Allumfassendes Intranet Ein "Facebook" fürs Büro

Statische Website ade: Unternehmen setzen bei der Weiterentwicklung ihrer Intranets auf soziale Netzwerke. Im besten Fall entsteht mehr als ein Facebook fürs Büro.

Tina Groll, zeit.de | , aktualisiert


Illustration: Stefan Bayer/Pixelio

Unternehmen haben Nachholbedarf

Statisch, unübersichtlich, inaktuell. So sieht in vielen Unternehmen das Intranet aus. Oft ist nicht einmal der Kantinenspeiseplan auf dem aktuellen Stand, von den Kontaktdaten der Mitarbeiter ganz zu schweigen. Kein Wunder, dass Mitarbeiter das firmeneigene Intranet in ihrem Büroalltag nur selten verwenden.

"Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie das Intranet nutzen könnten", sagt der Blogger und Wirtschaftsinformatiker Stephan Schillerwein. Er beschäftigt sich seit Jahren mit der Programmierung und Entwicklung von internen Firmenwebseiten und schreibt darüber in seinem Blog Intranet Matters. Das Intranet, sagt Schillerwein, wird sich künftig zum digitalen Arbeitsplatz entwickeln – einer unternehmensinternen, interaktiven Oberfläche, auf der die Mitarbeiter miteinander vernetzt sind und alles das finden, was sie zum Arbeiten in ihrem Unternehmen benötigen.

Diesen Trend bestätigt auch der Global Intranet Trend Report. Für die Studie werden jedes Jahr mehrere Hundert Unternehmen aus Europa, den USA und Asien befragt. "Die neuen Technologien verändern die Arbeitswelt grundlegend", ist Schillerwein überzeugt. "Im Prinzip lassen sich alle Systeme, Programme und firmenspezifischen Informationen bündeln. Das ermöglicht eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern einer Firma."

Wissen mit Kollegen teilen

Das Intranet der Zukunft ist gleichzeitig auch soziales Netzwerk: Jeder ist mit einem Profil vertreten, aus dem Interessen und Kompetenzen hervorgehen. Die Mitarbeiter können eigene Inhalte einstellen und ihr Wissen mit den Kollegen teilen. So wird das Expertenwissen innerhalb eines Unternehmens transparent und nutzbar.

Mit wenigen Klicks lässt sich das Intranet durchforsten und mitunter ein teures externes Consulting sparen, weil der Experte im eigenen Haus sitzt. Die Plattform Yammer macht es Unternehmen bereits möglich, ein Intranet anzulegen. Allerdings ist Yammer ein externes soziales Netzwerk, eher eine Art Facebook fürs Büro, statt Teil des Unternehmens.


Illustration: Stefan Bayer/Pixelio

Langfristig steigt die Produktivität

Der digitale Arbeitsplatz bietet mehr, er macht viele Sitzungen überflüssig und flexibilisiert die Arbeit, denn er ist auch jederzeit von außen erreichbar. Die Mitarbeiter können Dokumente gemeinsam bearbeiten, miteinander diskutieren. Selbst E-Learning-Elemente lassen sich integrieren. Mitarbeiter an verschiedenen Standorten eines Unternehmens können zusammen an Weiterbildungen teilnehmen, ohne dass sie wirklich zusammenkommen müssen.

Die Benutzeroberfläche ist individuell auf den Mitarbeiter zugeschnitten, je nach dem welche Programme und Inhalte er braucht. Wer welche Inhalte einstellen darf, kann genau geregelt werden. Die Auszubildenden können beispielsweise an einem Auzubiblog mitwirken, das von allen Mitarbeitern gelesen werden kann; die Personalabteilung kann Umfragen für die Belegschaft einstellen; die Mitarbeiter der Marketingabteilung wiederum können in einem nur für sie zur Verfügung stehenden Bereich an einer neuen Kampagne arbeiten.

Die Kommunikationsabteilung ist meist für die redaktionelle Pflege zuständig. "Wenn alles, was zur Arbeit benötigt wird, auf einer digitalen Fläche zusammengeführt wird, die gleichzeitig die Kommunikation und Vernetzung fördert, steigert das langfristig die Effizienz und Produktivität und senkt die Kosten", sagt Schillerwein.

Tools und Apps für Mitarbeiter

Die allermeisten Unternehmen wissen allerdings nicht, wie sie die neuen Technologien sinnvoll bündeln. Die richtige Strategie zu finden, ist die eigentliche Herausforderung. Jens Bender hilft Unternehmen dabei. Noch als Student gründete er gemeinsam mit Kommilitonen das Unternehmen Intraworlds, das interaktive Arbeitsplattformen für Unternehmen entwickelt. Die Geschäftsidee war seinerzeit reine Selbsthilfe. "Wir haben wichtige Dokumente auf unserer Hochschulwebsite einfach nicht gefunden. Also haben wir ein besseres Intranet programmiert. Daraus entstand unsere Firma", erzählt Bender.

Mittlerweile hat das Unternehmen Kunden auf der ganzen Welt. Die Kernfragen sind immer gleich: Was soll das Intranet können? Welche Tools gibt es bereits und wie lassen sie sich zusammenführen? "Man muss immer beachten, was für den Kunden sinnvoll ist. Anwendungen wie Google Docs oder Google Apps lassen sich einfach integrieren – sind aber nur von Vorteil, wenn die Mitarbeiter sie nutzen", sagt Bender.


Illustration: Stefan Bayer/Pixelio

Unternehmen sind skeptisch

Immer wieder macht er die Erfahrung, dass es an Akzeptanz fehlt. "Bei einer neuen Buchhaltungssoftware müssen sich die Mitarbeiter mit dem neuen Programm auseinandersetzen. Aber wenn Sie ein funktionierendes Intranet einführen wollen, ist die Skepsis oft groß." Ist der Nutzen wirklich messbar? Frisst es nicht kostbare Arbeitszeit?

Hinzu kommen viele datenschutz- und arbeitsrechtliche Fragen. Und viele Sorgen. Schließlich lässt sich mit dem digitalen Arbeitsplatz oft genau nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann eingeloggt war und woran er gearbeitet hat. Allein schon die Frage, auf welchem Server diese Daten gespeichert werden, ist heikel.

"Der Betriebsrat und die Rechtsabteilung sollten immer in die Entwicklung eines solchen Systems miteinbezogen werden", rät Bender. Stephan Schillerwein empfiehlt Unternehmen, auf Freiwilligkeit zu setzen. Denn das Arbeitsrecht setzt der Einführung der neuen Technologie enge Grenzen. "Die meisten Mitarbeiter lassen sich für ein soziales Intranet gewinnen, wenn sie die Vorzüge kennen und wenn sie sicher sind, dass der digitale Arbeitsplatz kein Werkzeug ist, sie zu überwachen und zu kontrollieren."

Zuerst veröffentlicht auf zeit.de

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