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Chaos-Theorie

Claudia Obmann
Zeitmanagement ist die Kunst, alles zu erledigen, ohne selbst erledigt zu sein. Massen von Büchern und Seminaren versprechen Patentlösungen für Organisations-Amateure. Wer jedoch chronische Aufschieberitis in den Griff bekommen will, muss die Ursache herausfinden.
Trommelfeuer am Telefon, aus dem Postfach quellen unbeantwortete Mails, die Papierstapel auf dem Schreibtisch werden zu Wanderdünen, und das Ganze krönt eine Flut gelber Merkzettel. Die Dinge, die Marketing-Managerin Karin Mlaker von effizienter Arbeit abhielten, erschienen endlos. Mit dem Frust, fremdbestimmt durch den Bürotag in der Düsseldorfer Unternehmensberatung zu hetzen, kam die Erkenntnis: "Ich muss mein Zeitmanagement optimieren.

So wie Karin Mlaker geht es vielen Berufstätigen: Alle acht Minuten wird ein leitender Angestellter für etwa drei Minuten bei der Arbeit unterbrochen. Rechnet man jeweils zwei weitere Minuten dazu, die der Manager braucht, um sich wieder auf seine Aufgabe zu konzentrieren, summieren sich die Ablenkungen rasch auf mehr als 40 Prozent seiner Arbeitszeit.

Die besten Jobs von allen


Zeitdiebe festnageln

Viele der von Zeitdieben Geplagten suchen Hilfe bei gedruckten Ratgebern. Doch statt Entlastung droht die Qual der Wahl: 250 Titel listet Internet-Händler Amazon auf. Unter den zahlreichen Autoren fällt jedoch ein Name durch exzellente Leser-Bewertungen auf: Lothar J. Seiwert. Von ihm stammen Titel wie "Das neue 1 x 1 des Zeitmanagement" (Gräfe und Unzer Verlag, 12,90 Euro), oder "30 Minuten für optimales Zeitmanagement" (Gabal Verlag, 5,90 Euro). Beides Bestseller für Autodidakten, die lediglich unprofessionell organisiert sind, aber genügend Selbstdisziplin aufbringen, es zu ändern. Sie erhalten Tipps, Checklisten und praktische Anleitungen im Kampf gegen das chronometrische Chaos. Ideal auch für den kleinen Geldbeutel

"Mich durch Bücher zu quälen, ist mir zu trocken", findet dagegen Karin Mlaker. Als Sofort-Maßnahme erwarb sie einen handlichen Zeitplaner. Den empfiehlt auch Experte Seiwert als Universalwaffe gegen Termin-Tohuwabohu. Konsequent griff die bekennende Anhängerin der "schlampigen Großablage mit möglichst wenig Hängeregistern" zum Klassiker aus Papier. "Elektronisches Spielzeug, das zur Erinnerung dauernd piepst", kam für die Düsseldorferin nicht in Frage.

Doch auch Terminkalender vollbringen keine Wunder. Kurz nachdem sich die 40-Jährige in ihr neues System mit Tagesplänen und Prioritätenlisten eingearbeitet hatte, kam die Ernüchterung: gegen Aufschieberitis sind selbst die raffiniertesten Ringbücher, Taschencomputer oder PC-Programme machtlos.
Special Zeitmanagement

Das PDF-Special "Weiterbildung: Zeitmanagement" umfasst folgende Themen:

- Zeitdiebe festnageln
- Schweinehund austricksen
- Hilfe für Messies
- Zeit ist Geld
- Inklusive Seminaranbieter


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Schweinehund austricksen

"Mit solchen Hilfsmitteln doktern viele Leute an den Symptomen herum. Der Grund für chronische Zeitnot liegt oft tiefer", konstatiert Hans-Werner Rückert, Diplom-Psychologe in Berlin. Eine Ursache kann eine Profilneurose sein: Menschen, die zu wenig Zeit haben, wirken wichtig. Deshalb wehren sie sich - mitunter unbewusst - gegen das Zeitmanagement

Aber auch Perfektionisten schieben lieber auf - aus Angst, ihrem Anspruch bei der Aufgabenerledigung nicht zu genügen. Sogar Erfolgsverwöhnte greifen zur Verzögerungstaktik, weiß Rückert von Klienten. "Ihr Horror: Wer hoch steigt, kann tief fallen." An einer ehrlichen Selbstanalyse führt jedenfalls kein Weg vorbei. Wer den Ursachen nachspüren will, kann dazu einen Fragebogen unter www.fu-berlin.de/studienberatung/hwr.html nutzen. Hilfreich sind auch Bücher mit Checklisten wie Hans-Werner Rückerts "Schluss mit dem ewigen Aufschieben" oder Marco von Münchhausens "So zähmen Sie Ihren inneren Schweinehund", beide Titel aus dem Campus Verlag zum Preis von 15,90 beziehungsweise 19,90 Euro.

Für Leute, die es nicht bei der Nabelschau belassen, sondern ihre Schwächen überwinden wollen, lohnt der Besuch eines Seminars mit gruppendynamischem Ansatz. Rollenspiele eignen sich, um Teilnehmern Zeitkiller wie das "Feuerlöscher-Syndrom" bewusst zu machen: Weil sie ständig anderen helfen, verzetteln sie sich. Simulieren lässt sich aber auch "Nein sagen, wenn Chef und Kollegen Arbeit abladen wollen". Die Preise für solche Workshops am Wochenende mit maximal zwölf Teilnehmern liegen im Schnitt bei 600 Euro.

Chronische Zauderer, die sich lieber nicht im Kreis wildfremder Seminarteilnehmer outen wollen, sollten ein Einzelgespräch mit einem Psychologen suchen. Um den inneren Schweinehund zu besiegen, bedarf es professioneller Assistenz. Mit Adressen von Spezialisten hilft der Bundesverband der Psychologen in Berlin weiter. Eine Einzelberatung von 50 Minuten kostet 92,50 Euro. Erste Hilfe aber können schon Chef und Kollegen leisten. "Denn je weniger soziale Kontrollen und Deadlines bestehen, desto leichter ist es, Unangenehmes zu verschieben", erklärt Psychologe Rückert.

Hilfe für Messies

Nach der Ursachenforschung entschied sich Karin Mlaker, ihrer schlechten Angewohnheit mit einem Seminar zu Leibe zu rücken. Doch leichter gesagt, als getan. Weil die Probleme so vielfältig sind, variieren die Kursschwerpunkte extrem: Die einen helfen konkret, den Schreibtisch freizuschaufeln, Aufgaben sinnvoll zu delegieren oder mit störenden Anrufen souverän umzugehen. Andere geben allgemeine Tipps, wie man von den 1.440 Minuten eines Tages mehr Freiraum für Erholung, Hobby und Familie schafft.

Deshalb gilt bei der Kurswahl: Die Inhalte und die Vorgehensweise genau erfragen. Darauf achten, dass der Veranstaltungsablauf genug Lücken lässt, in denen die Teilnehmer Rat zu ihren individuellen Problemen bekommen. Pauschalversprechen wie "Sie lernen, alle Termine mühelos zu meistern" sind Nepp. Gleiches gilt für pseudo-wissenschaftliche Patentrezepte: Die Lehren von Gedächtnistrainern beispielsweise, die "Nix notieren, alles Wichtige merken" propagieren, sind nicht alltagstauglich

Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, unbedingt nach der Qualifikation des Seminarleiters fragen und Referenzen prüfen. Mlakers Fazit: "Die Erwartungen trotz sorgfältiger Auswahl nicht zu hoch schrauben. In einem Wochenend-Workshop wird niemand zum perfekten Zeit-Dompteur."

Zeit ist Geld

Wer lediglich Methodenkenntnisse zu Büro-Organisation, Terminplanung oder Meeting-Management benötigt, sollte für ein Tagesseminar nicht mehr als 200 Euro bezahlen. Die Anfrage bei den günstigeren Volkshochschulen, den Industrie- und Handelskammern oder gemeinnützigen Bildungswerken lohnt sich. Deutlich teurer wird's bei großen Veranstaltern wie Euroforum oder ManagementCircle mit meist kleineren Kursen. Tritt dort einer der Star-Autoren auf, kommt noch mal ein saftiger Promi-Zuschlag drauf. Dann kann sich der Tagessatz schnell auf über 1.000 Euro belaufen

Leider gehören Zeitmanagement-Kurse in Zeiten drastischer Sparmaßnahmen zu denjenigen Weiterbildungsmaßnahmen, die als vermeintlicher Luxus zuerst gestrichen werden. Wer jedoch aufgrund von Entlassungen für zwei oder drei powern muss, hat noch immer gute Chancen, den Chef von der Finanzierung eines Methoden- und Organisationsseminars zu überzeugen. Als Bildungsurlaub anerkannte Veranstaltungen gibt es in allen Bundes-ländern außer in Baden-Württemberg, Bayern, Sachsen und Thüringen. Um die Kurse im eigenen Bundesland aufzuspüren, eignet sich die zentrale Internet-Adresse www.bildungsurlaub-hamburg.de/links.html

Trotz Time System und Organisationsseminar: Zeitmanagement heißt für die Marketing-Managerin Mlaker auch heute noch nicht, mit der Stoppuhr in der Hand jede Tagesaktivität sekundengenau zu verplanen. Sie geht nur strukturierter vor. Und falls sie sich wieder mal ertappt, wie sie zum Messie mutiert, bleibt sie deutlich gelassener. Mlaker augenzwinkernd: "Ein Genie überblickt eben das Chaos." Seminaranbieter

Basics Online

Computerbegeisterte Autodidakten sind mit Online-Seminaren gut bedient. Hauptvorteil gegenüber einer Präsenz-Veranstaltung: freie Zeiteinteilung und Kontakt zu Tutoren, die bei der Umsetzung der Theorie in die Praxis jederzeit helfen.
Kurstipps:
www.zeitzuleben.de: Im sechswöchigen Web-Workshop werden neben Ziel-, Aufgaben- und Terminplanung auch Eigenmotivation und Stress-bewältigung durchgenommen. Die Kommunikation mit maximal 36 weiteren Kursteilnehmern läuft über Diskussionsforen und Chats. Preis: 250 Euro inklusive schriftlicher Dokumentation.
www.ed-lab.net: Die interaktive Schulung "Faktor Zeit" wird vom "Guru der Zeitlosen", Lothar Seiwert, in Form kleiner Videos präsentiert. In elf Kapiteln plus aufeinander aufbauenden Übungsteilen wird der Umgang mit Terminen, Fristen und Aufgabenplänen durchgenommen. Auf dem Stundenplan stehen außerdem Ziel- und Prioritäten-definition sowie Meeting-Disziplin. Jedes Modul nimmt etwa 20 Minuten in Anspruch. Preis: 210 Euro, Tutor-Kontakt gegen Aufpreis

Büro für Berufsstrategie

Oranienburger Str. 4-5, 10178 Berlin, 0 30.28 88 57 77, berlin@berufsstrategie.de, www.berufsstrategie.de
Zielgruppe: alle, die sich überfordert fühlen
Veranstaltungsort: Berlin
Kurstipp: Zeit- und Selbstmanagement - Mehr Zeit für das Wesentliche. In dem Tagesseminar lernen die Teilnehmer, ihre Zeit richtig einzuteilen, Ziele zu definieren und Prioritäten zu setzen. Zudem lernen sie, wie sich durch effektive Kommunikation schneller Ergebnisse erzielen lassen.
Preis: 197 Euro (170 Euro für karriere-Abonnenten)

Carpe Diem

Hudtwalckerstr. 11, 22299 Hamburg, 0 40.46 09 40 80, carpediemIMK@t-online.de, www.carpediemhamburg.de
Zielgruppe: stressgeplagte Büroarbeiter
Veranstaltungsort: Hamburg
Kurstipp: Zeit- und Selbstmanagement. Auf dem Stundenplan der eintägigen Veranstaltung stehen Tagesplanung, Umgang mit Zeitdieben und Störungen, effiziente Telefonate und Meetings, sinnvolles Delegieren sowie Methoden der Stressbewältigung.
Preis: 199 Euro

Friedrichsbad-Team

Werksstr. 15, 45527 Hattingen, 0 23 24.56 56 56, info@friedrichsbad.de, www.friedrichsbad-team.de
Zielgruppe: Fach- und Führungskräfte aller Ebenen
Veranstaltungsort: Dortmund
Kurstipp: Zeitmanagement und Selbstorgani-sation. Das zweitägige Seminar vermittelt zielgerichtete Tages-, Wochen- und Langzeitplanung, plus Techniken, um Zeitreserven zu erschließen.
Preis: 420 Euro

Praxis für Marketing & Motivation

Ramonvillestr. 5-7, 61184 Karben, 0 60 39.4 54 58, info@pfmm.de, www.pfmm.de
Zielgruppe: Führungskräfte aus Vertrieb, Marketing und Verwaltung
Veranstaltungsorte: Berlin, Essen, Großraum Frankfurt
Kurstipp: Ziel- und Zeitmanagement. An zwei Tagen ergründen die Teilnehmer ihr persönliches Zeitproblem und lernen Maßnahmen und Methoden gegen Aufschieberitis kennen.
Preis: 405 Euro
Dieser Artikel ist erschienen am 24.06.2003