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Checkliste für erfolgreiche Konferenzen

Auf den Schreibtischen stapelt sich die Arbeit, doch das Meeting nimmt mal wieder kein Ende. Genervt und angeödet sitzen in Deutschlands Unternehmen täglich Tausende von Menschen in zermürbenden Konferenzen. Doch es geht auch anders. Hier einige Tipps.
So führen Sie Besprechungen zum Erfolg

  •  Machen Sie sich zuerst klar, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist. Viele Fragen lassen sich auch im Einzelgespräch klären.

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  •  Warum muss immer nur der Ranghöchste die Sitzung leiten? Wer ein Projekt betreut, sollte auch die Diskussion dazu moderieren. In vielen Unternehmen hat sich das Rotationsprinzip bewährt, bei dem jeder Mitarbeiter einmal an die Reihe kommt.

  •  Eine Zeitvorgabe für jeden Tagesordnungspunkt hilft gegen ausufernde Diskussionen. Spätestens zum Ende der regulären Arbeitszeit sollte auch die Besprechung beendet sein.

  •  Alle Teilnehmer erhalten rechtzeitig die Sitzungsunterlagen. Sie sind so formuliert, dass jeder weiß: Was ist das Thema der Besprechung? Was ist das Ziel? Wie kann ich mich vorbereiten?

  •  Fangen Sie pünktlich an. Auf Zu-spät-Kommer wird nicht gewartet.

  •  Stellen Sie Regeln für die Diskussion auf: Jeder darf etwas sagen, nicht nur der Chef.

  •  Alle anderen hören zu. Niemand redet dazwischen, und Killerphrasen ("Das ist hier nicht üblich", "Dafür haben wir gar nicht die Zeit") sind tabu.

  •  Bremsen Sie Schwätzer und detailverliebte Fachexperten und greifen Sie ein, wenn die Diskussion vom Thema abschweift.

  •  Fragen Sie schweigende Teilnehmer nach ihrer Meinung und binden Sie sie ein.

  •  Fassen Sie immer wieder Ergebnisse zusammen, visualisieren Sie diese am Flipchart.

  •  Sobald ein Thema ausdiskutiert ist, resümieren Sie die verschiedenen Aspekte. Danach muss die Entscheidung fallen.

  •  Keine Besprechung ohne Ergebnisprotokoll - darin steht, wer was bis wann zu tun hat.

  •  Überprüfen Sie nach einiger Zeit, ob tatsächlich alle Beschlüsse wie besprochen umgesetzt wurden.
  • Dieser Artikel ist erschienen am 04.06.2002