Professionelle Chattools So gelingt die Einführung von Slack und Co.

Team-Messenger können die Kommunikation im Büro entschlacken, sofern sie richtig genutzt werden. Die sechs wichtigsten Anbieter – und wie die Programme unter den Mitarbeitern etabliert werden können.

Von Michael Scheppe |

So gelingt die Einführung von Slack und Co.

Chatten im Unternehmen

Tools wie Slack sollen die Kommunikation im Büro entschlacken.

© Digital Vision Vectors/Getty Images

Stewart Butterfield schreibt jeden Tag Mails. Dabei ist der Kanadier Chef des Chatanbieters Slack – jenem Unternehmen also, das eine Alternative zur klassischen Mail entwickelt hat. Für Kunden und Investoren muss er allerdings auf herkömmliche Kommunikationswege zurückgreifen; nicht jeder nutzt schließlich sein Programm. Für Rechnungen, Hochzeitseinladungen oder behördliche Schreiben seien Mails zwar noch nützlich, meint Butterfield. Doch für die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens seien sie „das komplett falsche Werkzeug“.

Likes für die Kollegen

Dienste wie Slack funktionieren so wie Facebook – nur für die Firma. Statt mit seinen Freunden schreiben die Nutzer mit ihren Arbeitskollegen; jeder hat ein Profil, kann die Beiträge seiner Kollegen liken und mit ihnen in Gruppen zusammenarbeiten. Die Programme versprechen, die Kommunikation im Büro zu entschlacken und die Belegschaft in Projektarbeiten besser einzubinden. Das Wissen, das an vielen Stellen im Unternehmen schlummert, kann mithilfe der Messenger an einem Ort abgelegt und verschlagwortet werden.

Meterlange Mailverteiler? Sollen in immer mehr Unternehmen der Vergangenheit angehören. Schon die Hälfte der Kommunikation laufe über solche Tools, schätzt das Marktforschungsinstitut Gartner. Deutsche Firmen könnten einer Studie des Frankfurter Forschungs- und Beratungshauses ISG zufolge 2019 fast 1,4 Milliarden Euro für solche Programme ausgeben; mehr als doppelt so viel wie noch 2016.

Tools mit unterschiedlichen Eigenschaften

Der Markt wächst rasant, entsprechend hart kämpfen die Anbieter um Kunden. Marktführer ist das Unternehmen von Butterfield. Acht Millionen Nutzer weltweit nutzen Slack jeden Tag, darunter auch 60 Prozent der Dax-Konzerne. Laut Investoren ist Slack 7,1 Milliarden Dollar wert. Neben dem hochbewerteten Start-up aus San Francisco werben etliche Konzerne um Nutzer. Sie richten sich an verschiedene Nutzergruppen und haben unterschiedliche Eigenschaften. Ein Überblick:

Was die Programme gemein haben: Installiert sind sie schnell. Doch wer glaubt, dass es damit getan ist, der irrt. Die Werkzeuge müssen erklärt, die Kommunikation verändert und die Mitarbeiter überzeugt werden. Drei Tipps zur Einführung der Kommunikationstools.

Tipp 1: Ein genauer Plan ist wichtig

„Wir machen das einfach mal!“ Diese Devise ist ein schlechter Plan, befindet Joachim Haydecker, der Firmen bei der Einführung von Kommunikationstools berät. Er rät: Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitern den Sinn und Mehrwert solcher Tools in Workshops erklären und sie explizit dazu ermutigen, sie zu nutzen. So ist es durchaus normal, dass es Jahre statt Monate dauert, bis sich die neue Kommunikationskultur etabliert hat. „Gerade in Großkonzernen ist Ausdauer gefragt“, sagt Haydecker.

Sinnvoll ist, neue Funktionen peu à peu freizuschalten, damit sich die Mitarbeiter langsam an die veränderte Art des Austauschs gewöhnen können. Erfahrungen zeigen: Wenn Unternehmen einzelne Mitarbeiter besonders schulen und diese ihren Kollegen bei Fragen helfen, erleichtert das den Weg zur neuen Kommunikationskultur.

Übrigens: Gegen eine voreilige Einführung von Team-Messengern kann sich der Betriebsrat stellen. Arbeitsrechtler empfehlen deshalb: Arbeitgeber sollten zusammen mit der Mitarbeitervertretung eine Betriebsvereinbarung formulieren, in der etwa Datenschutzfragen geklärt werden.

Tipp 2: E-Mails nicht abschaffen

Auch wenn die Messenger eingeführt sind: Die E-Mail ist damit nicht automatisch abgeschafft. Und das sollte auch nicht das Ziel sein. Denn beide Kanäle haben ihre Berechtigung: Während Team-Messenger interne Projektarbeiten beschleunigen können, ist die Mail in der Kommunikation mit dem Kunden vorerst noch unersetzlich.

Tipp 3: Privates muss erlaubt sein

Mitarbeiter können mit Slack und Co. nicht nur wichtige Dokumente verschicken, sondern auch lustige Filmchen. Das lenkt ab. Dennoch sollten Chefs ihren Angestellten nicht verbieten, „im richtigen Maß“ über private Themen zu schreiben, meint Butterfield. Es sei sogar eine vertane Chance, wenn Manager das Programm in der Belegschaft etablieren möchten. Denn gerade mit fremden Kollegen ist die Kommunikation einfacher, „wenn sie die persönlichen Seiten ihres Gesprächspartners kennen“, schreiben die US-Forscher Paul Leonardi und Tsedal Neeley im Harvard Business Manager.

Für die Nutzer der Chattools ist die formlose, oft flapsige Kommunikation gar ein entscheidender Vorteil – allein schon weil Anrede, Grußformeln und Signaturen wegfallen. Um Kaffeeklatsch und Schwarzbrotthemen voneinander zu trennen, sollten Manager verschiedene Gruppen oder Kanäle einrichten. In einem geht es um Business-Pläne, im anderen ums Feierabendbier. Wichtig: Ein Administrator sollte regelmäßig die Kanäle aufräumen. Das mäßigt auch die größte digitale Tratsche.

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