäre der Morgen besser zum Lernen? Oder der Samstagnachmittag? Freiberufler haben es manchmal einfacher, ihren Arbeitstag entsprechend ihrer Formkurve zu planen. So zeichnet Karikaturist Til Mette zum Beispiel nur nachts – dann kann er sich am besten konzentrieren. Produktiv arbeitet derjenige, der seinen Arbeitstag an seinen Biorhythmus anpasst.

Tipp 3: Wichtiges vom Unwichtigen trennen
Eigentlich ist Feierabend. Nur noch schnell für die Praktikantin die Bewerbungsunterlagen durchsehen und Ordnung in Chefs Planung bringen, weil der sich ständig verzettelt? Wer zu hilfsbereit ist, läuft Gefahr, immer mehr Arbeit auf den Schreibtisch zu bekommen. Nichts spricht gegen kleine Gefälligkeiten für die Kollegen, doch wenn das Gefühl der Überforderung kommt, dann sollte man sich fragen: Ist das alles wirklich wichtig? 

Um das herauszufinden, sollte man sich folgende Fragen stellen: Wie dringend sind die Aufgaben? Gehören sie zum Arbeitsgebiet oder sind es nur Freundschaftsdienste? Und welche Konsequenzen sind zu erwarten, wenn man ablehnt? Die nette Praktikantin wird enttäuscht sein. Aber: Sorry.

Tipp 4: Den Arbeitsplatz übersichtlich gestalten
Eigentlich eine Binsenweisheit: An einem aufgeräumten Schreibtisch mit geordneten Unterlagen verliert man weniger Zeit durch die Suche nach Unterlagen. Allerdings muss das nicht heißen, die Bleistifte mit dem Geodreieck auszurichten. Viele Menschen haben ihre eigene Ordnung. Wer sich gut strukturiert, weiß, auf welchem Häufchen der Zettel mit der Nummer von Ansprechpartner Mustermann zu finden ist.

Tipp 5: Fluchtreaktionen abstellen
Eine verhasste Tätigkeit steht an. Aber hurra, man könnte Mails lesen oder die Küche aufräumen. Die Flucht in angenehmere Tätigkeiten ist menschlich und beruhigt das Gewissen. Schließlich ist man ja produktiv, nur an anderer Stelle. Allerdings liegt die unangenehme Arbeit immer noch da, wenn das Geschirr gespült ist und der Stress wird nur noch größer. Allerdings: Außer Selbstdisziplin hilft nicht viel gegen solche Taktiken. Höchstens noch, an einen Ort zu gehen, wo nichts von der eigentlichen Arbeit ablenkt.

Tipp 6: Konsequent sein und Unterbrechungen vermeiden
Mitten im Arbeitsablauf klingelt das Telefon, ein wichtiger Anruf. Dann stellt der Kollege eine Frage: "Kommst Du mit zum Essen?" Und beim dritten Anlauf kommt die Mail von der Geschäftsführung. Unterbrechungen kosten viel Zeit, denn jedes Mal muss man sich neu in sein Thema hineindenken. Was sich an Störungen ausschalten lässt, sollte deshalb eliminiert werden. Mailprogramme kann man beenden, wer ein eigenes Büro hat, kann sich Störer vielleicht sogar mit einem Schild vom Hals schaffen.

Tipp 7: Den Workflow optimieren
Manche Dinge können wir nicht beeinflussen: unproduktive, lange Sitzungen, einen stockenden Informationsfluss oder zu wenig Personal für zu viel Arbeit. Aber anderes lässt sich auch vom einfachen Sachbearbeiter ändern. In einer Konferenz kann jeder dazu beitragen, dass die Sitzung produktiv bleibt und nicht zu lange dauert.

Zudem kann es sich lohnen, sich mit Kollegen zusammenzuschließen, wenn sich Probleme häufen – zum Beispiel dann, wenn die Arbeitsbelastung zu hoch wird oder der Vorgesetzte seine Mitarbeiter permanent unzureichend informiert. Denn ein optimierter Workflow ist nützlich für alle.

Tipp 8: Nichts überstürzen
Wenn der Druck überhand nimmt, neigen die meisten Menschen dazu, zu viel auf einmal zu versuchen. Das führt unweigerlich zu kräfteraubenden Hau-Ruck-Aktionen mit vielen Überstunden, die an anderer Stelle wieder abgebaut werden müssen. Und genau dieses Auf und Ab führt oft direkt in die nächsten Überstunden und Überlastungen. Wer in Stresssituationen die Ruhe bewahrt und nichts überstürzt, ist effektiver. Dazu gehört auch, manche Aufgaben nur so zu erledigen, dass es gerade so ausreicht und andere womöglich ganz zu streichen.

Tipp 9: Freizeit ohne Reue genießen
Selbst Gott hat am siebten Tag geruht. Deshalb sollte Freizeit auch Freizeit sein. Sie dient der Regeneration und der Entspannung, nicht dem Abhetzen und dem Nachholen all der Aufgaben, die man vorher nicht geschafft hat. Wenn Menschen ihre Freizeit mit weiteren Aufgaben voll stopfen, dann entsteht wieder Stress.

Wer die ungeliebte Tante am Sonntag nicht besuchen und sich stattdessen lieber ausruhen möchte, sollte das tun. Auch nicht jede Tätigkeit im Haushalt ist unbedingt notwendig. Wer gut zu sich selbst ist, genießt seine freie Zeit ohne Reue. Knapp genug ist sie ja sowieso.

Tipp 10: Akzeptieren, dass man nicht allem gerecht werden kann
Auch wenn diese Wahrheit manchmal schwer zu ertragen ist: Man kann einfach nicht allem und jedem gerecht werden. Es wird immer wieder passieren, dass man Aufgaben nicht schafft, niemand ist unfehlbar. Diese Einsicht ist simpel – aber wer sie verinnerlicht, lebt schlagartig entspannter.

(Zuerst erschienen auf ZEIT ONLINE)

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