Dienstreisen Ein bisschen mehr Luxus

Dienstreisen dürfen wieder komfortabler sein: besserer Service und mehr Komfort statt Gängelei und Sparkurs. Unternehmen erkennen, dass Ausgaben für Dienstreisen Investitionen in die eigene Zukunft sind.

Hans-Jürgen Klesse, wiwo.de | , aktualisiert

Ein bisschen mehr Luxus

Foto: frolova_elena/Fotolia.com

Viele aus dieser Generation entscheiden sich lieber für den Smart vom Carsharing-Anbieter anstelle eines Golf vom Autovermieter. Und statt in der standardisiert eintönigen Tristesse eines Maritim Hotels übernachten sie lieber in klassenlosen, aber hippen Herbergen wie etwa dem 25Hours in der Hamburger Hafencity, wo der Tagungsraum hinter einem alten Container versteckt ist und die Gäste im Restaurant "Heimat" auf Teppichstapeln sitzen.

Und auch am anderen Ende der Alterskohorte haben reisende Mitarbeiter in Zukunft andere Bedürfnisse. Das Kreditkartenunternehmen AirPlus fordert darum spezielle Reiserichtlinien für diese Gruppe. Fast ein Fünftel der Unternehmen in Nordeuropa gewährt ihren Silver Agern höhere Serviceklassen im Flugzeug, schnellere Umsteigeverbindungen und mehr Komfort im Hotel. In deutschen Unternehmen sind solche Regelungen noch die Ausnahme. Noch.

Preisgünstiges Plus

Das Plus an Komfort muss nicht unbedingt mehr kosten – das Reisemanagement muss nur andere Schwerpunkte setzen. Wie das geht, zeigt der Anlagenbauer Dürr. Rund 4.500 der weltweit 7.500 Beschäftigten sind Vielreisende. Der mit Abstand größte Teil des gut 45 Millionen hohen Reisebudgets entfällt auf die Flugkosten.

Grundsätzlich ist für alle Reisenden die Economy vorgeschrieben, aber es gibt Ausnahmen. Dürr-Dienstreisende, die zum Beispiel sofort nach der Ankunft beim Kunden vorsprechen müssen, haben Anrecht auf ein Businessclass-Ticket. Damit die Mehrkosten nicht aus dem Ruder laufen, hat Travel Manager Marcus Scholz mit vielen Airlines eigene Preise ausgehandelt.

Mehr Komfort

Darüber hinaus dürfen die Mitarbeiter in die von rund 30 Fluglinien (ab November auch von Lufthansa) angebotene Premium Economy umsteigen, in der sie mehr Platz und besseren Service bekommen. Zwar gibt es streckenabhängige Preisobergrenzen, aber wer frühzeitig bucht, hat gute Chancen auf mehr Komfort.

Die Monteure des Anlagenbauers wissen das zu schätzen. Viele sind 120 Tage im Jahr im Ausland unterwegs, "unsere Aufgabe ist es, ihnen ihre Tätigkeit so angenehm wie möglich zu machen", verspricht Scholz.

Beide sind um die 50, aber sie kommen aus verschiedenen Welten. Im grauen Zwirn der eine, in Jeans und Lederjacke der andere: der Geschäftsführer eines baden-württembergischen Anlagenbauers und der Ingenieur eines hessischen Unternehmens der gleichen Branche. Der im Manager-Outfit will einem chinesischen Autohersteller eine neue Lackieranlage verkaufen, der im Freizeit-Look soll eine gerade aus Deutschland gelieferte Montagestraße anfahren und die Arbeiter vor Ort anlernen. Beide machen einen ganz unterschiedlichen Job, aber der eine ist auf den anderen angewiesen, um erfolgreich zu sein.

Dass beide in der Businessclass-Kabine des Lufthansa-Flugs LH 720 von Frankfurt nach Peking in den nächsten Stunden nebeneinander sitzen, ist dennoch nicht selbstverständlich. Wem auf Dienstreisen wie viel Komfort zusteht, ist in deutschen Unternehmen häufig immer noch hierarchieabhängig. Nur die höheren Ränge dürfen die teuren Plätze vorn im Flieger belegen, für alle anderen gilt das Gesetz der Kostenbremse – Hauptsache, das Ticket war billig, Komfort ist Nebensache.

Reiseausgaben als Investition

Aber die Zeiten ändern sich. Seitdem die Konjunktur brummt und die Auftragsbücher wieder voll sind, denken die Verantwortlichen in vielen Unternehmen anders über Dienstreisen. Der Anteil derer, die zumindest bei längeren Flügen in der Business reisen dürfen, steigt. Große Konzerne wie der Anlagenbauer Dürr aus dem schwäbischen Bietigheim-Bissingen oder der Paderborner Autozulieferer Hella verfahren so, aber auch Mittelständler wie die Beumer Group aus dem münsterländischen Beckum, die Förderbänder und Logistiksysteme in alle Welt exportiert.

Gut so, findet Florian Storp, Geschäftsführer von Egencia in Deutschland, der Geschäftsreisesparte des Reiseportals Expedia: "Ohne Geschäftsreisen kann ein Unternehmen kein Geschäft machen, darum sind Reiseausgaben keine Kosten, sondern Investitionen in die Zukunft. Nicht das Budget allein sollte im Fokus stehen, sondern vielmehr Service und Komfort für den Reisenden."

Zumal die Reiseregeln inzwischen auch zum wichtigen Kriterium bei der Anwerbung von Fachkräften oder Managementnachwuchs geworden sind: Je besser ein Unternehmen seine Mitarbeiter bei Geschäftsreisen unterstützt, desto attraktiver ist es als Arbeitgeber, hat eine Studie der Geschäftsreisebüroketten im Deutschen ReiseVerband (DRV) ergeben.

Rund 9,4 Millionen Mitarbeiter deutscher Unternehmen sind mehr oder weniger regelmäßig dienstlich auf Achse. Zu den Globalisierungsnomaden zählen Top-Manager und kaufmännische Angestellte ebenso wie Techniker und Monteure. Gereist wird, um den Kontakt zu Kunden und Zulieferern zu halten, um irgendwo in der Welt Anlagen zu warten, um Messen zu besuchen oder um Mitarbeiter zu schulen. 2012 gaben deutsche Firmen für gut 166 Millionen Reisen fast 47 Milliarden Euro aus.

Wem dabei welche Flugklasse zusteht, wie viele Sterne das Hotelzimmer haben darf, mit welchen Airlines oder Hotelketten zusammengearbeitet wird, ob die Sekretärin für den Reisenden bucht oder ob er das über eine Plattform selber machen muss, ist in den Reiserichtlinien fixiert. Um deren Gestaltung, den Einkauf von Flugtickets und Hotelzimmern und die Preisverhandlungen mit den Dienstleistern kümmert sich in Großunternehmen und bei vielen Mittelständlern ein Travel Manager.

Rückblick: Travelmanager als Sparkommissar

Mit dem gestiegenen Wettbewerbsdruck für die deutsche Wirtschaft, vor allem aber durch die Finanz- und Wirtschaftskrise haben sich die Prämissen des Reisemanagements verändert. Nicht mehr der Service für die Reisenden stand im Vordergrund, sondern das Kappen der Kosten, die Travel Manager wurden zu Sparkommissaren: Holz- statt Businessklasse im Flugzeug, zweite statt erste Klasse in der Bahn, Drei- statt Vier-Sterne-Hotel, öffentlicher Nahverkehr statt Taxi wurden zum Standard.

Mittlerweile geht es der deutschen Wirtschaft wieder gut, den Geschäftsreisenden wird mehr Komfort zugestanden: "Wo die Auftragsbücher voll sind, werden die Richtlinien gelockert", sagt Liane Feisel vom Travel-Management-Beratungsunternehmen Feisel Consulting. Innerdeutsch und auf Europaflügen bleibt die Economyklasse zwar Standard, auf Langstrecken spendieren viele Firmen ihren Vielfliegern aber wieder die Businessclass.

Meistens gibt es das Upgrade erst bei Flügen von mehr als vier, teilweise auch sechs oder sieben Stunden, wie beim Paderborner Autozulieferer Hella. Der Leuchtenhersteller hat aber zusätzlich eine Härteregelung in seinen Reiserichtlinien eingebaut: "Nach der vierten Langstreckenreise im Jahr darf automatisch Business geflogen werden", sagt Personalchef Markus Richter.

Die neue Freiheit schlägt sich auch im Verkehrsaufkommen nieder. Auf den Strecken nach Nordamerika ist der Businessclass-Anteil seit 2009 von 37 auf 40 Prozent gestiegen, auf Asienflügen von 39 auf 45 Prozent, nach Südamerika sogar von 49 auf 58 Prozent, ergab eine Auswertung der Geschäftsreisebürokette FCm Travel.

Vorsicht vor dem Eigentor

Stefan Vorndran, Chef von BCD Travel, sieht aber noch Raum für Verbesserungen: "Nur 40 Prozent der deutschen Vielreisenden fühlen sich gut von ihren Unternehmen unterstützt." Bemängelt wurden in der Studie "Chefsache Business Travel" des Deutschen ReiseVerbands (DRV) vor allem Zeitverluste durch mangelhafte Planung und fehlender Komfort. "Begehrte Fachkräfte können Sie nicht in die Holzklasse zwängen", warnt Beatrice Lingnau von der Geschäftsreisebürokette Hogg Robinson.

Unternehmen, die auf Kosten ihrer Vielreisenden sparen, laufen Gefahr, ein Eigentor zu schießen: Für 75 Prozent aller Angestellten, die regelmäßig beruflich auf Achse sind, ist der Reisekomfort ein entscheidender Faktor bei der Beurteilung der Attraktivität ihres Arbeitgebers. Anders ausgedrückt: Nicht nur Gehalt und Karriereaussichten spielen bei der Jobsuche eine Rolle, auch die Ausgestaltung der Reiserichtlinien ist ein Kriterium.

Bitte, keine Kontrollfreaks

Produzierendes Gewerbe und Handel haben das nach Vorndrans Einschätzung bereits weitgehend berücksichtigt, im Dienstleistungssektor und bei vielen Mittelständlern gibt es allerdings Nachholbedarf. Das gilt vor allem für kleinere Unternehmen, die weniger bekannt sind und ihren Sitz abseits attraktiver Standorte haben. Kaum nachvollziehbar, denn für 97 Prozent dieser Firmen ist die Gewinnung von Fach- und Führungskräften die wichtigste strategische Zukunftsaufgabe und rangiert weit vor dem freien Zugang zu Rohstoffen oder den Energiekosten, ergab eine Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte unter Mittelständlern in Nordrhein-Westfalen.

"Travel Manager, die sich als Hilfspolizisten verstehen, passen nicht zu den neuen Anforderungen", kritisiert Egencia-Chef Storp. Zumal die Rolle des Kontrollfreaks häufig nicht mehr zur veränderten Unternehmenslandschaft passt: "Die Reiserichtlinie muss zur Firmenphilosophie passen", fordert Beraterin Feisel.

In Softwarefirmen oder bei Modeherstellern, in denen Turnschuhe, Jeans und T-Shirt üblich sind und wo junge Chefs und ihre gleichaltrigen Mitarbeiter sich duzen, wird auch mehr Reisefreiheit verlangt. "Diese Leute sind mit mobiler Kommunikation groß geworden, sie wollen nicht mehr im Sekretariat oder in der Reisestelle anrufen, sondern flexibel sein und mit ihrem Smartphone oder Tablet buchen", sagt Storp.

Zuerst veröffentlicht auf wiwo.de

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