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Außendienstler, Recherchereisen & Co.: Reisekostenabrechnung und Steuern

Reisekosten richtig abrechnen Was erstattet der Arbeitgeber und was ist steuerlich absetzbar?

Laut Zahlen des Statistischen Bundesamtes von 2019 machen rund fünfzehn Prozent aller Beschäftigten in Deutschland gelegentlich oder sogar regelmäßig Dienstreisen. Doch was ist eigentlich eine Dienstreise und was genau erstattet der Arbeitgeber?

Was erstattet der Arbeitgeber und was ist steuerlich absetzbar?

Reisekosten richtig abrechnen

© iStock / nicoletaionescu

Ob Außendienstler, zeitweise Tätigkeit in einer anderen Niederlassung, Recherchereisen, Teilnahme an Messen oder Konferenzen oder Kooperationen mit anderen Unternehmen – jede Reise, egal wie lang, die in direktem Bezug zur beruflichen Tätigkeit steht, gilt als Dienstreise. Und Dienstreisen kosten Geld. So gut wie immer fallen Fahrtkosten, Verpflegungs- und Übernachtungskosten und oft noch weitere Aufwendungen an. 

Reisekosten sind oft steuerlich absetzbar

Die Reisekostenabrechnung ist also ein für viele Arbeitnehmer relevantes Thema – nicht nur betriebsintern, sondern auch gegenüber dem Finanzamt. Denn Reisekosten, die nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, sind in vielen Fällen steuerlich absetzbar. Das heißt: Man kann sich mit der Steuererklärung Geld vom Staat zurückholen.

Grundsätzlich ist es so, dass Arbeitnehmer nahezu sämtliche Ausgaben, die einen direkten Bezug zu ihrer Arbeit haben, von der Steuer absetzen können. Da es in diesem Zusammenhang gelegentlich zu Missverständnissen kommt, sei hier noch einmal erläutert, was „von der Steuer absetzen“ bedeutet:

Was bedeutet „von der Steuer absetzbar“?

Es heißt nicht, dass man die betreffenden Beträge vom Finanzamt zurückbekommt, wie manch einer glaubt. Sondern dass das steuerpflichtige Einkommen gemindert wird. Ein Beispiel: Liegt der Bruttoverdienst bei 50.000 Euro und hat man arbeitsbezogene Ausgaben in Höhe von 5000 Euro, dann müssen unterm Strich nur 45.000 Euro versteuert werden. Dadurch sinkt die Steuerlast spürbar. Da die Lohnsteuer bei Arbeitnehmern direkt vom Gehalt abgezogen und ans Finanzamt abgeführt wird, kann der Arbeitnehmer auf diesem Weg mit Hilfe der Steuererklärung eine Steuererstattung vom Finanzamt erhalten.

Was sind Reisekosten?

Doch um welche Posten genau geht es bei den Reisekosten? Im Prinzip um jeden Euro, den man ausgeben muss, um eine dienstliche Reise durchführen zu können. Konkret:

  • Fahrtkosten
  • Kosten für Flug oder Bahnfahrt
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungskosten
  • Reisenebenkosten

Belege sammeln: Alle Ausgaben müssen nachweisbar sein

Für die korrekte Abrechnung muss man all diese Ausgaben nachweisen können. Man muss also unbedingt sämtliche Belege sammeln. Wichtig: Private und reisebezogene Belege sollten getrennt

werden, um die Abrechnung zu vereinfachen. Wenn beispielsweise der Arbeitgeber Tankquittungen verlangt, man sich an der Tankstelle aber zusätzlich noch eine Tageszeitung für den Privatgebrauch kauft, sollte man sich hierfür zwei getrennte Quittungen ausstellen lassen.

Tipp! Für Dienstreisen gesondertes Zahlungsmittel nutzen

Eine weitere Option, um den Nachweis und die Abrechnung zu vereinfachen, ist es, dienstreisebezogene Zahlungen mit einem gesonderten Zahlungsmittel zu tätigen. Zum Beispiel mit einer ausschließlich für diesen Zweck verwendeten Kreditkarte. Das ist insbesondere für Menschen sinnvoll, die regelmäßige Dienstreisen unternehmen. Die Kreditkartenabrechnung kann helfen, die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen, weil man nicht mehr zahllose Belege sammeln muss, sondern alles auf einem Blick hat. Weitere Unterstützung bieten auf die Reisekostenabrechnung spezialisierte Tools.

Welche Reisekosten zahlt der Arbeitgeber?

Eine einheitliche Regelung darüber, welche Kosten der Arbeitgeber abseits der Fahrtkosten zu tragen hat, gibt es nicht wirklich, weshalb jedes Unternehmen andere interne Regelungen trifft. Diese muss man kennen, um die Reisekosten korrekt abrechnen zu können.

Manche Arbeitgeber übernehmen beispielsweise Flug- oder Bahnbuchungen sowie die Buchung von Hotelzimmern selbst, sodass der Arbeitnehmer sich hierum nicht weiter kümmern muss. Ist dies nicht der Fall, kommt es auf die Vorgaben an. Während manche Arbeitgeber ihren Mitarbeitern auch aus repräsentativen Gründen teure Hotels sowie Reisen in der 1. Klasse ermöglichen, übernehmen andere nur die 2. Klasse. Bucht man eigenständig eine höhere bzw. teurere Klasse ist es wahrscheinlich, dass man die Differenz selbst bezahlen muss. Im Zweifel sollte man das vor Reiseantritt mit dem Vorgesetzten abklären, damit es nicht zu Missverständnissen und Ärger kommt.

Verpflegungskosten auf Dienstreisen

Dasselbe gilt für die Verpflegung. Während der eine Arbeitgeber die Verpflegungskosten anhand der Belege komplett erstattet, gewährt der nächste lediglich die auch vom Finanzamt akzeptierte Verpflegungskostenpauschale, den so genannten Verpflegungsmehraufwand. Und dieser Posten ist überschaubar:

  • Verpflegungsmehraufwand bei eintägigen Reisen, die länger als acht Stunden dauern: 14 Euro
  • Verpflegungsmehraufwand bei Reisen, die 24 Stunden dauern: 28 Euro pro Tag
  • BESONDERHEIT: Wird man zum Essen eingeladen oder wird ein Essen anderweitig gestellt, muss man von der Pauschale für ein Frühstück 5,60 Euro, für ein Mittag- oder Abendessen 11,20 Euro abziehen


Land

24 Std Abwesenheit / Tag 

Mind. 8 Std bzw. Tag der An- / Abreise 

Übernachtungspauschale

Frankreich // Paris

53 € // 58 €

36 € // 39 €

115 € // 152 €

Italien // Mailand

40 € // 45 €

27 € // 30 €

135 € // 158 €
Luxemburg

47,00 €

32,00 €

130,00 €

Niederlande

46,00 €

31,00 €

119,00 €

Österreich

40,00 €

27,00 €

108,00 €

Schweiz // Genf

62 € // 64 €

41 € // 43 €

169 € // 195 €

Spanien

32,00 €

23,00 €

115,00 €

USA // New York City

51 € // 58 €

34 € // 39 €

138 € // 282 €

UK //London

45 € // 62 €

30 € // 41 €

115 € // 224 €


Eine Liste aller weiteren globalen Destinationen inklusive der jeweiligen Pauschalen stellt das Bundesfinanzministerium zur Verfügung

Welche Verpflegungskosten übernimmt der Arbeitgeber?

Wenn man sich beispielsweise mit Kunden oder Geschäftspartnern zu einem teuren und repräsentativen Geschäftsessen trifft sollte der Arbeitgeber den vollen Betrag übernehmen – er muss aber nicht. Daher gilt auch hier: Vorher abklären!

Darüber hinaus gibt es auch Arbeitgeber, die gar nicht für Verpflegungskosten aufkommen. In diesem Fall kann man bei nachgewiesenen Reisen die oben erwähnten Pauschalen beim Finanzamt geltend machen und von der Steuer absetzen. Bei mehrtägigen Reisen gelten für den An- und den Abreisetag jeweils 14 Euro, für jeden vollen Tag der Dienstreise 28 Euro bzw. die in der Tabelle angegebenen Pauschalsätze der jeweiligen ausländischen Ziele.

Fahrtkosten: Quittung oder Kilometerpauschale?

Und wie sieht es mit den Fahrtkosten aus? Es kommt drauf an. Wer zum Beispiel vom Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt kriegt, muss in der Regel lediglich die Tankquittungen einreichen und bekommt diese in voller Höhe erstattet. Unter Umständen ist in diesem Zusammenhang ein Fahrtenbuch oder ein anderer Nachweis über die konkret gefahrenen Strecken erforderlich.

Üblich und weit verbreitet ist hingegen die Kilometerpauschale. Sie beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer – derselbe Betrag also, der vom Finanzamt als Aufwendung für den Weg zur Arbeit akzeptiert wird, wobei das Finanzamt aber darauf besteht, dass man den kürzestmöglichen Weg wählt, auch um zu vermeiden, dass Umwege und Privaterledigungen auf dem Arbeitsweg steuerlich geltend gemacht werden. Umwege sind nur dann gestattet, wenn die Verkehrslage den direkten Weg nicht zulässt, zum Beispiel aufgrund von Unfällen, Sperrungen oder Baustellen.

Reisenebenkosten

Über die elementaren, oben aufgezählten Posten hinaus, können weitere so genannte Reisenebenkosten auftreten. Zum Beispiel Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckgebühren, Stornierungsgebühren oder Gebühren für notwendige Umbuchungen, wenn ein Zug oder Flug verspätet ist. Oft sind es kleinere Beträge, die ungeplant zusätzlich anfallen – sogar Trinkgelder

zählen dazu. Auch hier gilt es, sorgfältig alle Belege zu sammeln und sich die Kosten entweder vom Arbeitgeber erstatten zu lassen oder sie später steuerlich geltend zu machen.

Fazit

Letzteres ist die elementarste Regel der Reisekostenabrechnung: Sorgfältig alle Belege zu sammeln. Vor Reiseantritt gilt es, sich beim Arbeitgeber zu informieren, welche Posten er bis zu welcher Höhe übernimmt und welche Regeln dabei betriebsintern gelten. Daran sollte man sich halten, um Konflikte zu vermeiden. Sämtliche Kosten, die der Arbeitgeber nicht übernimmt, können, oft in Form von Pauschalen, von der Steuer abgesetzt werden. Aber auch hierbei ist es unumgänglich, Belege zu sammeln, denn bei einer möglichen Überprüfung muss man dem Finanzamt gegenüber nachweisen können, dass man die entsprechenden Ausgaben auch wirklich getätigt hat

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