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Bloß nicht ?MfG?

Im Job per Mail kommunizieren ist nicht immer einfach. Im Gegensatz zum Schriftwechsel per Brief existieren dabei keine festen Regeln und das Medium gilt allgemein als lockerer. Nicht selten vergreifen sich E-Mailschreiber daher im Ton. Wie Sie Unhöfliches und Fettnäpfchen in dienstlichen E-Mails vermeiden ? und verstanden werden.
Wer im Job per Mail kommuniziert, sollte sich an einige Regeln halten. Foto: dpa
DÜSSELDORF. Die E-Mail war in Englisch verfasst. Und dessen war der Empfänger eigentlich mächtig ? wären nicht ein paar unbekannte Abkürzungen aufgetaucht. ?G?morning Michael, pls rgd flwg message blw. Just received that Vendor needs cnfmtn ASAP if payment via TT is already done or not?, schrieb der Absender. Sein Geschäftspartner, der Mitarbeiter eines internationalen Unternehmens in Süddeutschland, verstand nur Chinesisch.Dabei gilt: ?Der Absender trägt die Verantwortung dafür, dass der Empfänger seine Nachricht versteht?, sagt Gabriele Schlegel, Dozentin für Business Behaviour an der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg, als sie von obigem Fall berichtet. Aber Regeln wie diese sind in der Arbeitswelt eben nicht etabliert. Eine E-Mail wird dort, anders als ein Telefonat oder ein Brief, häufig als informelles Kommunikationsmedium gesehen. Doch wer sie zu unbedacht schreibt, der wird womöglich nicht nur missverstanden, sondern zieht sich darüber hinaus den Zorn von Geschäftspartnern, Kollegen oder Vorgesetzten zu.

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Wer eine dienstliche E-Mail schreibt, der sollte zu allererst bedenken, dass der Empfänger womöglich jeden Tag eine ganze Flut digitaler Briefe erhält, sagt Martina Dressel, die Unternehmen in Sachen Online-Kommunikation berät und das Buch ?E-Mail Knigge? geschrieben hat. Deshalb sollte eine E-Mail möglichst klar strukturiert und verständlich formuliert sein. Abkürzungen sollte der Verfasser nur verwenden, wenn er sicher sein kann, dass der Empfänger sie versteht, meint Dressel. Manche Kurzformen wie ?MfG? seien schlicht unhöflich. ?So viel Zeit muss sein, dass man ?Mit freundlichen Grüßen? ausschreibt?, sagt die Kommunikationsexpertin.Bei Form und Sprache sollte sich der Verfasser an den Regeln für den Briefverkehr orientieren, rät sie. Das beginnt bei der Betreffzeile, die möglichst aussagekräftig sein sollte, und setzt sich bei der Anrede fort: Die darf nicht zu flapsig formuliert werden und sollte zudem möglichst persönlich ausfallen. ?Die Zeit, den Namen des Empfängers herauszufinden, muss ich mir nehmen?, sagt Dressel. Ein ?Sehr geehrte Damen und Herren? gilt es möglichst zu vermeiden. Außerdem dürften Titel nicht vergessen werden, so der Empfänger welche besitzt, sagt Dressel weiter.Lesen Sie weiter auf Seite 2: Eine ganze E-Mail in Kleinbuchstaben hat auf dem Dienstweg nichts zu suchen Eine ganze E-Mail in Kleinbuchstaben, wie sie im privaten Verkehr üblich ist, habe auf dem Dienstweg nichts zu suchen, sagt die Expertin. Zum einen enthalte die Kleinschreibung die Aussage: ?Ich nehme den Empfänger nicht so ernst.? Zum anderen ist ein durchweg klein geschriebener Text wesentlich schwerer zu lesen ? und kostet den Empfänger deshalb viel Zeit.Stichwort Zeit: Innerhalb eines Werktags kann der Absender in der Geschäftswelt eine Antwort erwarten, sagt Dressel. ?Wenn ich bis dahin keine Antwort liefern kann, weil ich vielleicht noch Informationen einholen muss, dann sollte ich zumindest eine Zwischenmeldung senden.? In der sollte auch ein definitiver Zeitpunkt genannt werden, zu dem der Fragende die gewünschte Antwort erhält. FH-Dozentin Schlegel betont außerdem, dass es bei längerer Abwesenheit wichtig sei, eine entsprechende automatische Meldung im E-Mail-Programm einzurichten. ?Und zwar eine solche, die wirklich weiterhilft ? mit einer anderen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse?, sagt Schlegel.Allgemein sollte, wer eine schnelle Antwort benötigt, zum Telefonhörer greifen, rät Dressel. Denn keiner kann erwarten, dass der Geschäftspartner oder Kollege sein Postfach die ganze Zeit im Blick hat und alles andere liegen lässt, sobald eine EMail eintrifft. Das sei auch im Sinne des Zeit-Managements nicht ratsam: ?Ich empfehle, dass man zwei bis drei Mal am Tag seine E-Mails checkt und sie dann in einem Block beantwortet".Quelle: BusinessNews
Dieser Artikel ist erschienen am 18.01.2007