Geschäftsreisen So können sich Manager auf Reisen schützen

Überfälle, Entführungen, Unfälle, Krankheiten: Geschäftsreisende leben gefährlich. Wie Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Trainings, Notfallplänen und Apps schützen können.

Kristin Schmidt, Hans-Jürgen Klesse | wiwo.de | , aktualisiert


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Sicherheitstraining vor der Abfahrt

Als sie durch die düstere Tiefgarage auf dem Weg zu ihrem Auto ist, steht der Angreifer plötzlich vor ihr. Pöbelt sie an, schubst sie herum, brüllt: "Los, komm schon! Gib mir dein Geld." Stephanie Schwarz schlägt das Herz bis zum Hals, sie fühlt sich hilflos. Und versucht trotzdem, ruhig auf den Räuber einzureden.

Schließlich gibt sie ihm ihr Geld – der Mann lässt sie gehen und verschwindet in der Dunkelheit. Nur wenige Minuten später bekommt die 33-Jährige ihre Börse zurück und kann aufatmen: Der Überfall war nur gespielt – als Teil eines Sicherheitstrainings, das sie bei ihrem Arbeitgeber absolvierte.

Die Ingenieurin arbeitet für den Spezialglashersteller Schott – seit Anfang des Jahres aber nicht mehr in der Zentrale im beschaulichen Mainz, sondern in der Nähe von Córdoba, drei Stunden Autofahrt von Mexiko-Stadt entfernt. 

Um vor Ort auf etwaige Gefahren vorbereitet zu sein, startete für Schwarz zweieinhalb Monate vor Abflug ein Vorbereitungsseminar. Tipps zum Alltag gehörten genauso dazu wie das Simulieren von Ausnahmesituationen. Schließlich zählt Mexiko zu den gefährlichsten Ländern der Erde, 2011 gab es nur in Nigeria und Pakistan mehr Entführungen.
 
"Die Opfer sollen lernen, in solchen Ausnahmesituationen richtig zu handeln", sagt Jens Greiner, Leiter der Konzernsicherheit bei Schott. Das kann im Ernstfall Leben retten.

Mangelnde Fürsorge

Doch nicht nur Kriminelle können Geschäftsreisenden rund um den Globus gefährlich werden – die Liste der Risiken ist lang: Terroranschläge auf öffentliche Gebäude wie vor einem Jahr in Oslo oder auf Hotels wie 2008 in Mumbai, bürgerkriegsartige Auseinandersetzungen wie zurzeit in Syrien, Naturkatastrophen wie das Erdbeben in Italien im Mai oder klassische Reiserisiken wie Krankheit oder Unfälle – wer auf Dienstreise geht, kann in viele brenzlige Situationen geraten. 

Deshalb überlegt auch die EU-Kommission, die Fürsorgevorschriften für Unternehmen zu verschärfen, um den Schutz für Mitarbeiter zu verbessern. Sie will den sogenannten Corporate Manslaughter and Homicide Act von Großbritannien übernehmen.

Dann könnten Geschäftsführung oder Vorgesetzte auch strafrechtlich verfolgt werden, wenn Reisenden etwas zustößt und der Arbeitgeber die Mitarbeiter nicht rechtzeitig auf mögliche Risiken hingewiesen und dagegen geschützt hat.
 
Standardisierte Schutzprogramme

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen tun sich noch schwer, diese Schutzprogramme zu standardisieren und auf spezifische Regionen gezielt abzustimmen – aus finanziellen und organisatorischen Gründen, vor allem aber, weil sie oft nichts von ihrer Fürsorgepflicht wissen.

Laut Christian Schaaf, Geschäftsführer des Sicherheitsunternehmens Corporate Trust, haben nur 15 Prozent der Mittelständler überhaupt Standards für die Reisesicherheit ihrer Mitarbeiter oder der Geschäftsführung etabliert.



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Doch zumindest zahlreiche Konzerne haben mittlerweile Programme entwickelt, mit denen sie Mitarbeiter vor der Abreise in Krisenregionen zielgerichtet auf die Situation vor Ort vorbereiten.

Sie verpflichten Reisende zu intern entwickelten Kursen oder schicken sie zu Rettungsübungen außer Haus wie dem Absturz-Sicherheitstraining der Fluglinie British Airways, entwickeln Notfallpläne oder installieren Apps auf den Smartphones ihrer Mitarbeiter, die vor Flutwellen warnen oder das Telefon bei Diebstahl unbrauchbar machen.

"Das hohe Reiseaufkommen und die zunehmenden Gefahren haben das Risikobewusstsein geschärft", sagt Oliver Scholz, BWL-Professor an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin. "Mitarbeiter auf Geschäftsreisen vorzubereiten wird für Unternehmen immer wichtiger."
 
Während früher vor allem Geschäftsführer und Vorstände von München nach Singapur oder von Frankfurt nach Rio reisten, sind heute auch Ingenieure und das mittlere Management weltweit unterwegs. Gut acht Millionen Mitarbeiter deutscher Unternehmen fahren und fliegen regelmäßig durch die Welt, laut Verband Deutsches Reisemanagement kamen sie 2011 auf knapp 155 Millionen Dienstreisen.

40 Millionen dieser Reisen führten ins Ausland, davon 28 Millionen nach Europa, der Rest verteilte sich auf Asien, Afrika und Amerika.

Problematische Regionen

Hinzu kommt: Viele Business-Trips lassen sich nicht lange im Voraus planen, sondern werden kurzfristig nötig – wenn etwa im Hafen von Karatschi ein Schiff wegen Maschinenschaden festliegt oder ein Monteur eingeflogen werden muss, um auf einem Ölfeld in Saudi-Arabien einen gebrochenen Bohrkopf zu reparieren.

Wie gefährlich das Arbeiten in diesen Regionen sein kann, zeigt das Schicksal eines Ingenieurs, der für den Baukonzern Bilfinger Berger jahrelang in Nigeria war: Der Mann wurde im Januar nahe der nordnigerianischen Stadt Kano von Islamisten entführt und bei einem Befreiungsversuch durch nigerianisches Militär im Mai von den Entführern getötet.

Natürlich droht nicht gleich an jeder Ecke der Tod – dennoch müssen Geschäftsreisende heute mit Extremsituationen umgehen lernen – etwa bei sogenannten Carjackings, bei denen die Angreifer den Fahrer an Ampeln oder in abgelegenen Stadtvierteln mit Waffen bedrohen, um das Auto in ihre Gewalt zu bringen.
 
Vorsicht kurz vor Mitternacht!

Bei Expressentführungen werden die Opfer gezwungen, am nächsten Geldautomaten Bargeld zu ziehen. Experten schätzen den Schaden auf mehr als 100 Millionen US-Dollar pro Jahr – allein in Mexiko-Stadt gibt es täglich mehr als 70 solcher Kurzzeit-Kidnappings, die selten mehr als eine halbe Stunde dauern.

Am gefährlichsten sind die Minuten vor Mitternacht: Die Täter zwingen ihre Opfer dann häufig, den Höchstbetrag zweimal abzuheben – einmal kurz vor und ein zweites Mal unmittelbar nach dem Datumswechsel.
 


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So spektakulär kriminelle Übergriffe auf Geschäftsreisende auch sind: "Das größte Risiko auf Reisen sind Verkehrsunfälle, Herz- und Kreislauferkrankungen sowie Infektionen", sagt Jadwiga Dutsch, ärztliche Leiterin der International-SOS-Alarmzentrale in Neu-Isenburg.
 
Wie unerwartet die eigene Gesundheit zum Risiko werden kann, musste Klaus Münninger (Name geändert) erfahren. Der Bayer-Mitarbeiter sollte in São Paulo ein IT-Projekt vorbereiten. Vom langen Flug und der Hitze geschlaucht, wollte er die Zeit bis zu seinem Termin für ein Nickerchen im Hotel nutzen.

"Das Nächste woran ich mich erinnere, ist, wie ich im Krankenhaus sitze und ein brasilianischer Arzt auf mich einredet", sagt er. Da ist es zehn Uhr abends. An die Stunden dazwischen kann Münninger sich nicht erinnern. Heute kann er unbeschwert von dieser Situation erzählen.

Das reibungslose Notfallprogramm seines Arbeitgebers und die Geistesgegenwart seines Kollegen imponierten ihm dabei besonders: Weil Münninger zum vereinbarten Treffen nicht aufgetaucht war, war sein Bayer-Kollege zusammen mit einem Hotelangestellten in Münningers Zimmer geeilt.

Dort lag Münninger auf seinem Bett, frisch geduscht und angezogen – war aber nicht ansprechbar. Das Hotelpersonal verständigte einen Krankenwagen, Münningers Kollege wählte die Notfallnummer seines Arbeitgebers, die rund um die Uhr besetzt ist.

Notfall nach Plan

Dieser Anruf bei der Konzernsicherheit setzte einen detailliert geplanten Prozess in Gang: Die Bayer-Niederlassung in São Paulo wurde verständigt und rief in der Klinik an, um die Kostenübernahme aller Untersuchungen zu garantieren – sonst hätten die Ärzte mit der Behandlung wohl gar nicht begonnen.
 
"Das kann im Notfall zum Problem werden", sagt Michael Sorge, Leiter der Konzernsicherheit bei Bayer. Vier Tage testeten die Ärzte ihren Patienten auf Schlaganfall, Herzinfarkt und andere körperliche Beschwerden. Ihre Diagnose: transiente globale Amnesie – eine sehr seltene Form vorübergehenden Gedächtnisverlusts, gepaart mit Orientierungslosigkeit und Bewusstseinsstörungen.
 


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Auch in der Leverkusener Zentrale begann mit dem eingehenden Notruf die Maschinerie zu laufen: Eine Diplom-Psychologin und ein weiterer Mitarbeiter aus Sorges Team fuhren zu Münningers Frau, um sie mit der schlechten Nachricht nicht alleine zu lassen. Sogar einen Flug nach Brasilien auf Konzernkosten bot Bayer ihr an.

Mechanismen, die in Extremsituationen reibungslos funktionieren, sind das eine. Mindestens genauso wichtig ist es, Gefahren vorzubeugen – etwa bei Malaria, die in Teilen Afrikas und Asiens weiterhin zu den Hauptproblemen für Reisende gehört.

"Die meisten Erkrankungen können bei richtiger Vorsorge verhindert werden", sagt Jadwiga Dutsch von International SOS.
 
Die Mitarbeiter von Adidas können sich in medizinischen Fragen an den Betriebsarzt in der Konzernzentrale wenden. Nicht nur die passende Malariaprophylaxe, auch notwendige Impfungen und Tipps für Langstreckenflüge gibt es dort.
 
Hinweise zur Sicherheit, Wechselkursen oder Wetterlage stehen ihnen in einer Datenbank zur Verfügung. Ein Dienstleister hat diese eingerichtet und aktualisiert sie ständig. Adidas teilt Reiseziele in fünf Risikostufen ein.

Level eins gilt für unbedenkliche Länder wie Norwegen oder Irland, Level fünf für Kriegsgebiete. Wer in Länder der Stufe vier und fünf reist, braucht eine Genehmigung vom Personalchef oder einem Vorstandsmitglied. "Das sensibilisiert den Reisenden noch mal zusätzlich für erhöhte Sicherheitsrisiken", sagt Achim Schmitz, Leiter des Reisemanagements bei Adidas.
 
Genaue Vorbereitung auf das Zielland

Darüber hinaus machen es standardisierte Abläufe den Adidas-Mitarbeitern leicht, sich auf die Lage in ihren Zielländern vorzubereiten. Von Kranken- über Gepäck- bis zur Unfallversicherung sind alle Policen automatisch abgeschlossen – damit auch kurzfristig anberaumte Auslandsreisen unproblematisch sind.

Sobald ein Mitarbeiter eine Reise bucht, bekommt nicht nur er alle Informationen zu Hin- und Rückflug und gebuchtem Hotel, die Reisedaten werden, Telefonnummer des Reisenden inklusive, an den Sicherheitsdienstleiter weitergeleitet und im System gespeichert.

Damit wissen alle Beteiligten, wann der Reisende wo ist, und können ihn jederzeit erreichen. Denn "das beste Reisemanagement versagt, wenn das Unternehmen nicht weiß, wo seine Mitarbeiter gerade sind", sagt Scholz von der HTW Berlin.

Bei Adidas wissen sie das genau. Denn auch vor Ort werden die Reisenden umfassend betreut – so wie Marcus Reichel. Der Leiter der Versicherungsabteilung musste im Februar nach Kasachstan reisen, weil in der ehemaligen Hauptstadt Almaty ein Lager in Brand geraten war.

Auf sich allein gestellt war Reichel während seines dreitägigen Aufenthalts nie. Ein von Adidas beauftragter Fahrer holte ihn am Flughafen ab, so "musste ich keine Angst haben, dass ich an einen Abzocker gerate, der sich als Taxifahrer ausgibt", sagt Reichel. Damit war auch sichergestellt, dass das Auto verkehrstüchtig ist, "was in solchen Ländern keinesfalls Standard ist".

Und keine Lappalie – Verkehrsunfälle sind laut Weltgesundheitsorganisation die häufigste vermeidbare Todesursache bei Auslandsreisen.


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Adidas-Mitarbeiter aus Kasachstan holten den Gast aus Germany stets vom Hotel ab, begleiteten ihn zu Geschäftstreffen und zum Abendessen. "In einem Land", sagt Reichel, "in dem man keine Schilder lesen und nur mit wenigen Menschen sprechen kann, fühlt man sich immer besser, wenn ein Muttersprachler dabei ist."

Mitarbeiter des Nürnberger Technologie- und Rüstungskonzerns Diehl, die kurzfristig ins Ausland müssen, bekommen es mit Martin Joost zu tun. Er ist für Reisesicherheit verantwortlich, erstellt ein Risikoprofil, das auf die Reise des jeweiligen Kollegen passt, und informiert ihn über etwaige Gefahren.
 
Ist die Vorbereitungszeit für Reisen in Krisenländer zu kurz – je nach Region sind drei bis sieben Tage nötig –, kann der Mitarbeiter im Zweifelsfall nicht aufbrechen.

Sicherheit hat Priorität

"Die Sicherheit des Reisenden", sagt Joost, "hat oberste Priorität." Das galt natürlich auch beim Tsunami vor der Küste Japans im Frühjahr 2011.

Damals schaffte es Bayer innerhalb einer Stunde, alle Mitarbeiter zu stoppen, die auf dem Weg in das Gebiet waren – dank seines internen Reisebüros konnte Bayer jeden identifizieren, der entweder schon in Japan war oder sich auf dem Weg dorthin befand – nicht selbstverständlich angesichts der 112.000 Mitarbeiter, die weltweit für den Chemiekonzern tätig sind.


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Wer, wie vor allem viele Mittelständler, Kosten und Aufwand einer eigenen, internen Reisesicherheitsabteilung scheut, kann auf Dienstleister wie Allianz Global Assistance oder die Europäische Reiseversicherung zurückgreifen, die neben ihren Standardpaketen für Reise- und Gepäckversicherungen auch Assistance-Dienste anbieten.

Mitarbeiter der durchgehend besetzten Hotlines helfen zum Beispiel beim Verlust von Reisedokumenten, suchen Dolmetscher, organisieren einen Krankenrücktransport oder vermitteln einen Anwalt, wenn Reisende im Gefängnis sitzen.

Hilfe per Handy

Das solche Inhaftierungen vorkommen, zeigt der Fall eines deutschen Kunstspediteurs, der seit Monaten in China einsitzt, weil er den Zoll betrogen haben soll. Manche Sicherheitsdienstleister übernehmen sogar die Evakuierung von Mitarbeitern, etwa bei Naturkatastrophen oder politischen Unruhen.

Ganz neu ist eine Assistance-App für Smartphones von International SOS: Über den Bildschirm lassen sich nicht nur Sicherheits- und Gesundheitsinformationen, etwa über notwendige Impfungen für das jeweilige Reiseziel, abrufen.

Das Programm informiert per Alarm etwa über Streiks am Flughafen. Der Clou: eine Notfalltaste, über die man automatisch mit einer Person verbunden wird, die Deutsch spricht, den Reisenden bei Bedarf mit einem deutschsprachigen Arzt verbindet oder andere Hilfestellungen leistet.

Ortungs-App für Mitarbeiter

Auch Bayer setzt auf neueste Technologien, um die Sicherheit seiner Mitarbeiter zu gewährleisten: Vor wenigen Tagen präsentierte der Konzern die Notfall-App My Security Guard, die künftig jeder Mitarbeiter herunterladen kann. Wer sich mit seiner Mobilnummer registriert, ist für seinen Arbeitgeber im Notfall zu orten.
 
"Bei einem Erdbeben etwa können wir per Knopfdruck sehen, wer sich in den betroffenen Gebieten aufhält", sagt Sorge. Diese Teilnehmer erhalten dann umgehend eine SMS mit den nötigen Hinweisen – selbst dann, wenn das Netz, wie so oft in Ausnahmesituationen, überlastet ist. Denn dank Premiumversand haben Bayers Notfallnachrichten stets Priorität.

Zuerst veröffentlicht auf wiwo.de

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