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One-Woman-Show

Britta Domke
Über ihr Tagungsthema wissen sie alles: Welche Unternehmen führend sind, welche Wissenschaftler Akzente setzen, welche Redner beim Publikum ziehen. Konferenzmanager sind Trendscouts, Netzwerker und Organisationsprofi zugleich.

Berufsweg, Ausbildung und Gehälter"Schönen guten Morgen. Ellen Bendin. Sie kommen zum Seminar?" Reine Formsache, diese Frage. Schließlich erkennt Konferenzmanagerin Ellen Bendin ihre Klientel auf den ersten Blick: mittleren Alters, männlich, Hemd in unauffälligen Farben, kein Jackett. Wie Ingenieure eben so aussehen. Der Herr vor ihr lächelt dankbar, nimmt Seminarmappe und Namensschild entgegen - und stolpert auf dem Weg zu seinem Platz beinahe über das Kabel des Overhead-Projektors. Ellen Bendin reagiert sofort: "Kommt hier gleich noch jemand, um die Strippen anzukleben?", mahnt sie die Tagungssekretärin. Und während der Haustechniker des Frankfurter Holiday Inn Hotels die Stolperfalle beseitigt, plaudert Ellen Bendin noch ein wenig mit den beiden Referenten.

Allein vor 150 Männern
Sie ist die perfekte Gastgeberin, aber auf den Job einer Empfangsdame lässt sich die 32-Jährige bestimmt nicht reduzieren. Das hat schon so mancher Seminarteilnehmer gemerkt, mit dem Ellen Bendin in der Mittagspause ins Gespräch kam. Denn über die Instandhaltung von Gebäuden und Maschinen fachsimpelt die Betriebswirtin ebenso gut und gerne wie die Ingenieure, die ihre Seminare buchen. "Klar ist das ungewöhnlich, eine Frau im Instandhaltungsbereich", sagt sie. "Manchmal stehe ich hier vor 150 Männern. Aber ich habe schon das Gefühl, dass die Leute mir die Fachkompetenz zutrauen."

Als Ellen Bendin vor gut zwei Jahren bei Management Circle anfing - einem der größten Kongressveranstalter in Deutschland -, da hatte sie noch wenig Ahnung von Instandhaltung, Patenten und Lizenzen, ihren heutigen Fachgebieten. Die Versicherungskauffrau hatte nach dem BWL-Studium die Filiale eines Sportmodegeschäfts geleitet und arbeitete gerade im Headhunting bei einer Personalberatung, als eine Freundin ihr vom Beruf des Eventmanagers erzählte. Ellen Bendin machte sich schlau - und merkte, dass der verwandte Beruf Konferenzmanager viel besser zu ihr passte. "Und über die Personalberatung hatte ich sowieso schon Kontakte zu Seminarveranstaltern."

Jung, weiblich, belastbar
Dass ein Konferenzmanager schon vorher so viel Berufserfahrung gesammelt hat wie Ellen Bendin, ist keine Voraussetzung bei Management Circle. "Viele steigen direkt nach dem Studium ein. Auf jeden Fall lernen alle beim Training on the job", erzählt sie von ihren Kollegen. So liegt das Durchschnittsalter der rund 40 Konferenzmanager - im Hausjargon "KM" genannt - gerade mal bei 30 Jahren.
80 Prozent sind weiblich. "Vielleicht weil Frauen besonders gut geeignet sind, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun", vermutet Sünne Eichler, Mitglied der Geschäftsleitung von Management Circle, mit einem Augenzwinkern - und beeilt sich zu ergänzen: "Aber wir haben auch sehr gute Männer hier."
Sie alle haben Budgetverantwortung, müssen zusehen, dass sich die Seminarplätze füllen. Eichler: "Jeder ist wie ein eigenes kleines Profit Center."
Als Konferenzmanagerin ist Ellen Bendin Trendscout, Netzwerkerin und Organisationsprofi zugleich. Sie weiß, welche Themen in ihren Fachgebieten gerade angesagt sind, sucht Referenten aus, entwickelt das komplette Tagungsprogramm und formuliert Werbetexte. "Ganz ähnlich wie in der Pressearbeit. Da ist auch viel zu recherchieren und zu schreiben." In ihrem Job dreht sich eben alles um Kommunikation: "Ich muss freundlich, offen und ohne Scheu auf Leute zugehen - egal ob Referenten oder Teilnehmer."

Smalltalk beim Törtchen
Wie sie neue Themen findet? "Im Gespräch mit Teilnehmern und Referenten in den Pausen oder beim Abendempfang", verrät sie und macht gleich vor, wie das geht: Einfach mal rüberschlendern zu dem Seminarteilnehmer, der da so einsam mit seinem Mandarinentörtchen an der Kaffeebar lehnt. Ein bisschen Smalltalk hier, etwas fachliches Vorgeplänkel da, und schließlich die entscheidende Frage: "Was sind denn gerade die aktuellen Themen bei Ihnen in der Instandhaltung?" Bingo, der Mann ist in Plauderlaune. Und Ellen Bendin notiert im Geiste die nächste Seminaridee. Natürlich könnte sie nach der Frühstückspause auch wieder zurück in ihr Eschborner Büro fahren. Schließlich warten auf ihrem Schreibtisch die Aktenordner für zwei Konferenzen und drei Seminare, die alle parallel geplant werden wollen.
Aber ihr ist es wichtig, wenigstens einen Seminartag komplett mitzumachen. Selbst wenn es um Themen wie "Fremdfirmenmanagement in der Instandhaltung" geht? "Doch, das ist interessant", versichert sie und lacht. "Ich höre wirklich zu."

Abends kommt der Zauberer
Von der ersten Seminaridee bis zu jenem Moment, in dem Ellen Bendin kurz vor ihrer Eröffnungsrede das Lampenfieber packt, kann gut und gerne ein Jahr vergehen. "Die eigentliche Planung dauert sechs Wochen - oder sechs Monate", sagt sie, "das kommt auf die Veranstaltung an." Neben den üblichen Zwei-Tages-Seminaren mit einem runden Dutzend Teilnehmern organisieren Konferenzmanager - Nomen est Omen - auch Konferenzen mit 30 bis 60 Teilnehmern. Für die ganz großen Veranstaltungen, Kongresse und Kongress-Messen, gibt es bei Management Circle jedoch eigene Spezialisten, die Kongressmanager.

Ab und zu übernimmt auch Ellen Bendin eine Großveranstaltung. "Gerade bereite ich einen Instandhaltungskongress vor", erzählt sie, "meine absolute Lieblingsveranstaltung. Die Atmosphäre ist einfach anders, aufregender, der Rahmen ist größer. Darauf freue ich mich schon die ganze Zeit." Für solche Gelegenheiten hat sie sogar die Adresse eines Zauberers in ihrer Kartei. Schließlich sollen sich die Gäste auch am Abend nicht langweilen.

Wer solche Unterhaltungseinlagen für überflüssige Kinkerlitzchen hält, den belehrt Michel Maugé eines Besseren. Kongresse und Konferenzen werden in Zukunft immer stärker zum Event, glaubt der Dozent für Kongressmanagement an der Fachhochschule Heilbronn. "Wir werden an der Perfektion des Fernsehens gemessen", so Maugé. "Der Gast will im Grunde eine perfekte Show haben. Dafür müssen Veranstaltungsmanager Licht, Projektion, Musik, Dekoration und Rede in Einklang bringen." Zusatzqualifikationen können also nicht schaden: "Der eine oder andere Konferenzmanager bildet sich im Wochenendstudium zum Eventmanager weiter", weiß Sünne Eichler. Wer eine Zeit lang als Konferenzmanager gearbeitet habe, sei in der Wirtschaft sehr begehrt, "weil er Unternehmen und Märkte kennt, Konzepte entwickeln und repräsentieren kann".

Wo geht's denn hier zum Äppelwoi?
An diesem Tag ist Ellen Bendin aber einfach nur als Gastgeberin gefragt, als Ansprechpartnerin für alle Probleme und Wünsche der Seminarteilnehmer. Etwa für den beleibten Mann im blauen Hemd. Die Anfahrtskizze des Hotels im Internet sei falsch, beklagt er sich, deshalb habe er sich heute Morgen verfahren. Nicht Ellen Bendins Problem, eigentlich. Aber sie macht es zu ihrem: "Ich kümmere mich darum."

Und als die Herren beim abendlichen Sektempfang unternehmungslustig werden - "Wo geht man denn hier so hin?" -, zaubert Ellen Bendin flugs einen Stadtplan von Frankfurt aus der Tasche. Die besten Äppelwoi-Kneipen der Stadt zu kennen, gehört eben auch zum Job einer Konferenzmanagerin. Zu kennen, wohlgemerkt, nicht mitzugehen. Es war ein langer Tag. Und so weit geht ihre Gastgeber-Rolle dann doch nicht.


Wer. Was. Wo.

Berufsprofil
Konferenzmanager entwickeln Ideen und Konzepte für Seminare und Konferenzen und leiten die Organisation vor Ort. Verwirrend ist die Vielfalt der Berufsbezeichnungen. Neben dem Begriff Konferenzmanager kursieren auch andere Titel wie Kongress-, Tagungs-, Meeting- und Veranstaltungsmanager sowie Conference Director. Als Arbeitgeber kommen nicht nur die so genannten Professional Congress Organizers (PCOs) in Frage, von denen es etwa 200 in Deutschland gibt. Auch Messegesellschaften und Veranstaltungszentren, Stadthallen, große Hotels, Event-, Werbe- und PR-Agenturen stellen Konferenzmanager ein, ebenso Großunternehmen, die viele Veranstaltungen organisieren - insbesondere in der Pharma- und IT-Branche.

Ausbildung
Der häufigste Ausbildungsweg führt über ein BWL- Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Marketing oder Tourismus (FH). Die FH Osnabrück bietet als einzige Hochschule in Deutschland ein BWL-Studium mit der Vertiefung Veranstaltungsmanagement an. Führend in der Aus- und Weiterbildung ist die Berufsakademie Ravensburg. Das Zentrum für wissenschaftliche Weiterbildung der Universität Bielefeld hat ein Fortbildungs-Fernstudium "Congress- und Tagungsmanagement" aufgelegt. Daneben gibt es seit kurzem den IHK-Ausbildungsberuf "Veranstaltungskaufmann/frau" sowie die berufsbegleitende Weiterbildung "Fachwirt/in für die Tagungs-, Kongress- und Messewirtschaft". Auch Weiterbildung per E-Learning ist möglich: Der Fachverband der Meeting-Industrie, MPI, hat im Netz das Congress College eingerichtet, einen Fernlernkurs mit Live- Seminaren.
www.congress-college.de.

Qualifikation
Die meisten Arbeitgeber setzen ein abgeschlossenes Studium voraus. Doch es muss nicht immer BWL sein. Auch Absolventen anderer Studiengänge haben Chancen - vorausgesetzt, sie sind aufgeschlossen und kreativ, können Konzepte entwickeln, gut organisieren und präsentieren. Da jedoch das Angebot an fachspezifischen Aus- und Fortbildungen steigt, werden die Aussichten für Absolventen ohne Zertifikat enger. Die internationale Konferenzsprache Englisch sollte jeder Bewerber beherrschen.

Gehälter
Das Einstiegsgrundgehalt liegt im Schnitt bei 40.000 Euro. Auf Bereichsleiter-Ebene kann es bis auf 60.000 Euro jährlich steigen. Oft werden Konferenzmanager zusätzlich am finanziellen Erfolg einer Veranstaltung beteiligt.

Karrierewege
Bei den Professional Congress Organizers (PCOs) sind die Hierarchien eher flach. Hier ist meist nur der Aufstieg zum Bereichsleiter möglich. Berufsanfänger beginnen in der Regel als Junior-Konferenzmanager. Wer in Kongresszentren arbeitet, kann es bis zum Hallenleiter, Kongress-Chef oder gar Vorstand einer Messe schaffen. Statt einer Festanstellung kommt auch eine freiberufliche Tätigkeit in Frage. Freelancer arbeiten projektweise für Kongress-, Event- oder PR-Agenturen.

Aussichten
2.000 bis 2.500 Konferenzmanager arbeiten in Deutschland. Gerade mal 150 Absolventen mit Spezialwissen kommen jedes Jahr von den Hochschulen - beste Zukunftsaussichten also für Bewerber. Obwohl die Auswirkungen der Terroranschläge vom 11. September 2001 den großen Boom der Branche gebremst haben, steigt die Zahl der Seminare, Kongresse und Messen um zwei bis drei Prozent jährlich.

Die besten Jobs von allen

Dieser Artikel ist erschienen am 11.11.2002