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Führungsaufgaben Sandwichposition? Wie Mittelmanager 2020 mehr Zeitsouveränität gewinnen

Fünf praktische Tipps gegen den Druck von allen Seiten.

Management | Von Lazar Backovic |

Sie sind Führungskraft in Ihrem Unternehmen und haben oft das Gefühl nur zu reagieren, anstatt zu agieren? Keine Sorge: Ab und zu ist dieses Gefühl ganz normal, gerade wenn Sie unterhalb des Top-Managements im Mittelbau Ihres Unternehmens angestellt sind. 

Doch wer andauernd Feuerwehr im Büro spielt, fühlt sich schnell fremdbestimmt. Dabei sind Führungskräfte – im Gegensatz zu normalen Angestellten – eigentlich deutlich besser in der Lage, ihre Zeit souverän zu gestalten.

Schließlich können leitende Angestellte Prioritäten selbst setzen, Aufgaben delegieren und im Notfall Projekte wieder sterben lassen, wenn sie einem sinnlos vorkommen oder die Ergebnisse nicht im Verhältnis zum Aufwand stehen. Zumindest in der Theorie.

„Die Praxis sieht jedoch oft ganz anders aus“, weiß Cordula Nussbaum, Zeitmanagement-Trainerin aus München. Gerade auf mittlerer Führungsebene fühlten sich leitende Angestellte oft von außen eingeengt: Zu groß die Verantwortung, die auf einem lastet. Zu stark der Druck der Geschäftsführung. Zu groß die Klagen der eigenen Mitarbeiter.  

Doch es gibt Methoden, wie Sie wieder Herr oder Frau Ihrer eigenen Zeit werden – und so Freiraum fürs Wesentliche finden. So geht’s.

Tipp 1: Fragen Sie sich selbst:
Das Wesentliche – was ist das?

Das neue Jahr ist erst ein paar Tage alt. Genau wie die eigenen Vorsätze. Sind im letzten Jahr Sport und Gesundheit zu kurz gekommen? Hätten Sie gern mehr Zeit für die Familie? Wollen Sie die Weiterqualifizierung endlich durchziehen, die Sie seit zwei Jahren vor sich herschieben? Oder komplett beruflich neu durchstarten?

Schreiben Sie alles auf, und priorisieren Sie anschließend.

So finden Sie heraus, was für Sie aktuell wirklich entscheidend ist.

Wichtig: „Versuchen Sie nicht, so zu tun, als ob es Sie zweimal gäbe – einmal im Büro und einmal zu Hause“, sagt Trainierin Nussbaum. Heißt: Privates und Berufliches immer zusammenzudenken. Sonst enttäuschen Sie eine Seite zwangsläufig.

Tipp 2: Notwendige Aufgabe:
Blocken Sie heilige Zeiten sichtbar im Kalender!

Haben Sie Ihre Prioritäten gesetzt? Gut, dann wird es konkret. Nehmen Sie Ihren Kalender und blocken Sie Tage für jene Dinge, die Ihnen wichtig sind. Denken Sie an: Teamevents, Kongresse, Konzerte, Weiterbildungen. 

Der bekannte Investor Frank Thelen etwa blockt sich regelmäßig Zeiten für private Verabredungen und Projekte, die ihm besonders wichtig sind.

Nicht vergessen: Auch der Assistenz die „heiligen Zeiten“ kommunizieren. So wird ihnen erst nach Absprache ein Termin eingestellt. „Das gibt ein Stück Zeitsouveränität zurück“, sagt Expertin Nussbaum.

Tipp 3: Wichtig oder zu vernachlässigen:
Überprüfen Sie Ihre Kommunikationsroutinen – und zwar konsequent!

Wo wir schon mal beim Kalendermanagement sind: Prüfen Sie all Ihre Meetingtermine einmal kritisch. Welches Treffen muss wirklich sein? Lässt sich die Häufigkeit reduzieren? Oder die Zahl der Teilnehmer? Jede Verschlankung sind gewonnene Minuten. Weitere Tipps für bessere Meetings, finden Sie hier.

Um etwa Arbeitsstände abzugleichen, schlägt Zeitmanagement-Expertin Nussbaum eine Whiteboard-Lösung vor, auf der die Arbeitsschritte jedes Teammitglieds erkennbar sind.

„So weiß jeder bei einem Blick, woran der Kollege arbeitet – ohne sich dafür treffen zu müssen.“

Tipp 4: Klare Strukturen:
Legen Sie E-Mail-Regeln fest!

Zum Ändern der Kommunikationsroutinen gehören auch die 30.000 E-Mails, die Führungskräfte pro Schnitt im Jahr erhalten. Gehen Sie dazu einmal die Mails ihrer letzten zwei Wochen durch.

Gibt es Verteiler, aus denen Sie sich getrost austragen können, ohne Entscheidendes zu verpassen? Dann tun sie es! Gerade CC-Mails sind ein beliebter Posteingang-Verstopfer. 

Diese lassen sich übrigens auch über bestimmte Filter-Regeln automatisch wegsortieren. Lesen Sie hier, wie genau das geht.

Tipp 5: Sie sind nicht allein:
Nutzen Sie die Stärken Ihres Teams!

Urlaubsplanung ist Ihnen ein Graus? Dienste am Wochenende besetzen Sie immer viel zu spät? Geben Sie die Aufgabe doch einfach ab – an einen Mitarbeiter, dem Sie diese Aufgabe zutrauen.

Wichtig: Gerade am Anfang sollten Sie die Ergebnisse noch nachhalten, um zu sehen, ob alles in die richtige Richtung geht.

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