Aufrüsten im Home-Office Kollege Roboter sorgt für den Flurfunk

Wer ständig zu Hause arbeitet, kann seine Gesundheit und seine Karriere gefährden. Vier typische Fallen lauern auf Heimarbeiter. Aber es gibt auch digitale Hilfen. Sogar mit Spaßfaktor...

Kristin Schmidt, wiwo.de | , aktualisiert

Kollege Roboter sorgt für den Flurfunk

Flurfunk 2

Foto: mast3r / Fotolia.com

Bevor Nicolas Preuß um die Ecke biegt, hören seine Mitarbeiter keine Schritte, sondern ein Surren. Der 35-Jährige ist Teamleiter beim Logistikunternehmen Time Matters und zuständig für sieben Angestellte. Die Firma sitzt im hessischen Neu-Isenburg, Preuß arbeitet meist im bayrischen Landsberg am Lech – vier Autostunden entfernt.

Seit zwei Jahren praktiziert Preuß fast ausschließlich "Management by rolling around", und zwar dank eines Roboters des US-Herstellers Suitable Technologies. Das Gerät namens Beam besteht aus einem Bildschirm auf zwei Stelzen und fünf Rädern, Preuß bedient es von zu Hause aus mit dem Steuerkreuz seiner Tastatur.

Technischer Schnickschnack? Keineswegs. "Ohne den Roboter könnte ich meinen Job nicht aus dem Home-Office machen", sagt Preuß, der bei dem Unternehmen Stammzellentransporte koordiniert. "Ich muss für mein Team ansprechbar sein."

Keine zufälligen Gespräche auf dem Flur

"Nico", ruft ein junger Mitarbeiter, als er das unverwechselbare Surren hört. "Ist nicht so wichtig, aber kannst du gleich mal vorbeikommen? Ich habe eine Frage." Preuß grinst. Für solche vermeintlich unwichtigen Anliegen setzt niemand eine Telefonkonferenz an: "Ich will mir dafür trotzdem Zeit nehmen", sagt Preuß, "auch ohne körperlich anwesend zu sein."

Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) hält die Roboterlösung für legitim. "Eines der größten Probleme beim Home-Office ist, dass keine zufälligen Gespräche mehr stattfinden", sagt die Expertin, die zu flexiblen Arbeitsformen forscht. Doch genau aus solchen scheinbar belanglosen Konversationen entstehen häufig neue Ideen: "Nur wer den Flurfunk mitbekommt, hat ein Gefühl dafür, wie die Stimmung im Unternehmen ist und was die Kollegen umtreibt."

"Bei vielen folgt nach einigen Monaten Homeoffice die Ernüchterung"

Dank seines Roboters kann Preuß umsetzen, wovon viele Deutsche träumen. Die Arbeit im Homeoffice ist für sie nach wie vor ein unerfüllter Wunsch. Laut einer Studie des Bundesarbeitsministeriums aus dem Jahr 2015 hätten knapp 40 Prozent der Angestellten, die bislang nicht im Homeoffice arbeiten, gerne die Möglichkeit dazu. Als Hauptgründe geben sie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie weniger Fahrzeit an. Und tatsächlich: Lästige Staus wären passé, das gemeinsame Mittagessen mit den Kindern eher Regel als Ausnahme. Und wenn am Nachmittag der Schädel dröhnt, könnte der Heimarbeiter spontan mit dem Hund eine Runde Gassi gehen, um so den Kopf wieder freizubekommen. So lautet zumindest die Idealvorstellung.

Doch die schöne neue Arbeitswelt hat ihre Tücken. Für den Chef bedeutet es mehr Koordination, wenn seine Angestellten von zu Hause aus arbeiten – und die wiederum müssen diszipliniert sein. Studien unterstreichen, dass Arbeitnehmer im Homeoffice häufiger gestresst und einsam sind – und obendrein seltener befördert werden als Büroarbeiter. "Bei vielen folgt nach einigen Monaten Homeoffice die Ernüchterung", sagt Karriereberaterin Svenja Hofert. Doch es gibt Hoffnung: "Wer sich vorher überlegt, wie er seinen Job von zu Hause aus gestalten kann, und das auch mit Kollegen und dem Chef bespricht, kann durchaus positive Ergebnisse erzielen", sagt sie.

Aber welche Fallen lauern im Homeoffice? Welche sind besonders tückisch? Was tun Unternehmen, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen? Und was raten Experten den Heimarbeitern? Die vier typischen Homeoffice-Fallen – und wie man sie vermeidet.

1. Mangelnde Disziplin und Selbstführung

Die Aufgabenliste ist gut gefüllt, der Frühstückstisch auch. Warum also sich beeilen, wenn man seine Termine selbst einteilen kann? Ein Trugschluss, der so manchen Heimarbeiter ins Chaos stürzt. "Wer regelmäßig im Home-Office arbeiten will, braucht eine gewisse persönliche Reife", sagt Beraterin Hofert. "Selbstführung ist die Grundvoraussetzung, damit das Arbeiten außerhalb des Büros funktioniert."

Das musste vor einigen Monaten auch Anna Milaknis erkennen. Die Beraterin und Gründerin arbeitet oft von zu Hause. Um ihre To-do-Listen besser in den Griff zu bekommen, verabredete sie sich täglich mit ihrer Schwester zum Telefonat. Erzählte ihr morgens, was sie bis abends vorhatte, und abends, was sie tatsächlich geschafft hat. Ihre Schwester wurde zur Kontrollinstanz.

Weil das so gut klappte, entwickelt Milaknis daraus derzeit eine Geschäftsidee. Mit ihrem Start-up Frog List will sie sogenannte Work-Buddies für tägliche Kontrolltelefonate vermitteln. Wer mitmachen will, muss einen Fragebogen ausfüllen, anschließend sucht sie in einer Datenbank den passenden Partner – je nach Tätigkeit und Charakter.

Zwar steht das Start-up noch am Anfang, die Idee halten aber auch Experten wie Josephine Hofmann vom IAO grundsätzlich für interessant. "Es ist sicherlich hilfreich, einen Sparringspartner zu haben", sagt die Wissenschaftlerin. Das müsse allerdings freiwillig geschehen. "Sobald solche Tandems von den Vorgesetzten eingerichtet werden, verlieren sie ihre Wirkung."

2. Keine klare Abgrenzung von Arbeit und Privatleben

Vor einigen Monaten war live im Fernsehen zu bestaunen, wie schwierig die Trennung von Job und Familie im Home-Office tatsächlich ist. Robert Kelly, Professor an der südkoreanischen Pusan-National-Universität, war der BBC für ein Interview zugeschaltet. Plötzlich tanzte seine gut gelaunte vierjährige Tochter ins Arbeitszimmer, nur wenige Sekunden später folgte ein Baby im Lauflernwagen. Kelly, sichtlich bemüht, die Konzentration zu wahren, wurde wenig später von seiner hastig hereinstürmenden Frau erlöst, die die Kinder hinauszerrte.

Tatsächlich bringt die Arbeit in den eigenen vier Wänden die Work-Life-Balance bisweilen aus dem Gleichgewicht. Eine aktuelle Studie der International Labour Organization (ILO) zeigt: Während nur 29 Prozent der Büroarbeiter unter Schlafstörungen leiden, sind es bei den mobilen Mitarbeitern und denjenigen, die von zu Hause arbeiten, 42 Prozent. Auch ihr Stresspegel liegt der Untersuchung zufolge deutlich höher.

"Viele vergessen, dass die Absprache mit der Familie genauso wichtig ist wie die mit dem Arbeitgeber", sagt Karriereberaterin Hofert. Denn während viele Arbeitnehmer im Homeoffice mittlerweile mit ihren Vorgesetzten vereinbaren, zu welchen Zeiten sie erreichbar sind, gibt es für die Familienmitglieder nur selten feste Regeln. Auch dem Partner und den Kindern muss klar sein: Arbeiten von zu Hause ist kein Privatvergnügen, Störungen sind unangebracht. Nur dann funktioniert die Abgrenzung zwischen Beruf und Privatleben.

Forscherin Hofmann begleitete vor einigen Jahren eine Gruppe im baden-württembergischen Wirtschaftsministerium, die ein halbes Jahr im Homeoffice arbeitete. Das Ergebnis: Die Männer fanden es toll, mit ihren Kindern Mittag zu essen. Die Frauen hingegen beklagten, durch das Homeoffice wieder fürs Kochen verantwortlich zu sein. "Auch dafür braucht es klare Absprachen", sagt Hofmann. "Machen Sie Ihrem Partner klar: Nur weil Sie zu Hause arbeiten, sind Sie nicht für den Haushalt verantwortlich."

3. Im Homeoffice unsichtbar werden

Nicholas Bloom, Professor an der amerikanischen Stanford-Universität, veröffentlichte im Jahr 2014 eine umfassende Studie. Dazu hatte er neun Monate lang knapp 250 Callcenter-Mitarbeiter eines chinesischen Reiseunternehmens begleitet. Die eine Hälfte arbeitete wie gewohnt im Büro, die andere von zu Hause aus. Das hatte durchaus positive Seiten: Sie leisteten mehr und waren seltener krank. Doch gleichzeitig entdeckte Bloom einen veritablen Nachteil: Sie wurden seltener befördert.

Eine Erkenntnis, die zu Hofmanns Erfahrungen passt. "Wir sind immer noch so sozialisiert, dass wir zum Arbeiten ins Büro rennen", sagt sie. "Im Umkehrschluss denken wir: Wer nicht im Büro ist, der arbeitet auch nicht." Diese Haltung müssten vor allem die Führungskräfte überdenken, wenn sie leistungsgerecht befördern wollen.

Experten empfehlen Vorgesetzten, Beurteilungen nicht an Jahresziele zu knüpfen. Angestellte im Homeoffice bräuchten kurzfristigere Ziele. Das steigere ihre Motivation und erleichtere dem Chef die Bewertung. Beraterin Hofert sieht aber auch die Mitarbeiter in der Pflicht, ihre Leistung sichtbar zu machen. Sie rät ihren Klienten, niemals komplett von zu Hause zu arbeiten. "Sichtbarkeit erreichen Sie nur, wenn Sie ab und zu vor Ort sind", sagt Hofert – egal, ob in einer Woche im Monat oder an einem festen Tag in der Woche.

4. Die Arbeitszeit im Blick haben 

Die aktuelle Überblicksstudie der International Labour Organization bestätigt: Wer von zu Hause oder unterwegs arbeitet, kommt auf mehr Arbeitszeit als die Kollegen im Büro. Die Gründe sind vielfältig: Zum einen sind Menschen im Homeoffice häufiger auch außerhalb der Arbeitszeit erreichbar, weil sie Flexibilität gewohnt sind. Zum anderen behindern technische Probleme die Abläufe und erschweren Kommunikation mit Kollegen.

Um diese Hindernisse aus dem Weg zu räumen, müssen Arbeitgeber technisch aufrüsten. Microsoft etwa bietet seinen Kunden dafür Softwarelösungen, die der Konzern auch selbst nutzt. Der Softwareriese gilt als Vorreiter, schon im Jahr 2014 hat er neben der Vertrauensarbeitszeit auch den Vertrauensarbeitsort eingeführt. "Damit das funktioniert, ist eine reibungslose Kommunikation die Grundvoraussetzung", sagt Kay Mantzel, Experience Manager bei Microsoft, der Kunden regelmäßig das Arbeitskonzept des Unternehmens erklärt.

Microsoft-Mitarbeiter nutzen diverse Softwarehelfer. Der wichtigste ist Skype for Business, das Internettelefonie und Chat vereint. Die Ampelanzeige im Chat signalisiert den Kollegen, wie beschäftigt man gerade ist: Grün steht für "erreichbar", Gelb für "nicht am Platz", Rot für "beschäftigt" und Rot mit einem weißen Strich für "nicht stören". Die Informationen zieht die Anwendung direkt aus dem Outlook-Kalender. Dessen akribische Pflege ist für jeden Mitarbeiter ein Muss. Außerdem haben alle an einem Projekt beteiligten Personen mithilfe eines eigenen Programms jederzeit Zugriff auf alle wesentlichen Informationen. Die Anwendung integriert nicht nur Chat und Kalender, sondern auch die Dokumentenablage.

Nicht komplett auf Anwesenheit im Büro verzichten

"Damit dämmen wir die E-Mail-Flut deutlich ein", sagt Mantzel. "Das spart allen Zeit." Ob sich bei Microsoft nun alle in die virtuelle Arbeitswelt zurückziehen? Im Gegenteil. Mit der Eröffnung der neuen Deutschlandzentrale im vergangenen Herbst setzt das Technologieunternehmen auf modernste Büroarchitektur. "Natürlich soll das neue Gebäude auch Anreiz sein, ins Büro zu kommen", sagt Mantzel. "Denn echte Innovationen entstehen vor allem dort, wo Menschen zufällig zusammentreffen."

Das weiß auch Nicolas Preuß. Er kann auch weiterhin spontane Unterhaltungen führen, die über das Fachliche hinausgehen – seinem Roboter sei Dank. "Ich bekomme die Stimmung im Team und im Unternehmen mit", sagt Preuß. "Das ist nicht zu unterschätzen." Alle zwei Wochen ist Preuß für ein bis zwei Tage dann aber doch im Büro. "Wenn es Probleme gibt oder ein ernsthaftes Mitarbeitergespräch ansteht, möchte ich physisch anwesend sein", sagt er. Manche Themen will eben niemand mit einem Roboter besprechen.


Zuerst veröffentlicht auf: wiwo.de

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