Personalführung Tipps für das Mitarbeitergespräch

Viele Arbeitnehmer fürchten es, schließlich geht es um ihre persönliche Leistung: das Mitarbeitergespräch. Doch es kann auch Spaß machen und es soll vor allem motivieren. Keinesfalls sollte es den Charakter eines lästigen Pflichttermins haben. Worauf es ankommt, lesen Sie hier.

Tina Groll / Zeit.de | , aktualisiert

Wozu dient das Mitarbeitergespräch?

Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Personalinstrument, das zur Mitarbeitermotivation dient. Bei diesem Vier-Augen-Gespräch ziehen der Vorgesetzte und der Mitarbeiter Bilanz, der Chef bewertet die Leistung seines Mitarbeiters und bespricht mit ihm seine Entwicklungsmöglichkeiten. Idealerweise findet ein solches Gespräch einmal im Jahr oder in einem anderen festen Turnus statt, der für das Unternehmen sinnvoll ist. Es sollte aber nicht den Charakter eines lästigen Pflichttermins haben.

Besonders wenn Veränderungen in einer Firma stattgefunden haben, können Mitarbeitergespräche auch außer der Reihe stattfinden, denn dann ist eine direkte Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern besonders wichtig. "Viele Unternehmen haben das Jahresmitarbeitergespräch als Instrument einer Regelkommunikation in der Krise wiederentdeckt", sagt der Coach und Managerberater Rüdiger Klepsch. "Ein Mitarbeiter hat generell ein Recht darauf, regelmäßig zu erfahren, was sein Chef von ihm denkt und wie er dessen Arbeitsleistung bewertet."

Und auch der Mitarbeiter soll bewerten. Klepsch warnt Führungskräfte jedoch davor, das Mitarbeitergespräch als Feedbackmöglichkeit für sich zu verstehen. "Da gibt es bessere Formen. Im Mitarbeitergespräch steht der Mitarbeiter im Mittelpunkt." Gehaltsgespräche sollten von den Jahresgesprächen getrennt geführt werden, empfiehlt Klepsch, es sei denn, es ist betrieblich vereinbart, Zielerreichungen zu honorieren.

Welche Themen werden im Jahresmitarbeitergespräch besprochen?

Drei Themenbereiche stehen im Mittelpunkt: das Arbeitsumfeld, das Feedback des Vorgesetzten und die Entwicklungschancen. Letztere müssen nicht immer einen Aufstieg in der Hierarchie bedeuten, Entwicklungsmöglichkeiten können auch die Teilnahme an einer Fortbildung sein. Bei allen drei Themenbereichen sollte der Vorgesetzte harte und weiche Faktoren, also fachliche und menschliche Fähigkeiten bewerten, die in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen. Die Verkaufszahlen sind für die Leistungsbewertung des Mitarbeiters ebenso wichtig wie seine Teamfähigkeit. Auch sollten der Arbeitsumfang und die Arbeitsleistung besprochen werden.

Manche Führungskräfte erkundigen sich bei dieser Gelegenheit auch über das private Umfeld des Mitarbeiters.  "Dass der Mitarbeiter darüber ehrlich Auskunft gibt, hängt von der Vertrautheit und dem Klima in der Abteilung ab ", sagt Klepsch. Sich zu erkundigen, wie es dem Mitarbeiter geht, ist zulässig, allzu private Fragen sind aber nicht erlaubt, auch dann nicht, wenn es Anzeichen für einen Leistungsabfall gibt. Grundsätzlich gilt: Vorsicht mit Kritik. "Manche Führungskräfte missverstehen die Funktion eines Jahresmitarbeitergespräches und konfrontieren ihren Mitarbeiter dann mit der gesammelten, unterjährig jedoch nicht geäußerten Kritik eines Jahres", sagt der Managementtrainer. So demotiviert man seine Mitarbeiter. Für akute Konflikte und aktuell anstehende Kritik gibt es das Kritik- oder Konfliktgespräch, das unabhängig vom Jahresmitarbeitergespräch geführt werden sollte, rät der Trainer.

Was ist bei einem Kritik- oder Konfliktgespräch zu beachten?

Ein Kritikgespräch sollte möglichst zeitnah zum Fehler erfolgen, vor allem, wenn der Mitarbeiter seine Pflicht verletzt hat.

"Ein solches Gespräch darf auch keinen schikanösen Charakter haben", sagt der Arbeitsrechtler Ulf Weigelt. Die Kritik sollte konstruktiv und sehr klar ausgesprochen werden, wenn möglich in "Ich-Botschaften". Wichtig ist auch, den Mitarbeiter über Konsequenzen bei einem weiteren Fehlverhalten zu informieren. Die Kritik mit einem allgemeinen Feedback oder gar noch einem Lob für eine andere Aufgabe zu vermischen, eignet sich hingegen nicht.

Der Vorgesetzte riskiert damit, dass die Botschaft nicht klar ankommt oder dass der Mitarbeiter seine Kritik nicht ernst nimmt. Besteht ein Konflikt auf der Beziehungsebene, rät Berater Klepsch dazu, diesen vor dem Jahresmitarbeitergespräch zu lösen.

Was ist arbeitsrechtlich zu beachten? 

Das Gespräch zu protokollieren und der Personalakte hinzuzufügen, ist nicht erlaubt, wenn es keine entsprechende Betriebsvereinbarung zwischen der Geschäftsführung und dem Betriebsrat gibt. In dieser sollte geregelt sein, was protokolliert wird, wo und wie lange eine Mitschrift aufbewahrt wird.

Werden Zielvereinbarungen getroffen, wie konkrete Umsatzsteigerungen, verringerte Ausschussquoten oder eine notwendige Weiterbildung, sollten diese schriftlich fixiert werden, rät Arbeitsrechtlicher Ulf Weigelt. Sie müssen klar formuliert und erreichbar sein. Die Ziele sollten als verbindliche Absprachen für einen exakt festgelegten Zeitraum vereinbart werden. Wenn das Erreichen mit Gratifikationen verbunden ist, hat der Betriebsrat außerdem ein Mitbestimmungsrecht über die Höhe.

Arbeitnehmer dürfen den Betriebsrat übrigens nicht grundsätzlich zum Mitarbeitergespräch mitnehmen. "Nur wenn es um die Beurteilung der Leistungen sowie die Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung im Betrieb geht, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds", erklärt Ulf Weigelt.

Wie ist ein Mitarbeitergespräch vorzubereiten und wie lange sollte es dauern?

Auch wenn es das jährliche Gespräch ist: Gründliche Vorbereitung ist wichtig, etwa eine halbe Stunde sollte vorab darauf verwendet werden. Führungskräfte, die durch schlechte Vorbereitung auffallen, verspielen den Respekt ihrer Mitarbeiter.

Vorgesetzte sollten stichhaltig argumentieren können, das geht nur, wenn sie sich die Arbeit des Mitarbeiters gründlich angesehen und beurteilt haben. Feedback sollte anhand von konkreten Beispielen formuliert werden. Wenn Erwartungen an den Mitarbeiter gerichtet werden, ist es sinnvoll, diese in den Gesamtzusammenhang zu stellen. Wichtig ist auch, gut zuzuhören und den Mitarbeiter antworten zu lassen. "Es ist ein Gespräch, bei dem der Mitarbeiter Mitsprache hat", sagt Rüdiger Klepsch.

Zuviel zuhören ist allerdings riskant: Im worst case feilscht der Mitarbeiter mit dem Chef um die Beurteilung. Ebenso gilt für den Arbeitnehmer, das Gespräch nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, und nicht nur mit Dank und Lob, sondern auch kritischem Feedback und Verbesserungswünschen zu rechnen. Darum gehört auch für ihn ein Rückblick auf die geleistete Arbeit und eine realistische Selbsteinschätzung zur Vorbereitung. "Ein Gespräch sollte etwa 60 bis 90 Minuten dauern und der Mitarbeiter sollte etwa zwei bis drei Wochen vorher eingeladen werden", empfiehlt Rüdiger Klepsch. In den wenigsten Fällen bitten Mitarbeiter selbst um ein Jahresgespräch. Dabei, so Klepsch, werde diese Eigeninitiative gerne gesehen.

(Zuerst erschienen auf ZEIT ONLINE)

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