Arbeitsrecht Was der Chef über Mitarbeiter wissen darf

Darf der Arbeitgeber die E-Mails seiner Angestellten lesen? Oder aufschreiben, an welchen Krankheiten sie leiden? Was ist erlaubt - und was nicht?

Nicole Franziska Kögler / Zeit.de | , aktualisiert

Dürfen Personaler nach Bewerbern im Internet suchen?

Recherchiert der Arbeitgeber im Internet über einen Bewerber, fällt das unter Erheben und Auswerten von Daten des Bundesdatenschutzgesetzes. Und das darf er nur, wenn die Daten für die Entscheidung, ob ein Bewerber eingestellt werden soll, wichtig sind. Die gute Nachricht: Fotos des Bewerbers oder Informationen über ihn, die nicht im Zusammenhang mit dem Beruf stehen, sind hierfür irrelevant und dürfen nicht ausgewertet werden. Allerdings dürfte es für die meisten Bewerber schwierig werden, zu beweisen, dass sie aufgrund eines privaten Fotos nicht eingestellt wurden. Und: Selbstverständlich dürfen Personaler nachforschen, ob Angaben im Lebenslauf stimmen.

Welche Daten darf der Arbeitgeber über seinen Mitarbeiter speichern?

Der Arbeitgeber darf grundsätzlich Daten speichern, die er braucht, um seinen Pflichten gegenüber den Mitarbeitern nachzukommen. Familienstand, Kinderzahl und Religion für die Gehaltsabrechnung darf er also speichern. Die Staatsangehörigkeit benötigt er für die Meldung an die Krankenkasse. Die Daten werden in der Personalakte festgehalten. Ebenso ist es zulässig, Geschlecht, Schul- und Berufsausbildung oder Sprachkenntnisse zu speichern. Diese persönlichen Daten muss der Chef vertraulich behandeln und vor allem hat er darauf zu achten, dass sie verschlusssicher untergebracht sind. Selbst einen Notizzettel mit Bemerkungen zu einem Mitarbeiter darf der Arbeitgeber nicht offen auf seinem Schreibtisch liegen lassen.

Kann der Arbeitgeber mit den Mitarbeitern eigene Datenschutzvereinbarungen treffen?

Generell darf er das, solange sein Beschäftigter der Abmachung freiwillig zustimmt. Einen Freibrief für die Umgehung des Datenschutzes bekommt der Arbeitgeber damit nicht. Es gibt sensible Daten, wie die ethische Herkunft, Gewerkschaftszugehörigkeit, Sexualleben oder die politische Meinung, die auf keinen Fall erfragt, gespeichert oder ausgewertet werden dürfen.

Was darf über Krankheiten in der Personalakte stehen?

"Der Chef darf zur Kenntnis nehmen, warum sein Angestellter gefehlt hat, darf sich aber keine Vermerke wie 'schon wieder Schnupfen' aufschreiben", sagt der Berliner Arbeitsrechtsexperte Ulf Weigelt. Die Diagnose ist Privatsache. Krankheitszeiten hingegen muss der Arbeitgeber erfassen, damit er seinem Mitarbeiter den richtigen Lohn auszahlen kann. Er darf auch aus Lohn- und Gehaltsabrechnungen vergangener Jahre ermitteln, wie oft ein Mitarbeiter mehr als sechs Wochen krank war. Denn in diesem Fall kann der Arbeitgeber ihn unter Umständen aufgrund seiner Krankheit entlassen, wenn diese ihn an seiner Arbeit hindert. Der Arbeitgeber kann auch die Krankenkasse fragen, ob es sich bei einer Erkrankung um eine Folgeerkrankung handelt. Die konkrete Diagnose bleibt ihm jedoch verwehrt.

Verboten sind übrigens auch Listen darüber, welche Mitarbeiter am häufigsten oder seltensten krank sind.

Berufliche E-Mails darf der Chef mitlesen, um seinen Mitarbeiter zu überprüfen. Allerdings gilt hierbei die Verhältnismäßigkeit. Unzulässig ist, den Inhalt jeder E-Mail auszuwerten, zulässig sind jedoch Programme, welche den Inhalt nach Schlagworten wie "Sex" oder "Presse" durchsuchen, um einen Missbrauch zu entdecken. Hat der Arbeitgeber die Nutzung von privaten E-Mails während der Arbeit erlaubt, fallen sie unter das Fernmeldegeheimnis und sind somit für ihn tabu. Damit er rechtlich auf sicherem Terrain bleibt, ist es für beide Seiten besser, wenn für Privatmails ein separater Account verwendet wird. Telefonate dürfen keinesfalls heimlich belauscht werden. Der Arbeitgeber darf aber Verbindungsdaten erfassen, um zu überprüfen, ob verbotenerweise doch Privatgespräche geführt wurden.

Darf der Arbeitgeber die Mitarbeiter per Video überwachen?

Jein, er darf keine Kamera installieren um seine Mitarbeiter zu kontrollieren oder Straftaten vorzubeugen. Gibt es aber einen haltbaren Verdacht auf eine Straftat, die mit anderen Mitteln nicht aufgeklärt werden konnte, ist nach derzeitiger Rechtssprechung sogar eine heimliche Videoüberwachung erlaubt. Arbeitgeber treffen solche Maßnahmen etwa dann, wenn immer wieder Geld aus der Kasse fehlt. Ist der Fall aufgeklärt, müssen die Kameras wieder entfernt werden. Anders verhält es sich, wenn der Arbeitsplatz an einem Ort ist, wo etwa aus Sicherheitsgründen Kameras eingesetzt werden, beispielsweise wie in einem Warenhaus. Ein Verkäufer muss sich mit einer Videoüberwachung abfinden. Denn hier sollen Ladendiebe, nicht Mitarbeiter gefilmt werden. Das heißt allerdings auch, dass der Arbeitgeber diese Videoaufnahmen auch nicht für andere Zwecke verwerten darf!

Darf der Arbeitgeber Mitarbeiterdaten aus der Chipkarte speichern?

Die Chipkarte zeichnet auf, wann der Arbeitnehmer die Firma betritt, was er in der Kantine zu essen bestellt und vielleicht sogar, wie oft er sich einen Kaffee gönnt. Der Arbeitgeber kann solche Daten zwar speichern, darf sie aber nicht zweckentfremdet zusammenführen. Das bedeutet, dass er mithilfe der Karte nicht ausrechnen darf, wie lange ein Mitarbeiter abzüglich seiner Kaffeepause tatsächlich gearbeitet hat.

Werden die Mitarbeiterdaten nach der Kündigung gelöscht?

Ja, die Personalakten werden eines Tages vernichtet. Jedoch gelten je nach Inhalten unterschiedliche Aufbewahrungszeiten. Die Gehaltsabrechnungen beispielsweise sind Belege, deswegen müssen sie bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Beurteilungen und Arbeitszeugnisse sollte der Chef nach einem halben Jahr löschen.

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