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Kostenkontrolle - oder: Wenn der Dienstwagen das Ergebnis kippt

Rouven Westphal
Den meisten Jungunternehmern sind Themen wie Buchführung und Controlling eher ein lästiges Muss, das sie gerne links liegen lassen oder am besten gleich wegdelegieren. Leider schaufeln sich nicht wenige auf diese Weise ein Kostengrab, in das sie schnell - zumindest mit einem Bein - hineingeraten.
Nein, als konservative Geschäftsleute, die mit Ärmelschonern ausgerüstet ihre Unternehmenszahlen fein säuberlich dokumentieren und regelmäßig auf ihre Konsistenz prüfen, wollen sich die kreativen Startups nun wahrlich nicht verstehen. Im Gegenteil: Den meisten Jungunternehmern sind Themen wie Buchführung und Controlling eher ein lästiges Muss, das sie gerne links liegen lassen oder am besten gleich wegdelegieren. Leider schaufeln sich nicht wenige auf diese Weise ein Kostengrab, in das sie schnell - zumindest mit einem Bein - hineingeraten.

Klare Unternehmenspolitik und -strukturen, ein Controlling- Konzept und eine solide Buchführung gehören von Anfang an zu den zentralen Aufgaben des Managements. Sind diese Eckpfeiler sauber aufgestellt, liefern sie den Entscheidungsträgern wichtige Kennzahlen, die für den Unternehmenserfolg und die Kostenkontrolle unverzichtbar sind. Das Outsourcing dieser Basisarbeit ist gefährlich. Natürlich, die Gründer können nicht alles selbst machen, natürlich müssen externe Dienstleister eingeschaltet werden - doch bitte: Lassen Sie diese in Ihrem Unternehmen arbeiten und sorgen Sie dafür, dass wichtiges Wissen bei Ihnen liegt und nicht beim Dienstleister. Mittlerweile gibt es spezialisierte Dienstleister am Markt, die genau das anbieten.

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Die Basis von allem ist die Buchhaltung. Sie muss im direkten Zugriff des Unternehmens bleiben und in ein sinnvolles und größenadäquates Controlling eingebunden werden. Es ist unverständlich, dass viele junge Unternehmen hier unnötige Defizite haben, die ein sinnvolles Management verhindern.

Das Gleiche gilt für das Controlling. Es muss sofort beginnen, natürlich angepasst an die finanziellen Möglichkeiten und die Bedürfnisse eines Startups und dessen Investoren. Auf Informationen über die Liquidität, die Kostenstrukturen und das operative Ergebnis kann aber kein Unternehmer verzichten. Und mit den richtigen Instrumenten ist dies auch ohne hohen Aufwand monatsaktuell darstellbar.

Viele Startups haben keine ausreichende Vorkalkulation für die ersten Kundenprojekte durchgeführt, geschweige denn eine Nachkalkulation. Eine Entscheidungsfindung kann aber nur dann stattfinden, wenn man informiert ist. Die meisten jungen Unternehmen wissen nicht, wie viel die Kundenakquise gekostet hat oder wieso das Planbudget einer Produktimplementierung signifikant abweicht. Auch hier gilt: Frühzeitig Gedanken machen und Dienstleister suchen, die helfen, das Unternehmen an diesem entscheidenden Punkt unabhängig zu machen und denen es in der Hauptsache nicht darum geht, Ihnen ein Dauerprojekt zu verkaufen.

Es gibt eine Menge Ausgaben im Zusammenhang mit Personal, die viel Kosten, aber noch mehr Ärger und Unmut unter den Mitarbeitern stiften. Deshalb mein Rat: Erarbeiten Sie sich frühzeitig einfache und verständliche Strukturen und Regeln. Der Bedarf hierfür fängt beim Einsatz der Mitarbeiter an, und hört mit den berühmtberüchtigten Leistungsanreizen wie Dienstwagen, Handy, Reisekosten (Business- oder Economy-Klasse) etc. noch lange nicht auf...

Hier entstehen viele Missverständnisse, da zu oft individuelle Regeln erdacht werden, die für das Unternehmen als Ganzes zu teuer und in der Verwaltung zu aufwändig sind. Wieso bei den Firmenwagen nicht eine Pauschale festlegen, die mit dem Gehalt ausgezahlt wird? Wieso keine Flottenpolitik? Muss es denn immer ein Gemischtwarenkorb aus zehn Autoherstellern sein? Machen Sie Regeln, die für alle gelten, machen Sie sie bekannt und leben Sie diese im Unternehmen.

Vergessen Sie nie, dass es nicht darum geht, Kosten zu managen, sondern die Mittel des Unternehmens ökonomisch effektiv zu investieren. Strukturen und Regeln, Controlling und Buchhaltung helfen Ihnen dabei. Über den Unternehmenserfolg entscheidet letztlich der Kunde. Aber vielleicht erarbeiten Sie sich mit Hilfe dieser Funktionen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. Rouven Westphal.

Der Autor ist Geschäftsführer der N.B.A. Nordbayerische Business Angels GmbH (www.n-b-a.de).
Dieser Artikel ist erschienen am 19.11.2001