IT Wissen richtig managen

Informationen sammeln, bündeln und technisch aufbereiten: Wissensmanager sorgen in Unternehmen dafür, dass jeder weiß, was er wissen muss. Aber das Anforderungsprofil ist vielseitig und die Ausbildungsmöglichkeiten noch stark begrenzt.

Kirstin von Elm | , aktualisiert

Vier Millionen Bücher, 27000 Fachzeitschriften, 75 Kilometer Regale. Die Deutsche Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften (ZBW) in Hamburg und Kiel ist derzeit die bestbestückte Wirtschaftsbibliothek der Welt. Sind staatliche Konjunkturpakete sinnvoll? Welche wirtschaftlichen Auswirkungen hat das Glühbirnenverbot? Auf fast jede ökonomische Frage gibt es hier passende Antworten. Vorausgesetzt, man findet das relevante Wissen.

Jan Lüth hilft dabei. Er ist Wissensmanager und schlägt Schneisen in den Literaturdschungel. Seine Aufgabe ist es, den Zugang zu den Informationen für Studenten, Wissenschaftler und Firmen schneller, flexibler und treffgenauer zu gestalten. Der 37-jährige Medieninformatiker arbeitet zusammen mit sechs Kollegen in der Innovationsabteilung der Bibliothek an der Weiterentwicklung von Suchtechnologien und neuen Präsentationsformen von Wissen.

Das wird immer wichtiger. Die Menge an Information wächst überproportional und mit ihr der Bedarf, diese zu filtern und zu sortieren. Nicht nur Bibliotheken stehen vor dieser Herausforderung. Auch Unternehmen erkennen die ökonomische Bedeutung eines effizienten Wissensmanagements, weil in der Dienstleistungsgesellschaft das Wissen der Mitarbeiter das wichtigste Kapital der Firmen ist. Gefragt sind daher Profis im Wissensmanagement, die dafür sorgen, dass jeder Mitarbeiter genau das weiß, was er für seine Aufgabe wissen muss.

Nicht alle Betriebe haben eine eigene Wissensmanagement-Abteilung

Siemens zum Beispiel beschäftigt in Princeton, Peking und München 34 Mitarbeiter, die das Konzern-Know-how vernetzen, strukturieren und den Nutzern in bedarfsgerechten Häppchen zur Verfügung stellen. Auch EnBW, Airbus, Thyssen-Krupp, der Otto-Konzern sowie große Beratungen und Wirtschaftskanzleien beschäftigen inzwischen Vollzeit-Wissensmanager. Das Bundeswirtschaftsministerium treibt das Thema mit der Initiative "Fit für den Wissenswettbewerb" voran, bei der jährlich kleine und mittlere Unternehmen für gelungene Wissensmanagement-Lösungen ausgezeichnet werden.

Je nach Branche und Unternehmensgröße sind die Aufgaben eines Wissensmanagers in der Praxis breit gefächert. Sie reichen auf der einen Seite von operativen Tätigkeiten, wie der technischen Vernetzung von Daten und Dokumenten, dem Einstellen von Informationen ins Intranet bis hin zur abschließenden Dokumentation von Projekten oder der Pflege des Archivs. Zum anderen zählen dazu aber auch komplexe Managementprojekte, wie eine umfassende Reorganisation, das systematische Erfassen von Wissen in einer Wissensbilanz oder das Einführen neuer Kommunikations- und Informationssysteme.

Wissensmanager müssen vielfältig begabt sein

Die Bandbreite der Arbeit zeigt sich bei Jan Lüth. Mit klassischer Bibliothekarstätigkeit hat sein Job an der ZBW nur noch wenig zu tun. Der Technische Projektleiter will bis Mitte 2010 den technologischen Um- und Ausbau der virtuellen Fachbibliothek Econ-Biz stemmen. "Die Bibliotheksszene ist mitten im Umbruch, das macht meinen Job hier so spannend", sagt Lüth. Ähnlich wie im Internet sollen bei Econ-Biz intelligente Suchmaschinen anhand weniger Kriterien erkennen, welche Informationen ein Nutzer benötigt und daraufhin nach Relevanz sortierte, um eigene Vorschläge ergänzte, möglichst vollständige Ergebnisse ausspucken - und zwar rund um die Uhr am eigenen Arbeitsplatz des Nutzers.

Über Econ-Biz sind schon jetzt Aufsätze und Arbeitspapiere aus den Datenbanken verschiedener Wissenschaftsverlage und Universitäten abrufbar. Diese folgen aber alle unterschiedlichen Regeln bei der Erfassung und Vernetzung. Lüth und seine Kollegen sorgen für einheitliche Formate, Schlagworte und die Darstellung von Treffern. Das klingt banal, ist aber in der täglichen Praxis eine detailreiche Mammutaufgagabe.

Neben der Runderneuerung von Econ-Biz betreut er weitere Projekte wie etwa den Einsatz von Web-2.0-Tools. Die ZBW will testen, ob die für ihre Nutzer künftig nach dem Vorbild von Social-Bookmark-Portalen wie Mister Wong oder Linkarena eigene wirtschaftswissenschaftliche Schlagwortkataloge anlegen und so das eigene Wissen anderen zugänglich machen.

Ein einheitliches Anforderungsprofil für Wissensmanager lässt sich nur schwer ableiten. Wer in Online-Jobbörsen nach offenen Stellen im Wissensmanagement sucht, findet überwiegend Angebote von IT-Beratungen und Softwarehäusern. Dort werden bevorzugt Leute wie Jan Lüth eingestellt, die gute IT-Kenntnisse und Berufserfahrung mitbringen, Projekte managen können und sich möglichst auch noch in einer einschlägigen Branche auskennen. Neben Informatikern und Wirtschaftsinformatikern werden in den Offerten häufig auch technik-affine BWLer mit Studienschwerpunkten wie Organisation und Unternehmensführung angesprochen.

Kleinere Unternehmen verzichten oft auf Wissensmanagement

Flächendeckend durchgesetzt hat sich das Wissensmanagement allerdings noch nicht. "Bisher haben vor allem große Unternehmen mit vielen Standorten oder Firmen aus besonders wissensintensiven Branchen hauptberufliche Wissensmanager", sagt Peter Heisig, Leiter und Gründer des European Research Centers for Knowledge and Innovation (Eureki). Das Forschungs- und Beratungsunternehmen ist ein Spin-off der Fraunhofer-Gesellschaft. Auf Eurekis Kundenliste stehen Banken, Behörden und große Industrieunternehmen. Wer sich also keine eigene Abteilung leistet, nutzt externe Dienstleister. Beim Mittelstand hingegen sieht Heisig noch Verbesserungsbedarf. "Leider fehlt da oft noch die Bereitschaft, mehr Zeit und Geld in den professionellen Umgang mit Wissen zu investieren."

Wer bei einem dieser großen Unternehmen oder bei einer Beratung einsteigen will, muss ein Grundverständnis für den Aufbau und die Funktionen moderner IT-Systeme mitbringen. Reine Techies sind nicht gesucht. "Unverzichtbar sind sehr gute analytische Fähigkeiten, eine hohe Lernbereitschaft und ein ausgeprägtes Kommunikationstalent", sagt Thomas Künstner, Partner bei der Beratung Booz & Company in Düsseldorf, der selbst Unternehmen berät, die ihr Wissensmanagement verbessern wollen.

Julia Lorey bringt diese Voraussetzungen mit. Die Diplom-Kulturwirtin ist Research- und Wissensmanagerin bei Booz. Ihr Studium an der Uni Passau umfasste zum einen Grundlagen in BWL, VWL, Jura, Informatik und Geisteswissenschaften. Zum Pflichtprogramm zählten außerdem zwei Fremdsprachen. Nach ihrem Abschluss stieg sie zuerst bei einer Münchener PR-Agentur ein. Dort merkte sie schnell, dass ihr das Beschaffen und Analysieren von Informationen besonders lag. "Als ich erfahren habe, dass es bei Unternehmensberatungen Jobs im professionellen Research gibt, habe ich mich initiativ beworben und 1999 bei Booz in Düsseldorf angefangen", erzählt sie.

In der Abteilung Research & Knowledge Management bei Booz arbeiten in Europa rund 30 Leute - darunter Wirtschafts- und Geisteswissenschaftler, aber auch ein Geologe und eine Bibliothekarin. Zum einen versorgen die Wissensprofis die Berater mit Hintergrundwissen und Detailinformationen zu deren Projekten. "Das kann eine schlichte Umsatzzahl sein oder auch eine komplexe Markt- und Wettbewerbsanalyse", erklärt Julia Lorey.

Aus jedem Auftrag kann Wissen generiert werden

Ihre Aufgabe ist aber keine Einbahnstraße, sie reicht ihre Informationen nicht nur an die Berater weiter. Sie zapft umgekehrt auch deren Wissen an. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, sorgt sie dafür, dass die Berater eine Art Kurzprofil mit den übertragbaren Erkenntnissen in das interne Booz-Wissensportal einstellen.

Jeder im Research-Team ist auf bestimmte Branchen spezialisiert. Loreys Domäne sind Medien und Telekommunikation. Von 2004 bis 2006 hat sie deshalb berufsbegleitend noch einen MBA im Medienmanagement an der Steinbeis Hochschule Berlin absolviert. "Dabei habe ich ein sehr gutes Netzwerk zu Führungskräften aus der Branche aufgebaut, das mir heute oft hilft, schnell an wichtige Informationen zu kommen", sagt sie. Aktuell arbeitet sie mit einem Team von Beratern an einem Wiki für die Medienbranche. "Wir wollen mit 150 medienbezogenen Beiträgen starten und ein lebendiges, sich kontinuierlich weiterentwickelndes Nachschlagewerk schaffen."

Gute kommunikative Fähigkeiten sind für Wissensmanager deswegen so wichtig, weil sie die anderen Mitarbeiter dazu bringen müssen, sich an definierte Prozesse zu halten und neue Kommunikationskanäle oder Informationsangebote konsequent zu nutzen. Wenn der systematische Umgang mit dem Rohstoff Wissen in vielen Unternehmen nach wie vor verbesserungsfähig ist, sind selten unzureichende technische Möglichkeiten der Grund. Im Gegenteil: "Die Technik ist der Umsetzung in den Betrieben um 20 Jahre voraus", sagt Thomas Künstner.

Wissensmanager müssen deshalb gut mit Menschen umgehen können und haben im Idealfall bereits Erfahrung damit, organisatorische Veränderungen zu begleiten und auf allen Unternehmensebenen durchzusetzen. Sinnvoll sind dazu Weiterbildungen in Projekt- oder Change Management. In der Praxis können viele Wissensmanager bereits auf eine breite, interdisziplinäre Ausbildung zurückgreifen.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten einer Weiterbildung

Eureki-Chef Peter Heisig hat beispielsweise in Göttingen ein Diplom als Sozialwirt und später einen Doktortitel in Ingenieurwissenschaften an der TU Berlin erworben. Jan Lüth von der Kieler ZBW hat parallel zum Informatikstudium eine einjährige Zusatzausbildung zum Projektmanager absolviert. Bibliothekswissenschaft oder Wissensmanagement standen allerdings nicht auf seinem Stundenplan, stattdessen hat er sich eher mit Videotechnologie und 3-D-Animationen befasst. Um diese theoretische Lücke zu schließen, hat Lüth vor einem Jahr an der Humboldt-Universität Berlin ein berufsbegleitendes Fernstudium der Bibliotheks- und Informationswissenschaft begonnen. Bis Oktober 2010 will er den Mastertitel erwerben (Hochschulen siehe unten).

Julia Lorey mag ihren Job, weil er so vielfältig ist, wie sie sagt. Sie will nicht mit ihren Beraterkollegen tauschen, obwohl die bei vergleichbarer Berufserfahrung mehr verdienen und der Aufstieg zum Partner einer Beratung oder Großkanzlei aus dem Research zwar nicht grundsätzlich ausgeschlossen ist, in der Regel aber den Umsatzträgern vorbehalten bleibt. Dazu gehören die Wissensmanager auf ihren Stabstellen nicht.

Auch in der Industrie erreicht ein Ingenieur mit Projektverantwortung in der Forschung oder Entwicklung mit zunehmender Berufserfahrung höhere Gehaltsstufen als die Kollegen, die intern den Wissensaustausch organisieren und keinen finanziell unmittelbar messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Für Peter Heisig von Eureki ist es allerdings nur eine Frage der Zeit, bis sich das ändert: "Es gibt den Begriff des Computer-Analphabetentums, das sich heute keiner mehr leisten kann. Analphabetentum im Umgang mit Wissen ist für Unternehmen aber noch viel gefährlicher."

FH Hannover
Berufsbegleitender Master-Studiengang Informations- und Wissensmanagement
Dauer: fünf Semester
Voraussetzung: Hochschulabschluss, mindestens ein Jahr Berufserfahrung (sonst drei Jahre), sicheres Englisch
Kosten: 1400 Euro/Semester

TU Chemnitz
Berufsbegleitender Master-Studiengang Wissensmanagement
Dauer: zwei Semester
Voraussetzung: Hochschulabschluss, mindestens zwei Jahre Berufserfahrung, sicheres Englisch
Kosten: 5000 Euro/Semester 

Universität Magdeburg
Berufsbegleitendes Studium Wissensmanagement
Dauer: zwei Semester (mit Präsenzphasen)
Kosten: 1600 Euro/Semester

Humboldt-Universität Berlin
Fernstudium Master-Studiengang Bibliotheks- und Informationswissenschaft
Dauer: vier Semester
Voraussetzung: Hochschulabschluss
Kosten: 1250 Euro/Semester

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