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Personalakten

Da kann im Laufe der Zeit eine Menge Daten zusammenkommen. Und wenn man Pech hat, ist auch wenig Schmeichelhaftes dabei, zum Beispiel ein eher mäßiges Zwischenzeugnis oder ein Personalfragebogen, der im Rahmen einer Leistungsbeurteilung ausgefüllt wurde und nicht besonders günstig ausgefallen ist.
In Personalakten in Aktenordern oder im PC werden alle Informationen über den Arbeitnehmer gesammelt, die im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit für den Arbeitgeber stehen. Dazu gehören "Angaben zum Familienstand, zur beruflichen Entwicklung, zu Fähigkeiten und Leistungen, Arbeitsunfällen, Darlehen, Pfändungen oder Lohn- und Gehaltsänderungen, Bewerbungsunterlagen (...), der Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Betriebsstrafen, Arbeitszeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Personalfragebögen" (Axel Breuckmann, Nicole Würth: WISO Meine Rechte im Job, S. 124). Außerdem Lohnsteuer- und Versicherungsunterlagen und der Schriftverkehr zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.Personalakte als Sündenregister? Da kann im Laufe der Zeit eine Menge Daten zusammenkommen. Und wenn man Pech hat, ist auch wenig Schmeichelhaftes dabei, zum Beispiel ein eher mäßiges Zwischenzeugnis oder ein Personalfragebogen, der im Rahmen einer Leistungsbeurteilung ausgefüllt wurde und nicht besonders günstig ausgefallen ist. Ganz zu schweigen von Abmahnungen und der Anzahl an Krankschreibungen pro Jahr. Für die Abteilung Klatsch & Tratsch wären Personalakten ein gefundenes Fressen - deshalb verpflichtet das Gesetz den Arbeitgeber in weiser Voraussicht dazu, diese heiklen Akten aus Gründen des Datenschutzes nicht allgemein zugänglich aufzubewahren. Besonders schützenswerte Daten, zum Beispiel detaillierte Diagnosen vom Vertrauensarzt, müssen sogar getrennt und noch besser gesichert aufbewahrt werden.

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Aber wenn ein neuer Chef oder Abteilungsleiter auf die Idee kommt, sich über seine zukünftigen Mitarbeiter erst mal mit Hilfe der Personalakten einen Eindruck zu verschaffen, dann hat er natürlich das Recht dazu. Und wird sich auf der Basis von einem Haufen Papier möglicherweise vorschnell eine Meinung bilden, vor allem, wenn die Personalakte mehr wie ein Sündenregister wirkt.Recht auf Einsicht in die eigene Akte. Nicht jedes Unternehmen führt Personalakten, zumal die Arbeitgeber dazu nicht gesetzlich verpflichtet sind. Doch besonders in großen Firmen mit eigener Personalabteilung sind sie der Normalfall. Wenn es über Sie eine gibt, sollten Sie sich diese schon aus reiner Neugier einfach mal zeigen lassen - das dürfen Sie, und Sie dürfen dazu sogar ein Mitglied des Betriebsrats mitnehmen, falls Sie Angst haben, nicht genau beurteilen zu können, was Sie in der Akte finden. (Günter Schaub: Arbeitsrecht von A - Z, S. 684) Das Kopieren oder Abschreiben einzelner Unterlagen kann Ihnen auch niemand verbieten.Unterlagen aus der Personalakte entfernen lassen. Wer mit dem Arbeitgeber schon mal zusammengerumpelt ist, mit dem Chef im Dauerclinch liegt, oft krank ist und vielleicht sogar schon einmal eine Abmahnung kassiert hat, sollte von seinem Recht auf Akteneinsicht auf alle Fälle Gebrauch machen; allein deshalb, weil er unter bestimmten Umständen die Möglichkeit hat, einzelne Unterlagen aus der Akte entfernen oder wenigstens persönliche Stellungnahmen hinzufügen zu lassen. Besonders wichtig ist das im Zusammenhang mit der Frage, wie lange Abmahnungen eigentlich aufbewahrt werden dürfen, bevor sie wegen "Bewährung des Arbeitnehmers" entfernt werden sollten. Eine einheitliche Rechtsprechung gibt es in diesem Bereich allerdings nicht. Wenn Sie eine alte Abmahnung in Ihrer Personalakte loswerden wollen, sind Sie also gut beraten, Ihren Fall mal einem Arbeitsrechtler zu schildern oder wenigstens den Betriebsrat um Rat zu fragen.
Dieser Artikel ist erschienen am 17.05.2004