Das Erfolgsportal von
Handelsblatt & WirtschaftsWoche
Alles, was erfolgreich macht.

Klischee: Sekretärin Die Lara Croft des Büros

Abgeschlossenes Studium, mehrsprachig, businesslike: Sekretärinnen heißen heute Assistentin oder Büromanagerin und müssen auf jedem Parkett zuhause sein. Doch die alten Klischees begleiten sie. Nun fordert eine Sekretärin in einem Buch mehr Respekt ein.

Tina Groll, zeit.de | , aktualisiert


Foto: cardiae/Fotolia.com

Eine halbe Million Frauen in Deutschland arbeitet als Sekretärin. Es gibt wohl kaum einen Beruf, in dem die Rollenverteilung zwischen Mann und Frau so klar geregelt ist. Und es gibt kaum einen, bei dem es so viele Klischees gibt.

Dabei hat sich das Berufsbild in den vergangenen 40 Jahren erheblich gewandelt. Sekretärinnen müssen heute oft ein abgeschlossenes Studium haben und mehrere Fremdsprachen können. Sie sollen sich in Controlling, Steuerrecht, Personaladministration und PR-Arbeit genauso auskennen wie in Veranstaltungsmanagement, Marketing, Buchhaltung und Vertrieb.

Sie sollen jung sein (oder zumindest jung aussehen), schlank dazu und auch nach einem Zwölf-Stunden-Tag adrett gekleidet. Die Businessetikette sollten sie aus dem Effeff beherrschen. Oder um es mit den Worten der Autorin Katharina Münk zu sagen: "Sie arbeiten wie Lara Croft, bleiben auf dem Papier aber Sekretärin."

Ein Anleitung für Fach- und Führungskräfte

Die ehemalige Chefsekretärin Münk fordert in ihrem neuen Buch Denn sie wissen nicht, was wir tun mehr Respekt für ihren Berufsstand. Münk hat über 20 Jahre für Dax-Unternehmen und Großbanken als Sekretärin gearbeitet.

2006 schrieb sie ein Buch darüber. Und morgen bringe ich ihn um wurde ein Bestseller. Denn sie wissen nicht, was wir tun ist ihr viertes Buch. Es soll Anleitung für Fach- und Führungskräfte sein, erfolgreich mit der Sekretärin zusammenzuarbeiten.


Foto: cardiae/Fotolia.com

Schließlich ist sie die engste Mitarbeiterin. Gibt es Probleme mit der Mitarbeiterführung, könnte das ein Indiz für Führungsschwäche sein, schreibt Münk. Sie will über ihren Berufsstand informieren. Dafür hat sie viel recherchiert.

Zum Beispiel, dass der Anteil der Männer gerade einmal 1,5 Prozent beträgt. Dass nur noch zwei von zehn Sekretärinnen Steno können und nur noch ein Drittel für eine Führungskraft in der klassischen "Zwei-Personen-Kombo" arbeitet.

Die anderen 70 Prozent sind sogenannte Teamassistentinnen, die für ganze Abteilungen zuständig sind und zumeist im Großraumbüro statt im Vorzimmer arbeiten. Und trotzdem werden immer noch viele gut ausgebildete Frauen Sekretärin statt selbst Chefin.

Kaffee kochen für BWLer

Der Akademikerinnenanteil beträgt bei den Chefsekretärinnen mittlerweile 20 Prozent. Vor allem Geistes- und Kulturwissenschaftlerinnen "rutschen" ins Büro, "servieren ihren ehemaligen Kommilitonen den Kaffee und führen die Korrespondenz für Männer, die im Studium zwar die schlechteren Noten hatten, aber BWL studierten", schreibt Münk.

Die Autorin beschreibt mit wenigen Sätzen arbeitsgesellschaftliche Zustände. Der flapsige Unterton, angereichert durch das Insiderwissen, macht Spaß beim Lesen. Und das Büchlein ist informativ.


Foto: cardiae/Fotolia.com

Wer hätte gewusst, wie stark die Gehälter von Sekretärinnen variieren? Im Topmanagement verdienen sie schon mal zwischen 60.000 bis 100.000 Euro brutto im Jahr. Der Großteil kann sich mit einem Bruttomonatsgehalt von 3000 Euro schon als Spitzenverdienerin der Branche fühlen.

Im öffentlichen Dienst bekommen Sekretärinnen Gehälter der Tarifstufe 8. Das sind 2098 Euro brutto im Monat. Weil viele in Teilzeit arbeiten, sinken die Einkommen noch mehr.

Münk berichtet von einem Jobangebot als Sekretärin an einer Universität in Teilzeit für 1000 brutto. Als Verheiratete mit Steuerklasse V bleiben da gerade einmal 500 Euro. Geld, das der Chef schon mal für ein Abendessen ausgibt.

Ergänzung zum Smartphone

Die Assistentin tut heute das, was das Smartphone des Chefs nicht kann. Viele Führungskräfte wollen nicht mehr, dass die Sekretärin die E-Mails vorsortiert. Sie buchen ihre Flüge selbst und managen ihre Termine eigenständig.

Münk spricht von einer Emanzipation der Führungskräfte. Trotzdem verbrächten die meisten ihrer Kolleginnen rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit, die Korrespondenz für den Chef zu erledigen, Berichte zu schreiben, Ablage und Abrechnungen zu machen. 


Foto: cardiae/Fotolia.com

Aber auch die Sekretärinnen hätten sich emanzipiert. "Heute will niemand mehr nur dienen und ausführen", schreibt sie. Immer öfter sind Assistentinnen für Projektarbeit zuständig, arbeiten eigenständig und verstehen sich nicht mehr als Gewissen, Gedächtnis, Kummerkasten und Kalender des Chefs.

Aber was sind sie dann? Sie sind Alleskönnerinnen, lautet die Antwort der Autorin. Damit Arbeitgeber herausfinden, welche Sekretärin die Richtige für sie ist, hat Münk mehrere Checklisten für Bewerbungsgespräche ausgearbeitet, die mehr als reine Qualifikationen abfragen.

Für die Mitarbeiterin ist wichtig zu wissen, wie betreuungsintensiv der Chef ist. Wie viele Tage kommt er ohne sie aus? Teilt er sich sie mit jemandem oder würde er das wollen? Hat er mehr als 500 ungelöschte Eingänge im Postfach? Darf die Assistentin die Mails öffnen, gibt es dafür Bedingungen?

Fühlt er sich besser, wenn jemand rund um die Uhr da ist – und kann er für diese Zeit auch jemanden beschäftigen? Wie oft wird die Sekretärin auch mit privaten Dingen wie Urlaub, Immobilien, Bank, Versicherung oder Friseurterminen beschäftigt?


Foto: cardiae/Fotolia.com

Immer wieder flicht die Autorin eigene Erlebnisse aus ihrem Berufsalltag ein. Berichtet von Vorgesetzten, für die es selbstverständlich ist, dass die Sekretärin auch private Termine managt. Die Frage, ob die Mitarbeiterin dafür überhaupt bereit ist, komme in Vorstellungsgesprächen viel zu selten, kritisiert Münk.

Auch gibt sie Führungskräften Fragen für das Vorstellungsgespräch an die Hand. Statt "Warum bewerben Sie sich bei uns?" schlägt sie die Frage "Wie würden Sie mir diese Stelle verkaufen" vor, um die Schlagfertigkeit der Kandidatin zu testen.

Überhaupt ist das Buch voller nützlicher Hinweise für Führungskräfte. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist eine erfolgreiche Kommunikation zwischen Chef und Assistentin wichtig. Viele Arbeitgeber machten es sich zu einfach, wenn sie Fehler allein auf die Mitarbeiterin schöben, kritisiert Münk.

Keine Manieren

Wer sich verhält, als sei die Sekretärin seine persönliche Dienstleistungskraft, sammele Minuspunkte. Soll die Zusammenarbeit klappen, komme es auf die Manieren an. Viele Arbeitgeber hätten hier Nachholbedarf, kritisiert Münk.

Sie sprechen mit vollem Mund mit ihrer Assistentin, sie vergessen "Bitte" und "Danke" zu sagen. Sie fahren der Sekretärin über den Mund, verlangen Erreichbarkeit oft rund um die Uhr oder wühlen auf ihrem Schreibtisch.


Foto: cardiae/Fotolia.com

Kein Wunder, dass die allermeisten Sekretärinnen selbst kündigen – und nicht gekündigt werden, schreibt die Autorin. Um das zu verändern, hat Münk eine Don't-Do-Liste für Chefs verfasst und auch eine Übersicht zusammengestellt, welche Weiterbildungsmöglichkeiten Assistentinnen haben.

Ein Kapitel darüber, wie das Arbeitsverhältnis mit Anstand beendet wird sowie eine Liste mit zehn Geboten für das Sekretariat runden das Buch ab.

Denn sie wissen nicht, was wir tun ist ein witziges und informatives Buch über einen zu wenig beachteten Berufsstand. Es sollte Pflichtlektüre für Vorgesetzte sein.

Zuerst veröffentlicht auf zeit.de

Benachrichtigung aktivieren
Dürfen wir Sie in Ihrem Browser über die neuesten Karriere-Themen informieren? Sie erhalten 1 bis 2 Meldungen pro Woche.
Fast geschafft
Erlauben Sie www.karriere.de, Ihnen Benachrichtigungen zu schicken. Dies können Sie in der Meldung Ihres Browsers bestätigen.
Benachrichtigungen erfolgreich aktiviert
Ab sofort bleiben Sie bei den aktuellsten Karriere-Themen auf dem Laufenden. Sie erhalten 1 bis 2 Meldungen pro Woche.
Lade Seite...