Bürokommunikation Erstes Gebot: Du sollst nicht allen alles erzählen!

Das Lesen und Versenden überflüssiger Nachricht frisst zu viel Arbeitszeit. Manche Unternehmen haben deshalb den E-Mail-Verkehr eingestellt. Zumindest intern. Als Gegenentwürfe gewinnen firmeineigene Wissensportale an Bedeutung.

Karriere.de | , aktualisiert


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Jetzt ist Schluss

Dankeschön Facebook, Twitter, LinkedIn und Co: Immer mehr Menschen investieren immer mehr Zeit in Kommunikation mit anderen Menschen. Darüber sollte man sich freuen, denn Kommunikation, das haben wir gelernt, ist immer gut.

Einige ärgern sich aber auch darüber: Thierry Breton zum Beispiel, CEO und Chairman von Atos, einem IT-Dienstleister mit weltweit über 74.000 Mitarbeitern, ist der Kragen geplatzt: Bis zu 20 Stunden pro Woche verbringen seine Mitarbeiter damit, Mails zu lesen und zu beantworten. Damit soll jetzt Schluss sein.

"Das E-Mail-Aufkommen in Unternehmen ist nicht mehr wirtschaftlich zu bewältigen", sagt er und hat darum der E-Mail den Krieg erklärt: Für die externe Kommunikation sind Mails wohl auch in Zukunft unverzichtbar, nicht aber für den firmeninternen Austausch. Innerhalb von drei Jahren soll die E-Mail darum aus seinem Unternehmen verschwunden sein.

E-Mails sind Informationskiller

Das klassische Beispiel: Sie möchten einem Kollegen ein kurzes Protokoll über ein vorangegangenes Meeting senden. Besser noch: Sie informieren gleich alle, die es interessieren könnte. Sie legen eine CC-Liste an.

Das ist in den meisten Fällen auch gut gemeint, klappt aber nur selten.


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Denn Mailverteiler haben die angeborene Tendenz zu wachsen wie ein bösartiges Geschwür: Am Ende hat die halbe Firma das Protokoll in der Mailbox, zusammen mit ganz vielen anderen Protokollen, die aber natürlich alle nicht mehr gelesen werden.

Abhilfe versprechen so genannte "collaboration tools", die als firmeneigenes Wissensportal oder zur Unterstützung der Projektarbeit eingesetzt werden. Auf diesen Plattformen können alle wichtigen Informationen strukturiert gespeichert und wieder abgerufen werden.

Der wesentliche Vorteil dieser Tools, die ähnlich wie ein spezielles Wiki oder ein firmeneigenes Facebook funktionieren, liegt darin, dass jeder Mitarbeiter die für Ihn relevanten Informationen nur dann abruft, wenn er sie braucht. So könnte ein massiver Schutzwall gegen überflüssige Nachrichten entstehen, ohne dass wertvolles Wissen verloren geht.

Umerziehungsprogramm für "digital natives"

Soweit die Theorie. In der Praxis geht es um weit mehr, als nur neue Softwareprogramme zu installieren - alle Mitarbeiter müssen ihr Verhalten dauerhaft ändern.

Das trifft auch und besonders die so genannten "digital natives", die mit Wikis und Facebook erwachsen wurden. Dabei haben sie gelernt, wie einfach es ist, jederzeit mit allen Bekannten und Freunden unbegrenzt zu kommunizieren. Die erste Lektion für jeden "digital native" lautete: Teile allen alles mit!

Am Berufsalltag müssen auch die "digital natives" umdenken: Die Erste Grundregel für Angestellte lautet jetzt: Du sollst nicht allen alles erzählen.

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