Leistungsbilanz So schreibe ich mein Arbeitszeugnis selbst

Keine Panik, wenn der Chef Sie bittet, Ihr Arbeitszeugnis doch einfach selbst zu verfassen! Karriere.de hat eine gute Anleitung für Sie.

Von Anne Koschik |

So schreibe ich mein Arbeitszeugnis selbst

Arbeitszeugnis: So einfach schreiben Sie es selbst

© dpa

"Schreiben Sie Ihr Zeugnis doch bitte selbst!" Wenn der Chef mit diesem Wunsch an Mitarbeiter herantritt, ergreift so manchen die blanke Angst: Welche Standards muss ein Zeugnis erfüllen? Wieviel Lob ist erlaubt? Welchen Umfang sollte ein Zeugnis haben? Wie kann ich Fehler am besten vermeiden? Der Fragenkatalog ist lang, denn die Unsicherheit ist groß.

Wer sich mit den wichtigsten Themen auskennt, hat es dagegen leicht – beim alten und beim neuen Arbeitgeber.

In 9 Schritten zum Arbeitszeugnis:

  1. Warum ein Arbeitszeugnis so wichtig ist
  2. Die Chance, ein Arbeitszeugnis selbst verfassen zu dürfen
  3. Was es heißt, Recht auf ein "wohlwollendes" Zeugnis zu haben
  4. Worauf es im Arbeitszeugnis ankommt
  5. Aufbau des Arbeitszeugnisses
  6. Zeugnissprache
  7. Notensystem
  8. Geheimcodes
  9. Fallstricke für Selberschreiber

1. Warum ein Arbeitszeugnis so wichtig ist

Arbeitszeugnisse sind von großer Relevanz, auch wenn sie vielerorts kritisiert werden: Im Bewerbungsprozess zählen sie aktuell zu den Top 3 der entscheidenden Elemente – nach dem Lebenslauf, den 99 Prozent der Personaler als Informationsquelle Nummer eins bewerten, und nach der Informations-Aufbereitung und -struktur, mit denen sich Bewerber in ihren Unterlagen präsentieren.

Dies ist das Ergebnis der letzten Recruiting-Trends-Studie, die das Staufenbiel Institut zusammen mit Kienbaum regelmäßig erstellt. In der Kritik stehen Arbeitszeugnisse deshalb, weil sie häufig als nicht wahrhaftig, übermäßig positiv und vielfach gleichartig angesehen werden.

2. Die Chance, ein Arbeitszeugnis selbst verfassen zu dürfen

Weit über drei Millionen Arbeits- und Zwischenzeugnisse werden pro Jahr in Deutschland verfasst – häufig jedoch nicht nach klassischen Standards und mit Inhalten, die eher auf „Schönfärberei“ schließen lassen, denn auf echte Wahrheiten. Gerade in kleinen, aber auch mittelständischen Unternehmen arbeiten Personalabteilungen gerne mit Baukastensystemen oder schreiben Arbeitszeugnisse, ohne je eine Schulung erhalten zu haben.

Nur rund 7 Prozent der Arbeitszeugnisse werden dagegen individuell angepasst, so das Ergebnis einer empirischen Studie der Ernst-Abbe-Hochschule Jena. Dort ist von einer "schablonenhaften Erstarrung" in der Arbeitszeugniskultur die Rede. Weil der Aufwand zusätzlich hoch ist, kommt es nicht selten vor, dass Führungskräfte ihre Mitarbeiter bitten, das Arbeitszeugnis doch schon einmal "vorzuformulieren".

Wem diese Gelegenheit geboten wird, der sollte sie nutzen: Denn Arbeitgeber wollen sich nicht nur unnötige Mühen ersparen, sie sind auch gerne wohlwollend, um anschließende Rechtstreitigkeiten zu vermeiden. Immerhin rund 30.000 mal im Jahr entscheiden Richter in Deutschland über Beanstandungen in Arbeitszeugnissen. Die Chance ist also groß, dass ein gutes, wahres und nach allen Regeln der Kunst ausgearbeitetes Zeugnis beim Arbeitgeber durchgewinkt wird.

3. Was es heißt, Recht auf ein "wohlwollendes" Zeugnis zu haben

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf ein "wohlwollendes Zeugnis" (BGH VI ZR 221/62). Was oft missverstanden wird: Wohlwollend bedeutet nicht zwangsläufig "gut". Laut Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG 9 AZR 584/13) ist eine befriedigende Beurteilung erlaubt, auch wenn die Statistik zeigt, dass in der Mehrzahl mindestens gute Zeugnisse ausgestellt werden.

Beharrt ein Arbeitnehmer auf einer guten Leistungsbescheinigung, muss er dafür Gründe liefern. Der Arbeitgeber ist dazu erst ab einer ausreichenden Beurteilung verpflichtet.

Umso besser also, wenn Mitarbeiter sich ihr Arbeitszeugnis gleich selbst schreiben dürfen.

4. Worauf es im Arbeitszeugnis ankommt

Gerade beim ersten Jobwechsel ist guter Rat teuer: Abschreiben von anderen Zeugnissen aus dem eigenen Fundus bietet sich kaum an, da in der Regel allenfalls wenig umfangreiche Praktikanten- oder Werkstudentenzeugnisse vorliegen, die zudem oft nur als sogenannte "einfache" und nicht als "qualifizierte" Arbeitszeugnisse formuliert waren.

Ist es jetzt sinnvoll, auf ein altes Arbeitszeugnis des erfahrenen Kollegen zurückgreifen, das er freundlicherweise als Vorlage anbietet? Das könnte gefährlich werden. Denn das Arbeitszeugnis sollte bestimmte Formalien beinhalten. Mehr als nützlich ist das Wissen um das gängige Beurteilungssystem in Form der Zufriedenheitsformel und die Geheimcodes, die versteckte Botschaften aussenden. Auch der "alte" Kollege könnte schließlich betroffen sein.

5. Aufbau des Arbeitszeugnisses

Umfang: Das qualifizierte Arbeitszeugnis umfasst in der Regel nicht mehr als zwei Seiten.

Format: Das Arbeitszeugnis wird auf dem offiziellen Geschäftsbriefpapier ausgegeben. Ein Firmenstempel ist deshalb in der Regel nicht notwendig. Per Gesetz ausgeschlossen ist die rein elektronische Übermittlung des Arbeitszeugnisses.

Gliederung: Standardmäßig stehen ganz zu Anfang Name und Geburtsdatum des Zeugnisempfängers, gefolgt von der Dauer der Tätigkeit und dem Unternehmensnamen.

Beispiel:
Herr Holger Kramer, geb. 4. Februar 1983, war vom 1. März 2014 bis 30. Juni 2018 bei der Interna AG beschäftigt.

Es folgt die Angabe seiner Berufsbezeichnung/Position und ein – nicht unwesentlicher – Abschnitt über das Unternehmen: Die Bedeutung des Unternehmens und die Rolle der zu beurteilenden Person werden dadurch in einen aussagekräftigen Bezug gesetzt. Eine detaillierte Beschreibung des Aufgabengebiets, der Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und Schwerpunkte schließen sich an. Im Idealfall sind diese passgenau zum Lebenslauf. Für die Beurteilung (Leistung, Erfolg, Verhalten, Persönlichkeit), die nicht nach einem klassischen Notensystem vollzogen wird, stehen nun ein bis zwei Absätze zur Verfügung. 

Abschließend geht es um den Grund des Ausscheidens und die Schlussformel mit Dank, Bedauern und guten Wünschen für die betroffene Person. Das Zeugnis erfährt erst Gültigkeit durch die Unterzeichnung mit Ort, Datum und Unterschrift der Geschäftsführung, Abteilungsleitung oder auch der Personalabteilung.

Hinweis:
Das Zeugnis sollte das Datum des offiziellen Ausscheidetermins tragen. Das wäre juristisch korrekt.

6. Zeugnissprache

Klarnoten werden nicht erteilt: Die Beurteilung erfolgt im Fließtext. Benutzt werden fast ausschließlich positive Bewertungen, die durch die Art der Formulierung aber Wertungsunterschiede darstellen und durchaus Kritik zum Ausdruck bringen können. Außerdem gibt es sogenannte "Geheimcodes", deren Verwendung offiziell verboten ist, die aber immer mal wieder in Arbeitszeugnissen auftauchen.

7. Notensystem

Eine sogenannte „Zufriedenheitsformel“ ist die traditionelle Übertragung der klassischen Noten in ganze Sätze. Diese bedeuten im Arbeitszeugniskontext:

Er/Sie erfüllte seine/ihre Aufgaben…

…stets zur vollsten ZufriedenheitNote: Sehr gut
…stets zur vollen Zufriedenheit/zur vollsten ZufriedenheitNote: Gut
…zur vollen Zufriedenheit/stets zur ZufriedenheitNote: Befriedigend
…zur ZufriedenheitNote: Ausreichend
…im Großen und Ganzen/meist zur ZufriedenheitNote: Mangelhaft
Er/Sie hat sich (stets) bemüht.Note: Ungenügend

8. Geheimcodes

Sie verstecken sich in Formulierungen und einer gewollten Unstimmigkeit zwischen den Erwartungen des Unternehmens und der Qualifikation bzw. dem Verhalten des Mitarbeiters. Nicht jedem Arbeitgeber ist allerdings bewusst, was er so alles zwischen die Zeilen schreibt.  Lässt der Chef zum Beispiel wichtige Tätigkeiten aus oder betont eigentlich Unwesentliches, bescheinigt er dem Mitarbeiter dadurch eine schlechte Qualifikation bzw. ein unrühmliches Verhalten.

Aber auch bestimmte, auf den ersten Blick nicht negative Formulierungen zeigen dem Profi, dass das Verhalten des Ex-Mitarbeiters nicht immer einwandfrei war.

Eine gängige Ausdrucksform, durch die ein Mitarbeiter als Problemkandidat dargestellt wird, ist: Herr Großmanns Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war stets vorbildlich. Obwohl das auf den ersten Blick positiv wirkt, gibt die Vertauschung von „Vorgesetztem“ und „Kollegen“ in die nicht hierarchische Reihenfolge einen eindeutigen Hinweis darauf, dass sich Herr Großmann im Umgang mit Führungskräften schwertut. Auch vordatierte Zeugnisse können anzeigen, dass der Mitarbeiter aufgrund von Problemen entlassen werden musste.

Geheimcodes widersprechen eigentlich dem Gesetz: "Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen." So ist es in §109 der Gewerbeordnung festgelegt.

9. Fallstricke für Selberschreiber

Muster und Bausteine aus dem Internet sind mit Vorsicht zu genießen: Keinesfalls sollten Selberschreiber ausschließlich "Schema F" verwenden. Das erkennen geübte Personaler schnell: Beim Wechsel in Konzerne mit umfangreichen Spezialistenteams in den HR-Abteilungen haben Bewerber da gerne das Nachsehen. Interessante Persönlichkeiten unterscheiden sich: Gefragt ist jetzt die Formulierungskunst, die aus Bausteinen individuelle Leistungsbeschreibungen zaubert.

Falsche Worte oder Zusammenhänge, Mehrdeutigkeiten und klare Auslassungen können aber genauso das Ende im Bewerbungsprozess bedeuten. Die Kenntnis der Geheimcodes und des Beurteilungssystems ist daher unbedingt angeraten.

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