Vorträge Das Präsentationsalphabet

Von A wie Aufbau bis Z wie Zwischenfrage: Gelungene Präsentationen sind kurz und prägnant. Wir zeigen, worauf es ankommt.

Tina Groll, zeit.de | , aktualisiert


Foto: Kzenon/Fotolia

A wie authentisch auftreten:

Authentizität ist alles. Ein guter Redner hat etwas zu sagen. Und da ist es wichtig, dass er klar formulieren kann. Affektierte Gesten lenken ab, gleiches gilt für affektierte Sprache.

B wie Beamer:

Peinlich für den Redner, nervig für das Publikum: Der Vortrag sollte längst begonnen haben, aber die Technik streikt. Der gute Redner prüft die Technik vorher und bleibt souverän, wenn der Beamer trotzdem ausfällt. Hat er doch seine Präsentation im Kopf und kann sie im Notfall auch frei vortragen.

C wie Copyright:

Die meisten Präsentationen zeigen Bilder, Videos und Logos. Vorab sollte der Redner deshalb die Rechtslage klären. Insbesondere wenn der Vortrag öffentlich ist oder anschließend ins Netz gestellt wird, muss eine Autorisierung für verwendetes Fremdmaterial vorliegen. Ansonsten werden Urheber- oder Persönlichkeitsrechte verletzt. Und das kann teuer werden.

D wie Dramaturgie:

Eine spannende Präsentation beginnt mit einem Knall und endet mit einem Feuerwerk. Sie orientiert sich am Zuhörer, ist kurz und regt zum Mitdenken an. Sie enthält alles Wesentliche und nichts Überflüssiges. Verzichtbar sind deshalb Inhaltsangaben, Zusammenfassungen und schlechte Witze. Ein guter Redner regt die Sinne seiner Zuhörer an. Er wirft die wichtigsten Kennzahlen an die Wand und erzählt dazu eine Geschichte, die sich einprägt.


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E wie Einleitung:

"Wie schön, dass Sie so zahlreich erschienen sind!" – ein langweiliger Vortrag beginnt oft mit floskelhaften Begrüßungssätzen. Der Einstieg entscheidet aber darüber, wie lange die Leute zuhören. Die ersten Sätze sollten gleich ins Thema führen. Das geht interaktiv mit einer Frage an das Publikum, nachrichtlich mit der Zusammenfassung eines spannenden Studienergebnisses; es geht mit einer Parabel oder Geschichte oder mit einem persönlichen Einstieg.

F wie Folien:

Wer seinen Vortrag ohne Folien halten kann, sollte das auch tun. Ansonsten gilt der Grundsatz: So wenig Folien wie möglich, verbunden mit einem klarem Layout. Wilde Farben und verschiedene Schriftarten sind genauso störend wie die Folien bis zur Unleserlichkeit vollzuschreiben. Nicht mehr als zwei Farben und zwei Schriftarten verwenden. Nicht jede Folie braucht einen eigenen Titel. Seitenzahlen dagegen können bei der Orientierung helfen. Überflüssig ist es, permanent den eigenen Namen, das Logo und die Anschrift des eigenen Unternehmens zu nennen. Diese Angaben gehören zwar in die Präsentation, sind aber am Besten auf der Titelseite und allenfalls auf der letzten Folie aufgehoben. Quellenangaben gehören auf die letzte Seite, wenn sie unverzichtbar sind. Auf jeden Fall ist es eine Schlussfolie, die den Zuhörern fürs Zuhören dankt. Die Folien sollten so lange stehen, wie das Publikum braucht, sie zu lesen, aber nicht so lange, dass sich der automatische Bildschirmschoner aktiviert.

G wie Grafiken:

Grafiken vermitteln komplexe Sachverhalte und Zahlen und lockern die Präsentation auf. Allerdings nur, wenn sie in Maßen verwendet werden. Darum nur die wichtigsten Kennzahlen darstellen, aber nicht in starren Bildern, denn die werden schlecht verinnerlicht.


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H wie Handout:

In der Uni war das Handout zum Referat meist Pflicht, bei der Präsentation im Joballtag ist es das nicht. Das Handout fasst die wichtigsten Informationen aus einem Vortrag auf maximal zwei Seiten zusammen, enthält meist eine Liste mit Verweisen auf weitere Informationen, Checklisten und die Kontaktdaten des Redners. Es ist aber niemals eine reine Kopie des Vortrags und sollte auch nicht vor oder während der Präsentation ausgegeben werden. Sonst hört niemand mehr zu.

I wie Inhaltsangabe:

Eine vorab an die Wand geworfene Inhaltsangabe kostet den Zuhörern nur Zeit. Ein gelungener, stringenter Vortrag kommt ohne sie aus.

J wie Jux und Humor:

Witzige Vorträge sind eine Kunst. Zwar wurde von Psychologen in Studien belegt, dass man sich an humorvolle Reden besser erinnert, aber genauso belegt ist, dass schlechte Witze genau das Gegenteil bewirken. Der Effekt: Das Publikum hört nicht mehr zu und misst dem Inhalt der Präsentation weniger Bedeutung bei. Darum: Witze lieber nur in Maßen.

K wie Körpersprache:

Die Körpersprache sollte authentisch sein. Das Publikum merkt, wenn ein Redner schauspielert. Affektierte Gesten lenken die Konzentration ab und führen genauso wie schlechte Witze dazu, dass dem Inhalt weniger Bedeutung beigemessen wird. Wer wirklich unsicher ist, sollte sich gerade aufrichten. Das verändert spürbar das Körpergefühl, macht kraftvoller. Die Füße sollten fest auf dem Boden stehen. Das erdet. Ob die Hand in der Hosentasche steckt, ist letztlich egal, wenn der Rest der Präsentation stimmt.


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L wie Lampenfieber:

Aufregung darf sein. Wenn der Körper unter Anspannung steht, werden Hormone ausgeschüttet, die wach und aktiv machen. Wenn die Nervosität zu groß wird, hilft es, ein Glas kaltes Wasser zu trinken, ruhig zu atmen und einfach loszulegen. Denn die Aufregung nimmt ab, sobald die Situation real wird. In der Regel fällt den Zuhörern das Lampenfieber des Redners sowieso nicht auf.

M wie Moderation:

Ein Redner muss auch moderieren können, wenn im Anschluss an die Präsentation eine Diskussion entsteht. Wichtig dabei ist, neutral zu bleiben, aktiv zuzuhören, die Liste der Wortmeldungen im Blick zu haben und bei Konflikten zu intervenieren.

N wie Notizen:

Notizen lenken ab. Gute Redner verzichten darauf und sprechen frei. Die Gliederung haben sie im Kopf, die Präsentation an der Wand ist Hilfe genug. Zudem sind so die Hände frei – und die sind ein wichtiges Kommunikationsmittel. Im Zweifelsfall können die Notizen zum Vortrag auf dem Bildschirm des Laptops angezeigt werden. Aber bitte nicht den fertig ausgearbeiteten Vortrag einfach ablesen.

O wie Organisation:

Ein guter Redner hat vor und nach seinem Vortrag die Situation im Griff. Er sorgt dafür, dass die Luft im Raum nicht stickig ist, dass während der Präsentation das Licht nicht zu stark abgedunkelt wird. Er bittet die Zuhörer auch darum, ihre Handys auszuschalten und achtet darauf, dass genügend Getränke vorhanden sind.


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P wie Pausen:

Vorträge sollten nie so lange dauern, dass Pausen notwendig sind. Falls doch, ist das ein sicheres Zeichen für Redundanz. Sprechpausen hingegen sind sinnvoll. Gerade bei Nervosität spricht man oft schnell, ohne es zu merken. Besser ist es, langsamer zu sprechen und Pausen bewusst einzusetzen. Dabei aber authentisch bleiben. Peinliche Kunstpausen verfehlen ihre Wirkung.

Q wie Quatscher:

Vor allem bei öffentlichen Vorträgen hat man meistens einen Quatscher im Publikum, einen Besserwisser, der ausschweifende Zwischenfragen stellt und alle anderen nervt. Ihn muss man zwar beachten, aber auch im Zaum halten – denn sonst verärgert man die anderen Zuhörer. Gute Redner antworten erstmals knapp auf die Fragen des Quatschers und moderieren ihn später hart ab. Eine elegante Lösung ist, ihm ausführliche Antworten im Anschluss an die Präsentation unter vier Augen anzubieten.

R wie Rhetorik:

Rhetorik ist die Kunst der Rede. Wer kein guter Rhetoriker ist, sollte einfach den gesunden Menschenverstand einschalten: Nicht zu schnell sprechen und nicht zu leise. Sich klar und deutlich artikulieren, auf verschachtelte Nebensätze lieber verzichten und stattdessen in Hauptsätzen reden. Statt das Publikum mit Fachausdrücken zu verwirren, lieber einfache deutsche Wörter verwenden. Zum Beispiel: Geld statt finanzielle Mittel, Magenschleimhautentzündung statt Gastritis.

S wie Schrift:

Mehr als zwei Schriftarten sind nicht lesbar, besser ist eine und zwar ohne Serifen. Auch die Formatierung spielt eine Rolle. Entweder fetten oder unterstreichen, beides auf einer Folie sieht nicht schön aus. Mit kursiv gesetzten Schriftzügen sparsam umgehen. Auch die Größe ist entscheidend: Je nach Schriftart unterscheidet sie sich. Die meisten Schriften sind schon ab 20 Punkten nicht mehr gut zu lesen.


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T wie Texte und Zahlen:

Kein Mensch versteht verschachtelte Nebensatzkonstruktionen auf Anhieb, die in Schriftgröße 8 schummerig an die Wand geworfen werden. Die gelungene Präsentation kommt mit so wenig Text wie möglich aus. Das Gleiche gilt für Zahlen: Zu viele von ihnen langweilen. Besser ist es, sie mit Grafiken zu veranschaulichen und zu ihnen Geschichten zu erzählen. Wenn beides nicht geht, gehören sie auch nicht in die Präsentation.

U wie Unterbrechung:

Gute Redner lassen sich durch nichts aus der Ruhe bringen. Auch nicht von Zuspätkommern, schrillenden Handys und Zwischenrufen. Kommt es während des Vortrags zu Unterbrechungen, sollte man Ruhe bewahren. Auch hier sind wieder Moderationsfähigkeiten gefragt.

V wie Vorstellung:

Zwar ist die Persönlichkeit des Redners für einen guten Vortrag entscheidend, aber seine Vita ist es nicht. Die Zuhörer sollten nur wissen, mit wem sie es zu tun haben und warum ausgerechnet diese Person qualifiziert ist, über das Vortragsthema zu sprechen. Es reicht, den eigenen Lebenslauf so kurz und knapp wie möglich zu halten.

W wie Wasser:

Banal, aber wichtig: Es sollte immer genug Wasser für den Redner bereit stehen. Erst Recht, wenn die Luft im Raum sehr trocken ist.

X, Y und Z wie Zwischenfragen:

Zwischenfragen zulassen oder erst am Ende beantworten? Die Antwort hängt davon ab, wie viele Zuhörer im Raum sind. Bei einer Präsentation im kleinen Arbeitsteam oder mit den Kunden ist es besser, Zwischenfragen sofort zuzulassen. Bei einem öffentlichen Vortrag mit mehreren Hundert Zuhörern können Zwischenfragen schnell ins Chaos führen.

Zu viele Fragen stören die anderen Zuhörer. Wer sich darauf einlässt, muss streng moderieren. Generell gilt: Verständnisfragen sollten sofort geklärt werden, alle weiteren in der anschließenden Diskussion nach Ende des Vortrags.


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Was Sie vermeiden sollten


• Phrasen vermeiden: Wenn Sie die meisten Zuhörer ohnehin schon begrüßt haben, sollten Sie auf diese Anrede dringlich verzichten, weil sie unnatürlich wirkt.
• "Es freut mich sehr, dass Sie so zahlreich erschienen sind." Sagen Sie diesen Satz niemals! Erstens interessiert keinen der Zuhörer, was Sie persönlich freut. Und zweitens sitzen die meisten ohnehin nicht freiwillig dort.
• Man fängt zu spät an, der Beamer ist nicht hundertprozentig, die Luft ist schlecht, der Kaffee kalt und am besten entschuldigen Sie sich auch noch für die wenige Zeit, die für die Vorbereitung zur Verfügung stand. Lassen Sie es!
• Werfen Sie die Inhaltangabe niemals an die Wand, nehmen Sie nicht die Spannung weg!
• "Ich bitte Sie, Ihre Fragen bis zum Schluss aufzuheben." Völlig falsch. Erstens nimmt das der Präsentation die Abwechslung, zweitens ist es unhöflich und drittens wirken Sie dadurch angreifbar. Außerdem müssen Verständnisfragen sofort geklärt werden.
• Dunkeln Sie niemals den Raum zu sehr ab, egal wie die Leinwand rüberkommt! Das ermüdet die Zuhörer und Sie selbst geraten häufig auch noch aus dem Blickfeld.
• Ihre Hände sind ein wichtiges Kommunikationsmittel. Verzichten Sie daher wenn irgend möglich auf Notizen in der Hand!
• Viele Redner schauen aus Unsicherheit über die Köpfe der Zuhörer hinweg. Vermeiden Sie das.
• "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit" – am besten nicht nur sagen, sondern auch noch auf die letzte Folie geschrieben. Lassen Sie das!



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Was Sie beachten sollten

 
• Titelfolie: Beschränken Sie sich auf eine klare Headline. Je nach Situation kann Ihr Name und das Logo Ihrer Firma darauf stehen.

• Kundenlogo: Denken Sie ans Urheberrecht.

• Seitenzahl & Datum: Beides sollten Sie nur in Ausnahmesituationen verwenden.

• Eigener Name: Die Zuhörer sollten Ihren Namen ohnehin kennen – ihn am Anfang und am Ende auf einer Folie zu zeigen genügt.

• Quellenangabe: Quellenangaben gehören ins Handout. Verzichten Sie darauf, sofern es aus lizenzierungsrechtlichen Gründen geht.

• Schrift: Verwenden Sie maximal zwei Schrifttypen. Und auch das nur, wenn sie gut zusammenpassen.

• Hintergrund / Layout: Schwarze Schrift auf weißem Grund – lassen Sie es! Weiß ist bei den heutigen lichtstarken Beamern oft zu hell. Je nach dessen Leistung sollten sie die Farbe genau abwägen. Dunkle Töne sind grundsätzlich besser.


Zuerst veröffentlicht auf zeit.de

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