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Einarbeitungszeit

Renate Ibelgaufts
Bereits am ersten Tag eines neuen Mitarbeiters können eine ganze Reihe von Pannen passieren. Dabei kann die Integration mit relativ einfachen Mitteln und ein wenig bewusster Sorgfalt sichergestellt werden.
Für die meisten Manager ist das Personalproblem in dem Augenblick gelöst, in dem der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin den Arbeitsvertrag unterschrieben hat und der Termin feststeht, an dem die Vakanz besetzt ist. Sehr wenig Berücksichtigung erfährt die sorgfältige Eingliederung des Neulings. Dabei ist der mögliche Schaden solcher Nachlässigkeit längst bekannt: Bei Kündigungen in der Probezeit entstehen Kosten für eine erneute Suche und Einarbeitung und intern wirkt ein rasches Ausscheiden auf den Kollegenkreis negativ.

Die Probezeit ist mehr als die Spanne, in der man sich "ohne Angabe von Gründen" und kurzfristig von jemandem trennen kann, wenn er sich nicht bewährt. Sie dient der Einarbeitung. Mit relativ einfachen Mitteln und ein wenig bewusster und zielgerichteter Sorgfalt kann die Integration eines neuen Mitglieds in eine bestehende Gemeinschaft - und nichts anderes ist die Einarbeitung eines Mitarbeiters - sichergestellt werden.

Bereits am ersten Tag eines Mitarbeiters können eine ganze Reihe von Pannen passieren, die hier einmal aufgelistet werden. So können Sie leichter beurteilen, ob diese Dinge auch bei Ihnen schon so passiert sind:

  • Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter am Empfang hat keine Ahnung, dass ein neuer Kollege oder eine Kollegin erwartet wird und muss eine Weile quer durchs Haus telefonieren, um den richtigen Ansprechpartner zu finden.

  • Der Neue wird, weil er offensichtlich höchst ungelegen kommt, irgendwo von einer Sekretärin, die ebenfalls nicht genau weiß, worum es geht, geparkt, vertröstet und im günstigsten Fall mit Firmenbroschüren zum Lesen versorgt.

  • Eine Führungskraft wird schließlich irgendwoher geholt, sagt liebenswürdig "Schön, Sie bei uns zu haben" und verweist auf einen Kollegen, der viel besser wisse, was zu tun sei.

  • Ein Arbeitsplatz muss erst gesucht, ein Schreibtisch frei gemacht werden.

  • So geht´s in den ersten Wochen weiter: Der Neue wird weitgehend sich selbst überlassen. Und wenn überhaupt Kollegen etwas sagen, dann Demotivierendes wie "Arbeiten Sie erst einmal so lange hier wie ich". Wesentliche Arbeitsinformationen werden wie Betriebsgeheimnisse nur wohl dosiert abgegeben.

  • Der neue Mitarbeiter wird für Aufgaben verplant, für die er so gut wie keine Hintergrundinformationen erhält, oder der Terminkalender des Neuen wird vollgepackt, um zu zeigen, wie dringend man die Verstärkung brauchte. Es wird nicht selten nach der Methode verfahren: Entweder er überlebt den Sprung ins kalte Wasser, oder er ist nicht der richtige Mitarbeiter für uns.

    Nach diesen praktischen Beispielen dürfte nachvollziehbar sein, dass die ersten Tage und Wochen das Bild eines Mitarbeiters über das Unternehmen sehr stark prägen. Da wird außerdem aufmerksam registriert, über wie viele Dinge in den Vorstellungsgesprächen und Vertragsverhandlungen entweder gar nicht oder eventuell sogar falsch informiert worden ist. Überwiegen bei einem Mitarbeiter in den ersten Wochen die Enttäuschungen von Erwartungen oder die positiven Eindrücke oder gar Überraschungen, prägt das eine wie das andere seine zukünftige Haltung gegenüber seinem Arbeitgeber und seinen Aufgaben. Und niemand sollte unterschätzen, wie sehr eine Negativhaltung andere Kollegen beeinflussen kann. Um einen positiven Akzent zu setzen, bedarf es einer durch regelmäßige Gespräche sorgfältig begleiteten Probezeit. Ansprechpartner sind je nach Funktion des neuen Kollegen vier Personen: Personalverantwortlicher, unmittelbarer Vorgesetzter, Vertreter der Geschäftsleitung, Mentor, erfahrener Kollege.

    Geht man von einer in der Regel sechsmonatigen Probezeit aus, sollte ein erstes kurzes Orientierungsgespräch vor allem über die emotionale Befindlichkeit des neuen Kollegen nach spätestens vier Wochen stattfinden. Ein weiteres Gespräch, für das man sich schon mehr Zeit nehmen sollte, ist nach spätestens drei Monaten fällig. Dabei geht es bereits um Details der Wahrnehmung des Unternehmens und des Aufgabengebiets und der Position. Schließlich kommt dem Abschlussgespräch etwa drei Wochen vor dem Ende der Probezeit eine entscheidende Bedeutung zu.

    Alle vier genannten Personen sollten in diese Gespräche zu irgendeinem Zeitpunkt integriert werden und spielen unterschiedliche Rollen. So kann das Abschlussgespräch gemeinsam oder nacheinander von Vorgesetztem und Personalverantwortlichem geführt werden. Das allererste Gespräch sollte mit einem Vertreter der Geschäftsleitung geführt werden, um dem Neuen gerade jetzt das positive Gefühl von Wichtigkeit zu geben und um nach den ersten Eindrücken spontane Verbesserungsvorschläge oder auch nur andere Sichtweisen und Blickwinkel zu erfahren. Das Gespräch nach etwa drei Monaten wäre sowohl bei einem erfahrenen Kollegen als auch parallel beim unmittelbaren Vorgesetzten in guten Händen. Alle diese Gesprächspartner müssen in regelmäßigen Abständen an die Geschäftsleitung berichten, um einen möglichst großen Entscheidungs- und Handlungsspielraum zu erhalten.

    Nicht zu vergessen ist in diesem Zusammenhang: Die Probezeit ist eine Bewährungszeit - und zwar für beide Seiten!

    Weitere Informationen zur Beraterbranche bieten die Internet-Seiten des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater: www.bdu.de
  • Dieser Artikel ist erschienen am 05.03.2001