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Telefon statt Mail Vermeiden Sie diese 9 Fehler beim Business-Call

Kommunizieren per E-Mail ist heute weitaus üblicher, als im Job zu telefonieren. Vielen Berufstätigen sind die wichtigsten Regeln des Business-Calls deswegen gar nicht mehr geläufig. Hier sind sie.

dpa/ka |

Vermeiden Sie diese 9 Fehler beim Business-Call

Richtig telefonieren

Telefonieren im Job ist nicht so einfach wie gedacht.

Foto: Berkeley Communications on Unsplash

Schnell mal einen Tisch reservieren oder einen Termin vereinbaren? Für die wenigsten Tätigkeiten müssen wir heute noch zum Telefonhörer greifen.

Eine E-Mail zu verfassen fällt den meisten Berufstätigen leicht: Freundliche Anrede, Grund der Kontaktaufnahme, kurze oder auch ausführliche Erklärung – und fertig.

Den Austausch per Telefon scheuen heutzutage dagegen viele: Es fällt ihnen nicht leicht, sich betont freundlich zu geben, wenn sie sich gar nicht danach fühlen, auf eine womöglich ablehnende Reaktion des Gegenübers reagieren zu müssen, zigmal weiterverbunden zu werden, sich detailliert erklären zu müssen.

Es gibt aber auch Leute, die grundsätzlich telefonscheu sind. Wer das bei sich selbst feststellt, sollte sich der Situation stellen und sich fragen, wovor er konkret Angst hat. Oft kann schon ein Gespräch mit dem Partner oder mit guten Freunden helfen, innere Blockaden zu lösen.

Denn eine E-Mail an den Kunden, Ansprechpartner oder Auftraggeber ist nicht unbedingt so viel einfacher und verständlicher. „Vertrauliche Dinge oder komplexe Sachverhalte sind oft schneller und unkomplizierter am Telefon zu klären als per Mail”, sagt Linda Kaiser, stellvertretende Vorsitzende der Deutschen Knigge-Gesellschaft.

Doch worauf müssen Sie achten?

Fehler 1: Einfach drauflos telefonieren

Unvorbereitet sollte im Berufsleben niemand zum Telefon greifen. „Wichtig ist, dass der Anrufer sich im Vorfeld eine klare Struktur für das Telefonat und auch Argumente zurechtlegt”, erklärt Ute Gietzen-Wieland, Business- und Mental-Coach in Bielefeld.

Manchmal kann da auch die E-Mail helfen, um erst einmal ein bestimmtes Anliegen kundzutun – verbunden mit der Bitte, sich darüber am Telefon auszutauschen. „Über Chatdienste wie Messenger ist allerdings im beruflichen Kontext eine Kontaktaufnahme unangebracht”, betont Gietzen-Wieland.

Fehler 2: Lange klingeln lassen

Fürs Telefonieren gibt es Faustregeln. „Zu lange klingeln lassen geht gar nicht”, betont Kaiser. Wenn das Gegenüber nach viermal Klingeln nicht abhebt, dann bitte auflegen.

Fehler 3: Anrufbeantworter ignorieren

Das Telefon klingelt, der Anrufbeantworter springt an. Manche legen einfach auf – ein No-Go. „Das hat wenig Stil”, sagt Gietzen-Wieland. Besser ist es, eine Nachricht mit seinem Namen, dem Grund des Anrufs und eine Rückrufnummer zu hinterlassen.

Wer will, kann eine Mail hinterherschicken, nochmals kurz das Anliegen umreißen und fragen, wann es mit dem Telefonat passt.

Fehler 4: Grußformel vergessen

Meldet der Gesprächspartner sich, dann sagt der Anrufer den Namen seiner Firma, seinen eigenen Vor- und Zunamen und schickt einen Gruß hinterher: „Guten Morgen, Frau X!” oder „Guten Tag, Herr Y!”

Fehler 5: Nicht lächeln

Auch, wenn es nur ein Telefonat und der andere nicht zu sehen ist: „Lächeln ist wichtig”, sagt Salka Schwarz, Business-Coach in Berlin. Die gute Grundstimmung ist spürbar. Das wirkt sich oft positiv auf das Gespräch aus.

Fehler 6: Nuscheln

Ebenfalls wichtig: Deutlich sprechen. Nuscheln stoppt den Gesprächsfluss, da das Gegenüber ständig nachfragen muss.

Fehler 7: Laute Hintergrundgeräusche

Der Anruf sollte aus einer Umgebung erfolgen, in der ein Telefonat in einer angenehmen Atmosphäre möglich ist. Ist es zu laut – etwa, weil im Hintergrund andere reden und lachen, dann besser das Zimmer wechseln.

Fehler 8: Zu viel Small Talk

„Auch sollten Anrufer nach einem wohl dosierten Small Talk schnell zur Sache kommen”, rät Schwarz. Denn im Berufsleben ist Zeit kostbar, unnötig in die Länge gezogenes Geplänkel kann den Gesprächspartner, der viel Arbeit vor sich hat, verärgern.

Fehler 9: Gespräch aufzwingen

Hat man den Eindruck, dass ein potenzieller Gesprächspartner eher telefonscheu ist, dann sollte man dies respektieren – und ihm oder ihr einfach eine Mail schicken. In vielen Fällen sei das sogar richtig, wie Salka Schwarz betont. Zum Beispiel, wenn ein Gesprächspartner eben gerade telefonisch nicht erreichbar ist und die Sache drängt. 

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