Richtig reden Mitarbeitergespräch – so wird es für alle ein Erfolg

Feedbackgespräche gelten häufig als lästige Pflichtaufgabe. Dabei können sowohl Chefs als auch Mitarbeiter davon profitieren. 20 Tipps für das optimale Gespräch.

Daniel Rettig, wiwo.de | , aktualisiert

Mitarbeitergespräch – so wird es für alle ein Erfolg

Foto: apops/Fotolia.com

Im Jahr 2008 fragte das Marktforschungsinstitut Allensbach etwa 1.800 Deutsche, was für sie zu einem guten Gespräch gehört. 80 Prozent antworteten: "zuhören". Im selben Jahr befragte die Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft deutsche Angestellte nach ihrem Chef. Nur 16,5 Prozent hielten ihn für einen guten Zuhörer.

Damit der Vorgesetzte wenigstens ab und zu zwei offene Ohren beweist, gibt es in vielen Unternehmen Feedbackgespräche. Zwischen Dezember und März setzen sich Chef und Mitarbeiter zusammen, um sich mal so richtig auszusprechen. Soweit zumindest die Theorie. Praktisch sieht das anders aus.

Die Personalberatung Rochus Mummert befragte kürzlich mehr als 1.000 Führungskräfte und Mitarbeiter. Kurios: Zwar waren die meisten davon überzeugt, dass sich die Zufriedenheit der Angestellten mit regelmäßigen Gesprächen steigern lässt. Dennoch kamen 56 Prozent der Mitarbeiter nie in deren Genuss.

Angst vor Konsequenzen

Mehr noch: Immerhin 35 Prozent jener Arbeitnehmer, für die ein Gespräch anstand, waren durchweg pessimistisch. Wer Kritik offen anspreche, so der weit verbreitete Glaube, der schade damit seiner Aussicht auf mehr Gehalt oder eine Beförderung. "Das untergräbt auf lange Sicht das Vertrauensverhältnis zur Belegschaft", sagt Rochus-Mummert-Manager Hans Schlipat.

Viele Arbeitnehmer stehen den Gesprächen deshalb ablehnend gegenüber, fand im Jahr 2012 der Düsseldorfer Personaldienstleister Metaberatung in einer repräsentativen Umfrage heraus. 55 Prozent der Befragten empfanden die von den Vorgesetzten getroffenen Beurteilungen als willkürlich und wahrheitswidrig. 61 Prozent hatten den Eindruck, dass die Führungskräfte die Konversation als reines Pflichtprogramm sehen. Und bei 47 Prozent führte das Meeting zu nichts.

Schade eigentlich. Denn dadurch verpassen alle Beteiligten eine Chance. Sie können gemeinsam zurückblicken auf Projekte, die schief liefen, und nach vorne schauen auf künftige Ziele. Aber wie sollten Führungskräfte auf ein solches Gespräch vorbereiten? Und wie sollten sich Mitarbeiter währenddessen verhalten? Hier 20 Tipps für das optimale Feedbackgespräch.

1. Gespräch planen

Fordern Sie den Angestellten nicht spontan zum Gespräch, sondern kündigen Sie den Termin am besten zwei Wochen vorher per E-Mail an. Um ihm die Vorbereitung zu erleichtern, können Sie ihm ja schon mal einen Gesprächsleitfaden schicken.

2. Zeit nehmen

Faustregel: Nehmen Sie sich mindestens eine Stunde Zeit, eher mehr. Dann haben Sie genug Zeit für ungeplante Aspekte. Sorgen Sie außerdem für eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Das Telefon schalten Sie aus, die Bürotür schließen sie.

3. Gespräch vorbereiten

Was hat der Mitarbeiter im vergangenen Jahr erreicht? Wo hätte er noch besser abschneiden können? Solche Fragen sollten Sie sich vorab beantworten und notieren. So haben Sie für das Gespräch eine Struktur.

4. Sitzplatz wählen

Setzen Sie sich nicht gegenüber, denn dann neigt man eher zur Konfrontation. Besser und entspannter: am Tisch im 90-Grad-Winkel.

5. Rückblick wagen

Zunächst geht es um eine Bilanz. Wie gut hat der Mitarbeiter seine Ziele der vergangenen zwölf Monate erfüllt? Vergessen Sie nicht, ihn dafür zu loben. Äußern Sie aber auch deutlich, womit Sie nicht zufrieden waren – ohne den Mitarbeiter bloßzustellen. Bleiben Sie deshalb unbedingt sachlich.

6. Ausblick geben

Sie müssen dem Mitarbeiter einerseits verdeutlichen, wohin sich das Unternehmen im kommenden Jahr entwickeln soll – und andererseits, wie er selbst dazu beitragen kann. Wie lassen sich seine Stärken ausbauen. Und zwar so, dass der Betrieb davon profitiert?

7. Ziele vereinbaren

Was soll der Mitarbeiter leisten – und vor allem: bis wann? Konkrete, individuelle, messbare Ziele geben Orientierung und können die Motivation steigern.

8. Rückmeldung fordern

Sie sollen keinen Monolog halten, der Mitarbeiter soll sich auch selbst äußern. Bitten Sie ihn deshalb um ein Urteil. Wie empfindet er die Zusammenarbeit mit Ihnen und seinen Kollegen?

9. Vereinbarung notieren

Halten Sie den Inhalt des Gesprächs hinterher schriftlich fest. Das hilft sowohl Ihnen persönlich als auch dem Mitarbeiter. Fragen Sie dafür in der Personalabteilung nach einheitlichen Formularen.

10. Kontakt halten

Warten Sie nicht bis zum nächsten Gespräch ab. Je regelmäßiger Sie sich nach den Fortschritten erkundigen, desto eher erreicht der Mitarbeiter die Ziele. Und er realisiert: Das Jahresgespräch war keine Alibiveranstaltung.

1. Gespräch vorbereiten

Legen Sie sich direkt vor und nach dem Gespräch keine Termine, schon gar keine wichtigen. Bereiten Sie sich außerdem gründlich vor – im Optimalfall wie auf ein Vorstellungsgespräch.

2. Bilanz ziehen

Blicken Sie zurück auf die vergangenen zwölf Monate. Welche Aufgaben und Projekte haben Sie besonders gut gemeistert, was lief nicht so gut – und warum? Und: Wie können Sie es besser machen? Diese Fragen sollten Sie sich vor dem Gespräch beantworten. Notieren Sie sich die Antworten in Stichpunkten. Je besser Sie sich vorbereiten, umso souveräner treten Sie im Gespräch auf

3. Meinung sagen

Im Gespräch wird Ihnen Ihr Vorgesetzter sagen, was Sie in den kommenden Monaten tun können. Nun sollten Sie dazu Ihre Meinung sagen. Halten Sie diese Ziele für realistisch? Falls Ihnen die Details nicht klar sind, haken Sie sofort nach. Das ist immer noch besser, als nach dem Gespräch ratlos zu sein.

4. Vorschläge machen

Welche Projekte reizen Sie? Wie wollen Sie sich weiterbilden? Jede Führungskraft mag Mitarbeiter, die mitdenken. Überlegen Sie sich deshalb vorab eigene Ideen und sprechen Sie sie von sich aus an – bevor Ihr Chef Sie dazu auffordert. Natürlich sollten Sie gleichzeitig verdeutlichen, welche Rolle Sie dabei übernehmen.

5. Offenheit zeigen

Sie haben heikle Themen auf dem Herzen? Die gehören auf den Tisch – jetzt oder nie. Wie so oft ist der Ton entscheidend. Kritik ist grundsätzlich in Ordnung, sollte aber schonend und konstruktiv erfolgen.

6. Gehalt ignorieren

Wichtig: Das Mitarbeitergespräch ist keine Gehaltsverhandlung. Sie dürfen gerne um ihr Gehalt feilschen – bei einem separaten Termin. Tipp: Vereinbaren Sie den am Schluss des Jahresgesprächs

7. Gespräch durchdenken

Analysieren Sie die Unterredung direkt im Anschluss. Was lief gut, was schlecht? Machen Sie sich Notizen, sonst vergessen Sie wichtige Details – was Sie hinterher bereuen.

8. Fragen klären

Sie haben alle Punkte beachtet, sich gut vor- und sorgfältig nachbereitet? Trotzdem sind noch Fragen offen? Dann bitten Sie Ihren Chef um ein kurzes Nachgespräch.

9. Protokoll lesen

Das Gesprächsprotokoll ist die Basis für Ihr nächstes Jahresgespräch. Lesen Sie sich die Details deshalb sorgsam durch. Falls Sie Details anders erinnern, sprechen Sie das unbedingt an.

10. Lob verteilen

Sie waren mit dem Gespräch zufrieden? Dann spricht alles dafür, genau das dem Chef mitzuteilen. Denn über positive Rückmeldung freut sich jeder.

Zuerst veröffentlicht auf wiwo.de

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