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Vereinbarungen

Sie gehören sowohl im Privatleben als auch im Beruf zur Alltagsroutine. Ständig wird irgendetwas verabredet, abgemacht oder versprochen, meistens eher nebenbei im persönlichen Gespräch oder am Telefon: ein Termin für ein gemeinsames Abendessen, ein kleiner Gefallen, Pläne für einen gemeinsamen Urlaub.
Sie gehören sowohl im Privatleben als auch im Beruf zur Alltagsroutine. Ständig wird irgendetwas verabredet, abgemacht oder versprochen, meistens eher nebenbei im persönlichen Gespräch oder am Telefon: ein Termin für ein gemeinsames Abendessen, ein kleiner Gefallen, Pläne für einen gemeinsamen Urlaub.Dass solche mündlichen Vereinbarungen gelegentlich platzen, gehört genauso dazu: Einer hat den Termin nicht im Kalender notiert und deshalb vergessen, ein anderer kommt nicht dazu, den versprochenen Gefallen auch zu tun, ein dritter hat die Vereinbarung nicht wirklich ernst genommen.

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Vereinbarung vergessen? Passiert so etwas unter Freunden und Verwandten, dann ist das schon ärgerlich genug. Aber das ist nichts im Vergleich zu dem Stress, der sich am Arbeitsplatz aus einer vergessenen Vereinbarung ergeben kann. Das ist nämlich nicht nur menschlich enttäuschend und hinterlässt einen entsprechend miserablen Eindruck. Sondern es kann auch oft genug zu handfesten organisatorischen Problemen führen, für Sie oder für alle anderen an der Vereinbarung beteiligten Personen. Typische Beispiele: Sie sagen mündlich die schnelle Lieferung eines Ersatzteils zu, das ein Kunde dringend benötigt, und vergessen vor lauter Hektik, die Lieferung auch in die Wege zu leiten. Oder Sie verlassen sich darauf, dass der Lieferant, der Ihnen mündlich einen guten Preis zugesagt hat, sein Versprechen auch hält - und fallen aus allen Wolken, wenn Sie die Rechnung sehen. Oder Sie müssen sich Kritik von Ihren Mitarbeitern gefallen lassen, weil Sie sie zum x-ten Mal nicht über eine von Ihnen getroffene Vereinbarung informiert haben, die ihren Arbeitsbereich betrifft.Daraus folgt: Wer Fehler und Fettnäpfe vermeiden will, sollte zumindest im Berufsleben Vereinbarungen wie klare Verpflichtungen behandeln. Und zwar selbst dann, wenn sie nur nebenbei in einer kleinen Runde Smalltalk getroffen wurden. Also ist die Beachtung von ein paar Faustregeln zum Thema angesagt:
  • Erst nachdenken, dann vereinbaren. Es ist immer lohnend, sich zu überlegen, ob man eine im Raum stehende Vereinbarung eigentlich überhaupt erfüllen kann oder will. Wer sich nicht sicher ist, sollte im Zweifelsfalle das Thema lieber abwimmeln oder auf einen späteren Zeitpunkt vertagen: "Lassen Sie mich darüber noch mal nachdenken", "Ich kann dazu im Augenblick noch nichts Konkretes sagen." Oder, ein bewährter Klassiker: "Ich muss erst meinen Chef fragen." Das ist dann für die anderen vielleicht im ersten Augenblick enttäuschend, aber immer noch besser als eine Vereinbarung, die Sie am Ende nicht einhalten.


  • Vereinbarungen immer schriftlich festhalten. Eine kleine Aktennotiz ist hier immer die Mühe wert. Noch besser ist ein Brief, ein Telefax oder eine E-Mail an den Vereinbarungspartner, in dem Sie "der guten Ordnung halber" noch mal kurz schriftlich zusammenfassen, was genau vereinbart wurde. Liegt der Hauptteil der Vereinbarung beim anderen, dann können Sie ihn elegant indirekt schriftlich festnageln, indem Sie das, was mündlich geäußert wurde - Termine, Preise, Serviceleistungen, Informationen - einfach schriftlich wiederholen und sich dafür bedanken. Liegt der Hauptteil der Vereinbarung bei Ihnen, dann ist eine schriftliche Rückbestätigung genauso clever, um zu verhindern, dass der andere Sie irgendwann seinerseits auf etwas festnageln will, was Sie ihm in der Form nie zugesagt haben.


  • Über Vereinbarungen informieren. Und zwar alle, die davon auch nur im Entferntesten betroffen sein könnten. Dafür gibt es drei wichtige Gründe: Erstens könnten die anderen sonst unter Umständen ziemlich sauer darauf reagieren, dass Sie in ihren Verantwortungs- oder Zuständigkeitsbereich eingegriffen haben. Zweitens könnten Ihre Vereinbarungen sonst alleine daran scheitern, dass diejenigen, die sie erledigen müssen, gar nichts davon wissen (was ein typisches Problem von Chefs mit wenig Kommunikationstalent ist). Und drittens könnten die von Ihnen getroffenen Vereinbarungen auch durchaus daran scheitern, dass die davon betroffenen Mitarbeiter sie ganz bewusst boykottieren, weil sie die Nase voll haben von Ihrer schlechten Informationspolitik. Bloßstellungen nach dem Motto "Nein, ich konnte die Sache noch nicht erledigen, weil Dr. Müller mich erst gestern darüber informiert hat", sind nämlich in dieser Situation für manchen genervten Mitarbeiter der reinste Hochgenuss.


  • Dieser Artikel ist erschienen am 17.05.2004