Konsumgüter Gute Einkäufer dringend gesucht

Einkäufer sind längst keine stummen Bestellzettel-Verwalter mehr. Ihr Einsatzgebiet ist international, erfordert Verhandlungsgeschick und ist in der Krise von strategischer Bedeutung. Auch Quereinsteiger haben gute Chancen bei Henkel, Peek und Cloppenburg und Vodafone.

Claudia Obmann | , aktualisiert

Juliane Hefel scheint in sich zu ruhen. Ihre Lider sind gesenkt, ein leichtes Lächeln umspielt ihre Lippen. Plötzlich schlagen die Lider hoch, blitzen ihre braunen Augen, schieben sich ihre rötlichen Augenbrauen dramatisch zusammen. Auf den gekonnten Augenaufschlag kommt es an. Juliane Hefel übt ihn immer wieder vor dem Spiegel. Aber nicht, um im Café zu flirten, sondern um einem Lieferanten bei Preisverhandlungen wortlos ihre Ungläubigkeit zu signalisieren: "Da muss doch ein besseres Angebot drin sein!" - Und das, obwohl die Henkel-Nachwuchsmanagerin innerlich über die unerwartet gute Offerte ihres Gegenübers grinst.

Einkäufer sichern die Liquidität

Schauspielerische Fähigkeiten gehören zum Handwerkszeug erfolgreicher Einkäufer. Schon immer. Aber neben ausdrucksstarker Mimik und verbalem Verhandlungsgeschick benötigen die Beschaffer heute noch weitere Talente und Know-how. Denn in der Wirtschaftskrise, in der in vielen Branchen die Umsätze um bis zu 50 Prozent eingebrochen sind, wird besonders deutlich, dass der Einkauf einer der Hebel ist, um die Liquidität zu sichern. Der Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) hat errechnet, dass Unternehmen in Industriestaaten wie Deutschland nur noch maximal 40 Prozent des Umsatzes selbst erzielen. Den Rest beschaffen Einkäufer. Sie drehen somit direkt an den wettbewerbsentscheidenden Stellschrauben, wenn sie durch günstige Dienstleistungsverträge, energiearmen Transport oder alternative Rohstoffe helfen, Kosten zu sparen.

Der Einkauf ist deshalb auch auf die Agenda des Top-Managements und unter den Einfluss des Finanzchefs geraten. Der Einkaufsleiter ist vielerorts vom belächelten "Bestellzettel-Verwalter" zum internen Strategieberater mutiert, der die wichtige Einkaufs- und Logistikkette effizient zusammensetzt, die Beschaffungsmärkte bestens kennt und Risiken einzuschätzen weiß. Mit ihm werden aber auch Sparziele fixiert. Allein die 500 größten Unternehmen in Deutschland sollen durch clevere Beschaffung jährlich 50 Milliarden Euro einsparen können. "Das ist eine Jahrhundertchance. Die Beschaffung kann zeigen, was in ihr steckt", sagt BME-Vorstand Robert Fieten.

Zwar sind erst wenige Sparmeister bis in die Managementspitze der Deutschland AG aufgerückt. Gerade mal Volkswagen, Siemens und BMW leisten sich einen eigenen Einkaufsvorstand. Doch "sogar krisengeschüttelte Unternehmen stellen noch Mitarbeiter im Beschaffungsbereich ein, um auf die Kostenbremse zu treten", sagt Michael Strübing, Chef der Frankfurter Personalberatung Percon. Das führt dazu, dass versierte Einkäufer in größerer Zahl gesucht werden, als sie der Arbeitsmarkt derzeit hergibt. "Der Nachwuchs wird knapp", sagt BME-Verbandschef Holger Hildebrandt. Nur bei der Stellenbörse Monster finden sich zum Stichwort "Einkauf" schon 1056 Jobofferten - allein deutschlandweit.

Die Palette vakanter Stellen ist ausgesprochen breit, besonders Strategen sind gesucht. Bereits sieben von zehn Einkäufern sind für strategische Aufgaben wie die Optimierung des Lieferantenportfolios, also welche und wie viele Lieferanten, oder die Qualitätssteigerung zuständig. Da strategisches Denken aber eher eine Frage der Persönlichkeit als von Fachkenntnis ist, ist die Einkaufsszene ein bunt gemischtes Trüppchen. Über die Hälfte der deutschen Beschaffer hat zwar einen Hochschulabschluss, stammt aber aus sehr unterschiedlichen Disziplinen: Neben klassischen Kaufleuten wie Katharina Behrenbeck, die als Zentraleinkäuferin für das Modehaus Peek & Cloppenburg als Trendscout unterwegs ist und die Markenstrategie des Hauses mitbestimmt, sind in technischen Branchen vor allem Ingenieure gefragt. Sie sollen mit Produktionskollegen und Lieferanten auf Augenhöhe über kostengünstige Prozesse und Verfahren diskutieren.

So wurde zum Beispiel der 30-jährige Markus Haaß dank seines maschinenbau- und IT-lastigen Logistik-Diploms von der Uni Dortmund zum professionellen Einkäufer. Nach dem Motto "Gehe hin und her, aber niemals leer", optimiert der Gruppenleiter bei Vodafone die Abläufe der Handy-Einkaufslogistik sowie das Warenwirtschaftssystem.

Darüber hinaus haben Juristen gute Einstiegschancen, falls sie in den Feinheiten des internationalen Vertrags- und Logistikrechts bewandert sind oder sich als Risikomanager bewähren wollen. Nicht zuletzt wegen der zunehmenden Zahl insolventer Zulieferer ist "Risikomanagement im Einkauf ein brennendes Thema", sagt Inga-Lena Darkow. Sie ist Leiterin des Forschungsbereichs Logistik & Innovation am Supply Chain Management Institute (SMI) der European Business School in Oestrich-Winkel. Angesichts der Finanzkrise und den bei Krediten zögerlichen Banken muss mancher Risikomanager speziell Preis- und Währungsschwankungen bei Rohstoffen im Blick halten und versuchen, sich durch Termingeschäfte am Finanzmarkt gegen steigende Preise abzusichern. Diese Aufgabe könnte sogar von Investmentbankern übernommen werden.

Auch Quereinsteiger haben gute Chancen

Es gibt also keinen ausschließlich empfehlenswerten Weg in den Beruf. Keine schlechte Option ist es, einen der vergleichsweise noch raren auf den Einkauf spezialisierten Master aufzusatteln. Zumal Branchenauswertungen belegen: je höher das Bildungsniveau, desto besser die Gehaltsperspektiven. Dass talentierte Quereinsteiger derzeit sehr gute Chancen auf eine Karriere im Einkauf haben, zeigt Henkel-Nachwuchsmanagerin Juliane Hefel. Die gelernte Schreinerin und studierte Übersetzerin für Spanisch und Englisch rutschte zufällig in den Einkauf eines österreichischen Restaurantbetreibers, wo sie einige Jahre lang europaweit orderte, bevor sie 2006 zum deutschen Konsumgüter-Konzern wechselte. Seit zwei Jahren zählt sie hier zu den geförderten Talenten.

Als eine von konzernweit nur drei Global- Key-Account-Managern verantwortet sie das weltweite Einkaufsergebnis des Kosmetikgeschäfts - Henkels kleinster Sparte. Davor rangieren Kleber auf Platz eins und Waschmittel auf Platz zwei. Hefels Einkaufszettel reicht von ein paar Gramm kostbarem Parfümöl bis hin zu zigtausend Tonnen von Tensiden. Zusammen mit ihren Bereichskollegen aus Forschung, Marketing, Vertrieb und Controlling verhandelt die 33-jährige Managerin Rahmenverträge, die von den Sachbearbeitern im regionalen Einkauf für 125 Länder ausgeführt werden.

Außerdem ist sie als eine von insgesamt 600 Einkaufsmanagern verantwortlich für die Beschaffung von Silikonöl - einem Rohstoff im Wert von 18 Millionen Euro jährlich. "Klar, zuerst hält man die Luft an, aber mittlerweile sind achtstellige Auftragsvolumen normal für mich." Verhandlungsstark, analytisch und sprachlich begabt - da steht Hefels Aufstieg das fehlende Fachwissen über Chemikalien nicht im Wege. "Um mich schlau zu machen, nehme ich an internen Schulungen teil", sagt die gebürtige Österreicherin.

Zehn bis 15 Prozent des Gehalts sind variabel

Uni-Absolventen wie Juliane Hefel steigen bei Henkel mit rund 45000 Euro ein, wobei etwa zehn Prozent des Jahresgehalts leistungsabhängig sind. "Wir arbeiten von Beginn an mit Zielvorgaben, um die Verantwortung der Mitarbeiter zu trainieren", sagt Personalmanagerin Jessica Thiel. Zehn bis 15 Prozent variabler Gehaltsbestandteil sind typisch im Beschaffungswesen, allerdings erzielen nur ganz wenige Spitzeneinkäufer eine Jahresprämie von mehr als 100000 Euro.

Der deutsche Durchschnittseinkäufer kommt auf ein jährliches Bruttoeinkommen von 77428 Euro inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie seiner erfolgsabhängigen Boni. Die höchsten Gehälter sind in der Chemie-, Pharma-, Elektrotechnik-, Automotive-, Energie- und Konsumgüterbranche zu holen. Das geringste Salär bezahlt der Öffentliche Dienst. Auslandserfahrung wird meist extra honoriert ebenso wie verhandlungssichere Fremdsprachenkenntnisse.

Mehr als die Hälfte der deutschen Einkäufer bestellen jährlich für bis zu 25 Millionen Euro, mehr als 100 Millionen Euro Budget verantworten aber gerade mal noch 15 Prozent von ihnen. Passende Lieferanten lassen sich über Ausschreibungen finden. Das muss nicht nur langweiliger Papierkram sein. Die Beschaffung standardisierter Produkte wie Verpackungsmaterial läuft inzwischen via Internet.

Einkäufer brauchen Fingerspitzengefühl

Egal, ob Vorwärts- oder Rückwärts-Auktion oder Verhandlung von Angesicht zu Angesicht - gefeilscht wird immer. "Ein Einkäufer muss ein feines Gespür haben, wie viel Druck er machen kann und wann bei seinem Gegenüber die Schmerzgrenze überschritten ist", sagt Sven Marlinghaus. Er ist Partner und Geschäftsführer der auf Einkauf spezialisierten Unternehmensberatung BrainNet in Bonn. Und Katharina Behrenbeck, Zentraleinkäuferin von Peek & Cloppenburg, ergänzt: "Bei bestimmten Preisangeboten sagt mir die Erfahrung, dass es nicht mit rechten Dingen zugehen kann."

Nicht jede Gelegenheit zu geizen wird von klugen Strategen ergriffen. Wenn, wie derzeit in Fernost, die Aufträge aus den USA nachlassen und die asiatischen Lieferanten ihre freien Kapazitäten hierzulande andienen, lohnt sich zwar ein zweiter Blick. Denn in China und Indien lassen sich viele Produkte günstiger herstellen - unter anderem, weil dort weniger Auflagen gelten. Doch um sicherzugehen, dass sie es nicht mit einer Hinterhof-Bude zu tun hat und für Henkel kein Imageschaden oder gar eine Rückrufaktion wegen gesundheitsschädlicher Verfahren droht, nimmt Juliane Hefel die Produktionsstätten neuer Zulieferer selbst in Augenschein. Und zu Katharina Behrenbecks Aufgaben zählt es, die in der ausländischen Textilwirtschaft nach wie vor verbreitete Kinderarbeit auszuschließen.

Um sich auf Verhandlungen mit Geschäftspartnern anderer Kulturkreise vorzubereiten, absolvieren Einkäufer interkulturelle Seminare. Dabei geht es immer öfter um ein sensibles Thema: Bestechung. Einer Studie des Beratungshauses Integrity Interactive zufolge, rangieren "Interessenkonflikte und Zuwendungen im Lieferantenkontakt" bereits an zweiter Stelle der Top-Risiken, denen sich die 300 größten Unternehmen weltweit ausgesetzt sehen. Was in China, Russland oder im arabischen Raum für ein besseres Miteinander sorgt, ist dem deutschen Kaufmann verboten. Zur Vorbeugung von Korruption achten daher immer mehr Unternehmen von vornherein darauf, dass bei ihren Zulieferern die gleichen oder zumindest ähnliche Standards gelten wie im eigenen Haus.

Dass sich selbst von gewieften Einkäufern nicht alles mit einem Augenzwinkern regeln lässt, weiß auch Juliane Hefel. Gerade muss sie die Silikonöl-Verträge für die zweite Jahreshälfte aushandeln. Da kann sie froh sein, wenn sich die bisherigen Preise halten lassen. Doch im Preispoker hat sie neben dem Augenaufschlag noch einen Trick auf Lager: "Ärger niemals anmerken lassen. Einfach schweigen. Das können viele nicht aushalten - und kommen von sich aus mit einem besseren Angebot rüber."

Meister des Einkaufs
Deutsche Masterstudiengänge für Beschaffer und Logistiker im Überblick

Master Einkauf und Logistik, Supply-Chain-Management
Bay-Tech (FH Nürnberg und Hochschule Hof)
Dauer: 5 Semester
Gebühren: 16 200 Euro
Info: www.baytech.de

Master of Business and Engineering in Logistics Management
Universität Stuttgart
Dauer: 4 Semester Fernstudium
Gebühren: 11500 Euro
Info: www.loma.uni-stuttgart.de

Master Logistik-Management
Universität Duisburg-Essen
Dauer: 4 Semester
Gebühren: 2000 Euro
Info: www.uni-due.de/studienangebote/studienangebote_07365.shtml

Master Controlling und Risikomanagement
Universität Siegen
Dauer: 4 Semester
Gebühren: 2000 Euro
Info: www.uni-siegen.de/fb5/business-studieren/master/master-controlling.html?lang=de

Master Management mit Vertiefung Supply-Chain
European Business School, SMI
Dauer: 3 Semester
Gebühren: 20 000 Euro
Info: www.ebs.edu

Master Wirtschaftsingenieurwesen mit Vertiefung Logistik
Technische Universität Berlin
Dauer: 4 Semester
Gebühren: 1 000 Euro
Info: www.logistik.tu-berlin.de/menue/studium_und_lehre/master_wi-ing_logistik/

Master International Supply-Chain- Management
Fachhochschule Münster
Dauer: 5 Semester
Gebühren: 14 500 Euro
Info: www.fh-muenster.de

Master of Business Administration and Engineering, Wahlpflichtfach Einkauf
Hochschule München
Dauer: 5 Semester
Gebühren: 5 000 Euro
Info: www.hm-mba.de

Porträts

Die Strategin

Früher, als sie noch nicht bei Henkel war, hat sie Tomaten und Tischdecken für eine Restaurantkette bestellt. Damit gibt sich Juliane Hefel heute nicht mehr ab. Die 33-jährige Nachwuchsmanagerin nennt sich Global Key Account Manager und verantwortet zwei wichtige Einkaufsfunktionen. Sie überwacht einerseits die weltweiten Einkäufe der Kosmetiksparte. Sie bildet die Schnittstelle zwischen den operativen Einkäufern, die die Bestellungen schreiben, und den Ansprechpartnern aus Forschung, Produktion, Marketing und Controlling. Und andererseits überwacht sie als eine von insgesamt 600 Einkäufern den Nachschub eines der wichtigsten Rohstoffe: Silikonöl. Diesen Zusatz setzt Henkel zum Beispiel als Entschäumer in Waschmitteln (Persil) oder in Shampoos (Schwarzkopf) ein, damit sich die Haare besser kämmen lassen.

Für ihre Arbeit muss die studierte Übersetzerin, die als Quereinsteigerin zu Henkel kam, verschiedene Talente mitbringen. Um die ehrgeizige Zielvorgabe zu erreichen - mittelfristig soll die Anzahl der Rohstoffe im Kosmetikbereich um zehn Prozent reduziert werden -braucht sie ausgeprägte analytische Fähigkeiten. Und um das Zahlendickicht der Sparte zu durchforsten, muss sie "ein echter Excel-Junkie" sein, sagt die Nachwuchsmanagerin.

Außerdem muss sie gut verhandeln können. Oberstes Gebot: Das Silikonöl darf den Werken auf der ganzen Welt niemals ausgehen, sonst stehen die Produktionsbänder still. Gleichzeitig muss die Qualität stimmen, und zu viel bezahlen will Henkel dafür auch nicht. Deshalb handelt Juliane Hefel zusammen mit ihren Teamkollegen in Schanghai, Barcelona, im amerikanischen Rocky Hill sowie in Mexico City die Rahmenbedingungen für den gesamten Einkauf von Silikonöl bei Lieferanten in Europa, USA und Asien aus. Angesichts der Bestellmenge von bis zu 4000 Tonnen im Wert von etwa 18 Millionen Euro jährlich, lohnen sich findige Sparideen. Diese reichen von der Reduzierung der Lieferantenzahl über eine Vereinheitlichung der Öl-Konzentrationen bis hin zu alternativen Rezepturen für Haartönungsmittel und Klebestifte (Pritt).

Wenn ihr das gelingt und sie die Vorgaben erreicht, dann macht sich ihre Arbeit positiv in ihrem Jahresbonus bemerkbar. "Bei uns herrscht der Teamgedanke vor. Aber dadurch, dass die Ziele der einzelnen Einkaufsmanager untereinander bekannt sind, pushen wir uns gegenseitig", sagt sie. "Ich stehe zwar ganz gut da, kann aber von manchem Kollegen noch was lernen." Immerhin: In die Henkel-Talentförderung hat Hefel es bereits geschafft. Sie scheint auch sich gut verkaufen zu können.

Die Trendsetterin

"Für mich als Betriebswirtin war die Farbe Gelb einfach nur gelb, als ich vor einem Jahr hier anfing. Inzwischen unterscheide ich Nuancen wie Sonne, Papaya oder Senf", sagt Katharina Behrenbeck. Auf diese Details kommt es für die Zentraleinkäuferin von Damenmode bei Peek & Cloppenburg in Düsseldorf an. Denn die Solingerin, die nach ihrem BWL-Studium in Köln, Paris, Madrid und London das Fashion-Management-Trainee-Programm des Familienunternehmens durchlaufen hat, ist Modetrends auf der Spur. Und da kann ein Zitronenton ein T-Shirt zum "Renner", ein Tropfen Neon zu viel das T-Shirt aber schnell zum "Penner" im Regal machen.

Um die 55 P&C-Modehäuser in Deutschland, den Niederlanden und Belgien rechtzeitig zum Saisonbeginn in optimaler Menge mit Renner-T-Shirts und -Strickoberteilen einzudecken, schaltet die 27-Jährige selten ab vom Job. "In der U-Bahn schaue ich, was die Frau gegenüber trägt, und in meinem Urlaub in Barcelona analysiere ich den Stil der Spanierinnen." Und alle 14 Tage samstags bedient sie selbst in einer Filiale.

Um nicht nur über die Wünsche und die Preissensibilität der Kundinnen, sondern auch über Qualitäten, Materialien und Verarbeitungen informiert zu sein, liest sie alles von der "Textilwirtschaft" bis zur "Vogue". Behrenbeck informiert sich zudem auf internationalen Modemessen, lässt sich Musterteile von rund 20 Lieferanten in Fernost, Madagaskar, der Türkei und China vorführen.

Gemeinsam mit ihrem Team legt sie die Hauptfarben und -formen für das Damensortiment der jeweils übernächsten Saison fest. "Unsere ausländischen Lieferanten haben ein anderes Stilempfinden als wir", sagt die Zentraleinkäuferin. "Damit die Kundin zufrieden ist, muss ich bei den Produzenten unserer Eigenmarken präzise vorgeben, welcher Knopf in welcher Größe mit welchem Garn angenäht werden soll." Unterlaufen einem Produzenten trotz sorgfältiger Absprachen Fehler, kümmert sich Behrenbeck selbst um Retouren. Außerdem ist sie verantwortlich für Preisnachlässe und Schlussverkäufe.

Nachschub muss her

Dabei müssen die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen im Blick behalten werden - Größe der Ladenfläche pro Haus, Umsatz des Vorjahres, Lagerumschläge. Entpuppt sich ein Pulli oder ein Shirt als Renner, muss Nachschub her - je schneller, desto besser. "Deshalb sind wir an langfristigen Kooperationen mit Lieferanten interessiert. Es nutzt mir ja nichts, wenn ich Top-Preise erziele, aber die Qualität nicht stimmt oder der Lieferant danach pleite ist."

Anfangs fand sie die Stückzahlen von rund 880000 Teilen pro Jahr und das Budget, das dahintersteckt, beängstigend, "aber an diese Verantwortung habe ich mich inzwischen gewöhnt", sagt Behrenbeck. Das allerschönste Erfolgserlebnis für die junge Managerin ist jedoch, "wenn mir eines unserer selbstentwickelten Kleidungsstücke der Eigenmarken zufällig an einer Kundin auf der Straße begegnet."

Der Verbesserer

Wenn Markus Haaß zum Meeting gebeten wird, dann wollen seine rund 60 Kollegen, die das Handy-Sortiment von Vodafone betreuen, dass er für sie Stolperfallen ausmerzt. Denn beim weltweiten Ordern von Mobiltelefonen, bei der deutschlandweiten Auslieferung oder auch bei der Retour defekter Geräte aus einem Shop hakt es immer mal wieder. Und das verursacht unnötige Kosten.

An seiner bislang größten Verbesserung in der Logistikkette arbeitet der Gruppenleiter "Projects & Planning" nun schon fast ein Jahr: Ein maßgeschneidertes Warenwirtschaftssystem soll die Einkäufer und Logistiker besser als bislang unterstützen. Es gilt, anhand der aktuellen Lagerbestände und Abverkaufszahlen die optimalen Nachschubmengen für Sonderangebote zu planen und die Mobiltelefone dann rechtzeitig an die 1600 Shops auszuliefern. Ziel ist es, dass die Läden so wenig Geräte wie möglich lagern müssen.

Der 30-jährige Mönchengladbacher ist dafür zuständig, alle im Hintergrund laufenden Prozesse der Handy-Sparte zu durchleuchten und zu erkennen, wo man sparen und wie man die Effizienz steigern kann. Besonders viele Verbesserungen betreffen die EDV. Manchmal geht es bei seinen Projekten um nützliche Details wie die Möglichkeit, einen Bericht über die Zuverlässigkeit von Lieferanten aus einer Datenbank zu ziehen, manchmal dienen die Ideen seines fünf Mitarbeiter großen Teams dazu, deutlich Kosten zu sparen.

Markus Haaß hat die Vodafone-EDV so getrimmt, dass die deutschen und die niederländischen Einkaufsteams den gleichen Logistik-Dienstleister beschäftigen können. "Waren effizient zu bewegen und den Logistikfluss optimal zu steuern, das fasziniert mich", sagt der Absolvent der Universität Dortmund, der nach dem Abschluss zunächst dreieinhalb Jahre lang wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer Institut für Materialfluss und Logistik war. Durch den Einstieg bei Vodafone hat er reichlich Gelegenheit, diese Faszination auszuleben.

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