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Die Souffleure der Vorstände

Von Eva Engelken
Hinter der Bühne einer Hauptversammlung bastelt ein Expertenstab blitzschnell an wasserdichten Antworten. Controller, Bilanzbuchhalter, Rechtsberater, Ein- und Verkäufer. Machen sie Fehler und der Versammlungsleiter reagiert deshalb falsch, drohen massenweise Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen.
Hauptversammlung der Allianz AG: Hinter den Kulissen arbeitet ein Expertenstab. Foto: dpa
DÜSSELDORF. Er sieht harmlos aus, wie er kurz vor zehn, die Aktentasche unterm Arm, eine Brezel mampfend und grinsend, in den Saal schlendert. Aber Hildegard Ziemons weiß, der Schein trügt. Der Anzugträger ist Aktionär und hat seine Aktenmappe gefüllt mit fiesen Fragen, mit denen er den Vorstand zur Verzweiflung und den Saal zum Kochen bringen will ? wenn Ziemons es nicht schafft, ihn zu stoppen. Doch genau darauf hat sie als Anwältin seit Wochen hingearbeitet ? und mit ihr das gesamte Backoffice-Team.Bis zu 80 Mann schuften im Hinterzimmer einer Jahreshauptversammlung und weitere 20 auf Abruf vor ihren Bildschirmen: Controller, Bilanzbuchhalter, Rechtsberater, Ein- und Verkäufer. Machen sie Fehler und der Versammlungsleiter reagiert deshalb falsch, drohen massenweise Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen. So wie im letzten Jahr, als die Aktionäre von Web.de gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung (HV) angingen, mit denen der Verkauf des Portalgeschäfts von Web.de an die United Internet beschlossen worden war.

Die besten Jobs von allen

Damit der Vorstand es schafft, hier die Kontrolle zu behalten, hockt an der Schaltstelle zum Podium ? wie ein unsichtbarer Marionettenspieler ? ein Jurist mit Nerven wie Drahtseile. In Sekundenbruchteilen klopft dieser die Antworten ab, die der Vorstand den Aktionären geben soll. Sind die Antworten korrekt, oder müssen sie umformuliert werden, weil sie die Stimmung im Saal noch mehr aufheizen? Etwa wenn ein Spar- und Entlassungspaket von 30 Millionen Euro beschlossen wird ? so wie vor zwei Jahren, als die Aktionäre über das Übernahmeangebot der Continental an die Aktionäre von Phoenix abstimmten. Dann heißt es, Nerven behalten ? auch wenn die Sitzung zwei Tage dauert. ?Das ist mehr als Juristerei, das ist reine Psychologie?, meint Ziemons, die 44-jährige Partnerin bei der Kanzlei CMS Hasche Sigle. Sie ist seit 15 Jahren im Geschäft mit der Vorbereitung und Durchführung von HVs.Dafür holen sich immer mehr Gesellschaften externe Anwälte zur Unterstützung der eigenen Rechtsabteilung. ?Vor allem Ausländer, die an deutschen Aktiengesellschaften beteiligt sind, fühlen sich auf schwierigem Terrain oft nur mit deutschen Anwälten sicher?, ist die Erfahrung von Daniela Weber-Reys. Sie ist Partnerin bei Clifford Chance, ebenfalls eine der bekannten Namen im nervenaufreibenden Hauptversammlungsgeschäft, das schon manchen Anwälten einen Herzinfarkt eingebracht hat.Die HV-Saison, die jetzt beginnt, dürfte besonders heiß werden. ?Denn zum ersten Mal gelten die neuen Regeln des Umag ? des Gesetzes zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts?, erklärt Laurenz Wieneke, Partner bei Nörr Stiefenhofer Lutz. ?Die neuen gesetzlichen Anforderungen sind schon bei der Vorbereitung genau zu beachten?, betont auch Anwältin Weber-Rey. Sonst gibt?s Probleme ? etwa wenn die Einladungsfrist zur Hauptversammlung zu kurz gewesen ist.So mussten manche Unternehmen erstmals bis zu 51 Tagen vorher die Einladungen verschicken. Weil sie die Fristen nicht beachtet hatte, musste Celesio sogar zu einer außerordentlichen HV einladen, um die Satzung zu ändern. Porsche musste zwei Mal einladen, weil bei der ersten Einladung die Teilnahmebedingungen nur unvollständig dargestellt waren.Lesen Sie weiter auf Seite 2: Fragen müssen im Backoffice erst übersetzt werden Ein weiteres Problem: das neue Recht des Versammlungsleiters, Frage- und Redezeit des Aktionärs zu beschränken. ?Um das in der HV umzusetzen, ist viel Fingerspitzengefühl nötig. Vor allem, wenn der Aktionär eine zwei Meter lange Fragenliste mitbringt?, erwartet Weber-Rey. Sobald der Aktionär beginnt, die Fragen runterzurattern, kritzeln die Stenografen im Hinterzimmer mit. Manche der Fragen müssen im Backoffice erst übersetzt werden. ?Erzählen Sie doch mal über Ihre Pläne mit China?? heißt übersetzt: ?Wo investieren Sie, und mit wem arbeiten Sie zusammen?? Das Umag erlaubt zwar neuerdings, Fragen abzuweisen, die schon im Internet beantwortet wurden. Dann riskiert man aber, dass Beschlüsse später angefochten werden, weil die tatsächliche Frage eine winzige Nuance von der Frage im Internet abwich.Zu lange darf das Beantworten der Frage auch nicht dauern, sonst sitzt der Vorstand auf dem Trockenen. Die Backoffice-Antwort auf die Chinafrage kam sehr schnell: ?Wir planen im ersten Quartal ein Joint Venture mit dem Zulieferer Hang Wei in Shengzhen.? Doch die Anwältin schüttelte den Kopf: ?Das muss nachfragesicherer formuliert sein.? So, dass sich keine Gelegenheit für Nachfragen ergibt. Die neue Antwort nach Minuten: ?Ja, wir eruieren Möglichkeiten für ein Investment.? Ziemons nickte und Sekunden später blinkte die Antwort auf dem Laptop des Vorstands. Sollte die Technik mal ausfallen, notieren Schreiber die Antwort von Hand, und ein Läufer bringt sie zum Vorstand.Das Nervenaufreibende am Backoffice-Job ist, dass nichts planbar ist. Bei Ziemons führte ein kleiner banaler Fehler eines Backoffice-Mitarbeiters zu Hektik: Am Morgen der HV war von ?Ringschrauben verzinkt? die Rede gewesen, nun plötzlich von solchen aus Edelstahl. Dann bricht auch erfahrenen Backofficern der Schweiß aus. Was tun? Den Fehler zugeben?Dies könnte die bereits aufgebrachten Anteilseigner im Saal zum Toben bringen. Ziemons lavierte geschickt: ?Wir haben von Zink gesprochen, weil 60 Prozent dieser Produkte aus Zink sind.? Der Aktionär gab sich zufrieden. ?Uff, Katastrophe abgewendet.? Der Kollege, der den Fehler verursacht hatte, zitterte noch ein bisschen, Ziemons hatte alles wieder im Griff: ?Die restlichen zehn Stunden überstehen wir auch noch.?
Dieser Artikel ist erschienen am 13.04.2006