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Positions- und Aufgabenbeschreibung

Arnulf Weuster
Viele Personalmanager konzentrieren sich bei der Zeugnisanalyse mehr auf die durchgeführten Aufgaben als auf die Beurteilung, da sie die Aufgabenbeschreibung für den wahrheitsgerechtesten Zeugnisteil halten. Werden Sie um ein Zeugnis gebeten, sollten Sie dieser Beschreibung Ihre uneingeschränkte Aufmerksamkeit widmen.
Viele Personalmanager konzentrieren sich bei der Zeugnisanalyse mehr auf die durchgeführten Aufgaben als auf die Beurteilung, da sie die Aufgabenbeschreibung für den wahrheitsgerechtesten Zeugnisteil halten. Werden Sie um ein Zeugnis gebeten, sollten Sie dieser Beschreibung Ihre uneingeschränkte Aufmerksamkeit widmen.

Um die Bedeutung der Position klarzumachen, empfiehlt es sich, die Branche anzugeben, die Größe des Unternehmens und seine Stellung im Markt zu skizzieren. Im Zeugnis eines Personalleiters wäre die Mitarbeiterzahl wichtig. Im Zeugnis eines Vertriebsleiters kann die Branchenbedeutung (weltweiter Anbieter; Marktführer), die Art der Kunden und der Absatzwege informativ sein.

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Bei der Bezeichnung der Position und der Abteilung müssen verkehrsüblichen Begriffe verwendet werden. Interne Bezeichnungen wie "Einkauf Unproduktiv", die falsche Vorstellungen wecken können, sollten im Zeugnis werbewirksam geändert werden. Bezeichnungen wie "Abteilungsleiter" sind hierarchisch nicht eindeutig. Es ist daher für Führungskräfte wichtig, dass die organisatorische Einordnung klar wird. Beispiel: "Er berichtete direkt der Geschäftsleitung." In den Zeugnissen internationaler Unternehmen findet man häufiger Positionsbezeichnungen und Fachbegriffe in englischer Sprache. Hier sollten, falls möglich, in Klammern erklärende Zusätze in deutscher Sprache gemacht werden. Die Ausführlichkeit der Beschreibung hängt von der Position, von der Qualität der Aufgaben und von der Dauer der Aufgabenerfüllung ab. Eine bloße Bezeichnung von Beruf (Industriekaufmann), akademischem Abschluss (Diplom-Ingenieur), hierarchischer Zuordnung (Vorstandsassistent), Funktion (Einkäufer) oder Abteilung (im Controlling) genügt nicht. Zum Teil wird eine knappe Aufgabenbeschreibung so ausgelegt, als habe der Arbeitnehmer nicht zufriedenstellend gearbeitet. Das Aufgabengebiet eines Leitenden Angestellten, eines AT-Angestellten oder eines Spezialisten erfordert eine ausführliche Darstellung. Bei Geschäftsführern ist anzugeben, für welche Ressorts sie nach dem Geschäftsverteilungsplan verantwortlich waren.

Aufzunehmen sind alle wahrgenommenen Aufgaben, die bei der beruflichen Entwicklung des Arbeitnehmers Bedeutung erlangen könnten, etwa eine Stellvertreterfunktion. Es empfiehlt sich nicht, umfangreiche Stellenbeschreibungen komplett ins Zeugnis zu übernehmen. Angaben wie "Aufbewahren von Konstruktionsplänen" können eine Position abwerten. Viele Arbeitnehmer üben eine Doppelfunktion aus. So haben Ingenieure oft eine technisch-administrative Mischfunktion inne. Dies muss sich im Zeugnis wiederfinden.

Bei der Aufgabenbeschreibung sollten erst die Hauptaufgaben, dann die weniger wichtigen Nebenaufgaben genannt werden. Also nicht: "Er war für den Einkauf von Büromaterial, Werkzeug und Investitionsgütern zuständig." Nach den Daueraufgaben sollten im Zeugnis Projekt- und Sonderaufgaben beschrieben werden. Auch die Mitwirkung in internen und externen Ausschüssen kann wichtig sein. Aktive und erfolgsbezogene Verben wie "erledigte", "vervollkommnete", "optimierte", "modernisierte", "realisierte", "führte ein", "beschleunigte", "steigerte", "senkte", "setzte durch", "erzielte", "steuerte" oder "verkaufte" erzeugen das Bild eines dynamischen Mitarbeiters. Passivisch formulierte Aussagen wie "Hier wurden von ihm folgende Aufgaben erledigt" und bloße Bereitschaftsaussagen wie "Er war in dringenden Fällen bereit, sich über die übliche Arbeitszeit hinaus einzusetzen." signalisieren fehlende Initiative und unbefriedigende Leistungen.

Es wirkt übersichtlich und leserfreundlich, die Aufgaben tabellarisch anzuordnen. So können bei einzeiliger Schreibweise viele Aufgaben ins Zeugnis aufgenommen werden. Eine Inhaltsanalyse von Originalzeugnissen ergab, dass Aufgabentabellen im Durchschnitt aus sechs Positionen bestehen. Um die Bedeutung zu heben, sind in die Aufgabenbeschreibung auch Informationen zum Schwierigkeits- und Komplexitätsgrad wie "Konstruktion komplizierter Einzelteile" oder "leitete das komplexe Großprojekt" aufzunehmen.

Die Beschreibung wird oft mit einem Hinweis auf den Grad der Selbstständigkeit oder Eigenverantwortlichkeit bei der Aufgabenerfüllung verbunden. Wichtig sind auch Angaben zur Verantwortung und zu Kompetenzen. Beispiel: "Er war in seiner Position für ein Budget von X Euro verantwortlich." GmbH-Geschäftsführer können die Aussage verlangen, dass sie in ihrer Position volle Entscheidungsfreiheit besaßen.

Ist ein Arbeitnehmer versetzt oder befördert worden, so ist seine Betriebsbiografie chronologisch mit Daten, Arbeitsinhalten und den Wechselgründen zu beschreiben. Nicht erklärte Versetzungen können zu Fehlinterpretationen führen. Bei einem Stellenwechsel sollte, falls zutreffend, der hierarchische Aufstieg oder die Übernahme einer anspruchsvolleren Aufgabe klar herausgestellt werden. Es kann auch betont werden, dass der Mitarbeiter die neue Stelle aufgrund eigener Bewerbung übernahm. Eine zügige innerbetriebliche Karriere spricht für einen Arbeitnehmer. Die Beschreibung des Erfolges in Assessment-Positionen oder einer fachlichen Spezialisierung im Unternehmen beinhaltet zugleich eine glaubwürdige Leistungsbeurteilung. Und die macht sich in jeder Bewerbung gut.
Dieser Artikel ist erschienen am 14.02.2001