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Imageproblem Absage an Personaler

Personaler sollen Top-Manager finden, zugleich die Buchhaltung machen und den Mensaplan entwerfen. Kein Wunder, dass HR-Kräfte oft scheitern und einen miesen Ruf haben.

von Kerstin Dämon | , aktualisiert

Absage an Personaler

Foto: Alliance/Fotolia.com

Vor gar nicht allzu langer Zeit erreichte unsere Redaktion eine E-Mail eines Lesers, der sich über unfähige Personaler echauffierte, die nichts zuwege brächten und im Vorstellungsgespräch auch noch unhöflich mit Bewerbern umgingen. Mit dieser Meinung steht er nicht alleine da. Laut einer Umfrage des Recruitinganbieters Softgarden mit 1 172 Teilnehmern wollen Bewerber bei einem Vorstellungsgespräch mit ihrem potentiellen Vorgesetzten sprechen – und nicht mit einem HR-Manager.

Dem Chef trauen die Befragten mehr zu als der Personalabteilung. Mit der wollen nur 52 Prozent reden. Der Ruf der Personalfachkräfte auf Bewerberseite ist ziemlich mies. Denn als Personaler muss man – zumindest laut landläufigem Vorurteil – noch nicht einmal etwas können. Eine Stellenanzeige bei Xing und in der Tageszeitung schalten, ein paar Bewerbungen durchgucken und beim Vorstellungsgespräch die skurrilsten, fachfremden Fragen stellen, wie: "Wenn Sie ein Speiseeis wären, welche Sorte wären Sie?" – oder so ähnlich.

Dabei müssen Human Resources Manager eine ganze Menge mitbringen. Das Staufenbiel Institut listet beispielsweise Kommunikationsgeschick, ein souveränes Auftreten, Integrität, Teamfähigkeit und Verhandlungssicherheit als wichtige Soft Skills auf.

Personaler machen ihren Job nicht

Auch ein Studium ist bei nahezu allen Unternehmen Einstellungsvoraussetzung. "80 Prozent der HR-Kräfte sind Akademiker. Davon sind die Hälfte Wirtschaftswissenschaftler und 25 Prozent haben einen HR-Studiengang absolviert", bestätigt Joachim Sauer, Präsident des Bundesverbands der Personalmanager (BPM).

Und trotzdem belegt jede zweite Arbeitsmarktstudie, dass Personaler nicht in der Lage sind, ihren Job zu machen. So haben 80 Prozent der Personalentscheider bereits einen Mitarbeiter eingestellt, der nicht den Anforderungen entsprach. HR-Manager stellen außerdem fest, dass etwa jeder zehnte Mitarbeiterwechsel auf einer Fehlentscheidung beim Recruiting beruht. Das ist das Ergebnis einer Studie des Personaldienstleisters Robert Half, der 200 HR-Manager aus Deutschland befragte.

Einer Studie der internationalen Unternehmensberatung Hay Group zufolge, haben fast 70 Prozent der Personaler Schwierigkeiten, geeignete Kandidaten für eine ausgeschriebene Position zu finden.

Von dieser Unfähigkeit kann auch Constanze Buchheim ein Lied singen. Sie gründete im Jahr 2009 die Personalberatung i-potentials, die sich auf die Vermittlung von Talenten in die Digitalwirtschaft spezialisiert hat. Zuvor habe sie als Interimsmanager HR bei Spreadshirt fast zwei Jahre lang jemanden gesucht, der HR für die Digitalwirtschaft machen kann – ohne Ergebnis. Die Gründung von i-potentials war so gesehen eine Verzweiflungstat.

"Die damaligen Personalberater konnten jemanden finden, der mit einem Budget von mehreren Millionen Euro 40 Leute führen kann, aber sie konnten niemanden finden, der mit unternehmerischem Denken und kleinem Budget etwas aufbauen kann", so Buchheim. Etwas wohlwollender formuliert das Sven Semet, Senior Account Executive bei IBM. Er sagt: "Personaler müssen die digitale Transformation verstehen und mitmachen. Einige sind da noch recht zurückhaltend."

Suche nach Fachkräften

Und da liegt der Hase im Pfeffer, wie auch die Personalentscheider selber sagen. 89 Prozent sehen das Recruiting als große Herausforderung an. Denn das Angebot an offenen Stellen ist in Deutschland weitaus größer als die Anzahl qualifizierter Fachkräfte. Mit dem Mangel an Fachkräften mit Spezialwissen oder für Nischenbereiche begründen daher auch 69 Prozent der von Robert Half Befragten die Probleme bei der Personalsuche. 15 Prozent beklagen außerdem einen zu starken Wettbewerb um die besten Fachkräfte.

Doch um die an Bord zu holen, genügt es nicht, in der Zeitung zu inserieren. Auch wer bei Xing eine Anzeige schaltet, sollte nicht davon ausgehen, in den kommenden Tagen eine Flut von Bewerbungen zu bekommen – und Ledermappe und Büttenpapier sollte auch kein Vorzugskriterium mehr sein.

Zweifel an der Zukunft

Nur leider sperren sich viele Unternehmen gegen jegliche Formen der modernen Bewerbung. Laut der Jobsuchmaschine Indeed wollen sich 60 Prozent der Deutschen, die derzeit nach einer neuen Stelle suchen, mobil bewerben. Aber nur zwölf Prozent der befragten Arbeitgeber haben ihre Job- und Karriereseiten für mobile Endgeräte optimiert. Doch nicht nur das: 67 Prozent der befragten Personal-Entscheider bevorzugen die klassische Bewerbungsmappe per Post, 53 Prozent Bewerbungen per E-Mail. 44 Prozent der Teilnehmer schätzen Bewerbungen über Online-Formulare.

Das Internet scheint für viele HR-Kräfte Teufelszeug zu sein. 30 Prozent der befragten Personal-Entscheider befürchten einen Rückgang der Qualität unter den Kandidaten, wenn diese sich über ihr mobiles Gerät bewerben. Ganz anders sieht das Semet: "Wenn beispielsweise ein Ingenieur morgens mit der Bahn zu seinem Arbeitgeber Daimler fährt und beim Surfen mit dem Smartphone eine Stellenanzeige von Porsche entdeckt, sollte er sich direkt online mit seinem Xing-Profil bewerben können. So kann er seinen Marktwert testen und Porsche kann sich anschauen, ob der Kandidat passen würde."

Doch das ist 22 Prozent technisch zu aufwändig – beziehungsweise sie bekommen vom Unternehmen nicht genügend IT-Ressourcen zur Verfügung gestellt.

Das erlebt auch Buchheim in ihrem Arbeitsalltag. "HR-Abteilungen haben die Bedeutung von Active Sourcing oft schon erkannt, doch viele Betriebe aus der Old Economy wollen oder können das, wenn überhaupt nur nebenbei mitmachen", sagt sie. Und wenn der Chef nicht mitspielt, kann der Personaler nicht viel machen. Hinzu komme, dass viele HR-Abteilungen oft weder Unterstützung noch Macht im Unternehmen haben und sich schlicht nicht trauen, neue Wege zu gehen, wie Buchheim erzählt. Das sieht auch Semet von IBM so: "Sowohl Personaler als auch Chefs müssen sich bewegen, um Innovationen voran zu treiben", sagt er.

Breite Aufgabenpalette

Nur die Realität sieht leider anders aus: "Bei kleinen Buden ist der Personaler von der Kantine über die Einstellung von neuen Kollegen für alles verantwortlich", berichtet Sauer vom BPM. Das kann nicht gut gehen. Hinzu komme, dass Unternehmen oft nicht klar genug kommunizieren, was der Personaler können muss, den sie suchen. "In den 50er Jahren waren Personaler noch Lohnbuchhalter, heute sind die Anforderungen immer komplexer", so Sauer.

Entsprechend müssten Personaler gesucht – und auch bezahlt werden. Doch in den HR-Abteilungen wird immer mehr gekürzt, wie Buchheim weiß. Dadurch fehlen die Möglichkeiten, die besten Köpfe ins HR Team zu holen. "Wer einen Blumentopf gewinnen will, muss in HR investieren", sagt sie. "Unternehmen wie SoundCloud, Hitfox & Co. haben das verstanden, investieren entsprechend und haben nicht nur die höchsten Zuläufe, sondern auch die besten Köpfe im Team."

Sammler versus Jäger

Wer heute Fachkräfte finden und nicht vergraulen will, muss Recruiter sein und nicht das von Sauer erwähnte Mädchen für alles. Ein guter Personaler ist aus Sicht der Experten kein Bewerbungsmappen-Sammler, sondern immer ein Jäger. Dafür müssen die HR-Kräfte auf jeden Fall den passiven Arbeitsmarkt ansprechen, also die Fachkräfte, die gar nicht auf der Suche nach einem neuen Job sind, wie Semet betont. Wer Top-Leute will, muss sie sich selbst heranzüchten, oder sie abwerben.

Denn die Guten sind als erstes weg. "Personaler negieren diesen Trend oft und sagen: Wir kriegen immer noch sehr viele Bewerbungen", erzählt Buchheim. Wenn man dann nach der Qualität der Bewerber fragt, sei diese aber immer schlechter. "Die Personaler erklären sich das mit dem Bildungssystem. Dabei sind die Guten bereits von anderen Unternehmen angesprochen und weggefangen", so Buchheim.

Außerdem müssen die HR-Abteilungen weg von harten Fakten. Natürlich spielen Noten und Zeugnisse eine Rolle, aber heute kann es sich kein Unternehmen mehr leisten, Bewerber auszusieben, die keinen Einser-Schnitt oder keinen geraden Lebenslauf haben. Jeden Bewerber, der grundsätzlich auf dem Papier einen guten Eindruck macht, sollte man zumindest kurz sprechen.

"Bewerber scheitern häufig am Verhalten"

Ganz wichtig ist laut Sauer vom BPM, dass Personaler die Fachkräfte nie alleine sucht und einstellt. "Da muss jemand dabei sitzen, der sich fachlich auskennt", sagt er. Denn wie soll denn der studierte BWLer erkennen, welcher Maschinenbauer der Aufgabe im Betrieb am besten gewachsen ist? Der Job des Personalers im Bewerbungsgespräch ist es lediglich, zu überprüfen, ob ein Bewerber zum Unternehmen passt, wie Sauer sagt. Denn: "Am Verhalten scheitern Bewerber deutlich häufiger, als am Fachlichen."

Auch Sven Hennige von Robert Half sagt: "Die Fachabteilung muss sehr eng mit der HR-Abteilung oder dem externen Personaldienstleister zusammenarbeiten und einen optimalen Recruiting-Prozess aufstellen: Vom passgenauen Anforderungsprofil der Stelle über die Suche im eigenen Netzwerk, im aktiven und passiven Bewerbermarkt, professionellen Bewerbungsgesprächen bis hin zu einem erfolgreichen Onboarding-Prozess."

Das erfolgreiche HR-Team

Damit die Personalabteilung das leisten kann, müssen natürlich auch die entsprechenden HR-Fachkräfte im Team sitzen. Semet rät zu einer Mischung aus digital Natives, also der Generation Y, und erfahrenen Personalern. Seine Begründung: "Beförderungen und Kündigungen sind faktenbasierte Entscheidungen, aber für die Auswertung braucht es Erfahrung und für die Ansprache junger Zielgruppen braucht es eben die Jungen."

Damit alles stimmt, muss die Personalabteilung aber auch Jäger suchen und keine klassischen Personalreferenten, die traditionellen HR-Rollenbildern entsprechen, wie Buchheim von i-potentials sagt. Sonst zementieren sich die alten Verhaltensmuster weiter. "HRler sollten bestenfalls ganz nah am Marketing sein, sie müssen gut analysieren können, überzeugend und flexibel sein", rät sie.

Gut vorbereitet ins Bewerbungsgespräch

Doch selbst wenn HR alles richtig macht, wird eine veraltete, nicht auf den Mitarbeiter ausgerichtete Führungskultur im Unternehmen spätestens im Interviewprozess zum Problem. Das bestätigt auch die Umfrage des Recruitinganbieters Softgarden. Demnach zeigen auch die Chefs in spe Defizite. Die Teilnehmer beklagten sich, dass Führungskräfte oft den Eindruck machen, die Unterlagen der Bewerber am Tag des Gesprächs das erste Mal gesehen zu haben. Tatsächlich stimmen nur 54 Prozent der Bewerber der Aussage zu, dass Führungskräfte in den bisher erlebten Bewerbungsverfahren gut über sie informiert waren. Bei den Vertretern der Personalabteilung waren es dagegen immerhin 73 Prozent.

Dass der Bewerber, der eigentlich heiß umkämpft sein sollte, von vielen Führungskräften (und Personalern) nicht auf Augenhöhe sondern als Bittsteller wahrgenommen werde, sei ein großes Problem, so Buchheim. Spätestens in dem Moment, in dem der Manager im Bewerbungsgespräch die Frage stellt: "Warum sollen wir denn ausgerechnet SIE einstellen?" ist der Bewerber weg – da kann auch der beste Personaler nichts mehr machen.


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