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Rettung vor dem Mail-Tsunami

Von Till Hoppe
Computerpost lenkt mehr von der Arbeit ab als Marihuana-Konsum. In ersten US-Firmen gilt deshalb an einem Wochentag striktes Mail-Verbot. Deutsche Unternehmen scheuen sich bisher, solch rigorose Maßnahmen zu ergreifen.
DÜSSELDORF. Fred Wilson hatte genug. Genug von den Hunderten E-Mails, die ihn jeden Tag erreichten, genug von den zahllosen ungelesenen Mails in seinem Postfach. Der altgediente Risikokapitalgeber aus New York beschloss vor einigen Monaten, die Notbremse zu ziehen: Er löschte sämtliche Nachrichten, erklärte öffentlich seinen ?E-Mail-Bankrott? und schrieb in seinen Blog: ?Ich fange noch mal neu an.?Wilson wählte den radikalsten Ausweg aus der E-Mail-Falle, in der sich viele Büromenschen gefangen fühlen. Rund 40 Milliarden elektronische Nachrichten wandern nach Schätzung der Berater von IDC jeden Tag um die Welt ? Werbemails nicht mitgezählt. Die Technik, die eigentlich die Kommunikation ? und damit die Arbeit ? erleichtern sollte, hat sich für viele zu einem echten Zeitfresser entwickelt.

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Bis zu zwei Stunden pro Tag verbringen europäische Manager damit, ihre Mails zu bearbeiten, ermittelte das britische Henley Management College. Hochgerechnet auf eine Lebensarbeitszeit von 40 Jahren summiert sich das auf zehn Jahre. Die Studie zeigt auch, dass Mails zusätzliche Arbeit erzeugen: Jede gesendete Mail zieht vier bis sechs weitere nach sich.Um diesen Schneeballeffekt aufzuhalten, führen amerikanische und britische Unternehmen zunehmend mailfreie Tage ein. Mitte Oktober starteten 150 Ingenieure des US-Chipproduzenten Intel eine Initiative, freitags so weit wie möglich auf Mails zu verzichten. Sie wollen ihre Kollegen dazu ermutigen, mehr miteinander zu sprechen, und so den Ideenaustausch verbessern. Noch weiter gehen der Mobilfunkkonzern US Cellular und die Logistikfirma PBD Worldwide Fulfillment Services: Dort herrscht einen Tag pro Woche striktes Mailverbot.?Ich wollte mein PDA nicht mehr an den Essenstisch mitnehmen?, erzählt PBD-Vorstand Scott Dockter. ?Als Chef gab ich ein miserables Beispiel ab für meine Familie und die Familien meiner Angestellten.? Er entschied Mitte 2006, sich und die gut 300 Mitarbeiter dazu zu zwingen, freitags zum Telefon zu greifen oder das persönliche Gespräch zu suchen.Das Verbot zeigte Wirkung: Auch an den übrigen Tagen nutzten die PBD-Mitarbeiter verstärkt die traditionellen Kommunikationswege, der Mailverkehr ging um die Hälfte zurück. In Dockters Postfach landeten sogar 80 Prozent weniger Nachrichten. ?Im Gespräch lassen sich die Dinge viel schneller erledigen, weil es weniger Missverständnisse gibt?, sagt er.Lesen Sie weiter auf Seite 2: Angst vor persönlichen Auseinandersetzungen Deutsche Unternehmen scheuen sich bisher, solch rigorose Maßnahmen zu ergreifen. Das liegt wohl nicht zuletzt daran, dass es gerade Führungskräften schwerfällt, aus dem Hamsterrad auszubrechen. ?Ich fühlte mich wie nackt?, erzählt ein hochrangiger Pharma-Manager, der wegen einer Technikumstellung drei Stunden vom Mailverkehr abgeschnitten war.Dabei ist wissenschaftlich belegt: Der ständige Beschuss mit elektronischen Nachrichten senkt die Produktivität der Beschäftigten deutlich. Sie lenken von der eigentlichen Tätigkeit ab. Bis man wieder zu dieser zurückkehrt, vergehen im Schnitt 25 Minuten. Zudem sinkt die Konzentrationsfähigkeit durch die häufigen Unterbrechungen extrem. In einem Leistungstest britischer Forscher schnitten die durch Mails abgelenkten Versuchspersonen schlechter ab als die Kontrollgruppe, die Marihuana konsumiert hatte.Bert te Wildt, auf Medienforschung spezialisierter Psychiater an der Medizinischen Hochschule Hannover, warnt zudem vor einer sinkenden Qualität der Kommunikation: Wer Mails am Fließband schreibt, denkt meist nur noch kurz über deren Inhalt nach. Zudem benutzen Vielschreiber oft eine schlampige Sprache und erschweren es den Empfängern damit zusätzlich, den Inhalt zu verstehen.Viele Büromenschen schreiben laut te Wildt auch deshalb bevorzugt Mails, weil sie Angst vor persönlichen Auseinandersetzungen haben. Ganz ähnliche Verhaltensmuster beobachtet Ursula Vranken, Leiterin des Instituts für Personalentwicklung und Arbeitsorganisation in Köln: ?Mails werden gerne dazu genutzt, Entscheidungen zu vermeiden.? Weit verbreitet sei auch, Mails mit banalem Inhalt zur eigenen Absicherung an unbeteiligte Kollegen zu schicken. Gegen diese Unsitte müssten Vorgesetzte vorgehen.Vor allem Führungskräfte sieht Vrankel in der Verantwortung, einen vernünftigen Umgang mit dem Medium zu erreichen ? auch ohne mailfreie Tage. Sie rät: Im Team klare Regeln festlegen, etwa feste Zeiten vereinbaren, um Mails zu bearbeiten. Dadurch sinkt der gefühlte Druck auf die Mitarbeiter, immer sofort antworten zu müssen. Diese sind zu ermuntern, öfter mal wie früher zum Kollegen einen Stock höher zu gehen oder den Geschäftspartner ganz altmodisch anzurufen. ?Medienhygiene? nennt das Wissenschaftler te Wildt.
Dieser Artikel ist erschienen am 23.11.2007