Viel Arbeit? Wie Sie Gefallen elegant ablehnen

Die lieben Kollegen bitten Sie um einen Gefallen. Auf Ihrem Schreibtisch häuft sich aber die Arbeit, und auch die Zeit läuft davon. Wie können Sie elegant ablehnen?

jt | , aktualisiert

Die Wortwahl macht's

Vermeiden Sie das Wort "Nein", denn es signalisiert Ablehnung und ist negativ besetzt. "Ein plakatives "Nein" ist ziemlich unglücklich, wenn Sie trotz Absage freundlich wirken möchten", sagt Diplompsychologe Reiner Neumann. Also besser: "Ich würde Ihnen gerne helfen, aber ich habe heute leider noch ein wichtiges Meeting."

Erklären Sie sich

Schließen Sie an Ihre Absage immer eine Erklärung an. Antworten Sie auf eine Bitte mit den Worten: "Das geht leider nicht, und ich sage Ihnen auch warum ..." Dieser Satz nimmt Ihrem Kollegen den Wind aus den Segeln. Denn einer plausiblen Erklärung kann er nichts entgegensetzen.

Positive Formulierungen

Vermeiden Sie bei Ihren Erklärungen negative Ausdrücke, die das Wort "nicht" enthalten. "Bringen Sie zum Ausdruck, was Sie wollen, und sagen Sie nicht, was Sie nicht wollen", empfiehlt Schlagfertigkeitstrainer Mathias Pöhm. Wenn Sie signalisieren möchten, dass Sie keine Zeit für Ihren Kollegen haben, sagen Sie: "Ich habe mir den Nachmittag heute frei genommen" anstatt "Ich kann heute nicht."

Ausreden vermeiden

Bleiben Sie bei der Wahrheit und erfinden Sie keine faulen Ausreden. Diese können schnell enttarnt werden, und dann stehen Sie trotz eleganter Absage in einem schlechten Licht. Sagen Sie ehrlich, warum Sie die Bitte nicht erfüllen können.

Kurz machen

"Es ist wichtig, dass Sie nur eine kurze Erklärung abgeben und sich nicht um Kopf und Kragen reden", sagt Neumann. Wenn Sie sich in Begründungen verlieren, wirken Sie unsicher, und Ihr Kollege wird versuchen, Sie umzustimmen. Während Ihrer langen Erklärungen hat er Zeit, an seiner Überzeugunstaktik zu feilen.

Verständnis zeigen

Gehen Sie auf die Situation des Kollegen ein und signalisieren Sie Mitgefühl. Sagen Sie, dass Sie die Bitte verstehen und gerne helfen würden, dies momentan aber leider nicht möglich ist. Auf diese Weise wirken Sie verständnisvoll und einfühlsam.

Respekt und Dankbarkeit

Besonders bei Vorgesetzten ist es schwer, eine Bitte anzulehnen. Ihr "Nein" bringen Sie hier elegant rüber, wenn Sie sich geehrt zeigen, dass Ihr Chef ausgerechnet Sie für die Aufgabe ausgewählt hat. Bedanken Sie sich für sein Vertrauen und bedauern Sie, ihm nicht helfen zu können. Setzen Sie vor Ihre Absage die Worte "bei allem Respekt". So betonen Sie die höhere Stellung des Chefs.

Alternativen bieten

Wenn es die Situation zulässt, sollten Sie gar nicht auf die Frage Ihres Gegenübers eingehen, sondern direkt eine Alternative anbieten. In Ihrem Vorschlag können Sie Ihre Rolle beliebig modifizieren. Wenn der Plan aufgeht, wird Ihr Kollege die Ablehnung seiner Bitte nicht bemerken.
Bedingungen stellen Sie können die Bitte Ihres Kollegen auch annehmen - aber zu Ihren Bedingungen. Fordern Sie Gegenleistungen oder Hilfe in anderen Bereichen. Seien Sie dabei keinesfalls bescheiden, denn wenn Ihre Ansprüche hoch genug sind, macht Ihr Kollege vielleicht einen Rückzieher. So stehen Sie gut da, denn Ihre Antwort war ein freundliches "Natürlich kann ich Ihnen helfen." Sie haben nur ein kleines "aber ..." hinzugefügt.

Gekonnt betonen

Mit der richtigen Betonung kann eine Absage viel entschlossener klingen. "Heben Sie am Ende des Satzes nicht die Stimme, das wirkt auswendig gelernt und unsicher", sagt Pöhm. "Mindestens die Hälfe der Wirkung geht so verloren."

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