Teil 4: Berge überwinden mit der A-L-P-E-N-Methode Bild: Oliver Haja / PIXELIO Was für ein Morgen: Sie müssen tausend Dinge erledigen und beim bloßen Gedanken schmilzt Ihre Energie dahin – Superstress!
Jetzt mal nicht die gute Laune verlieren, greifen Sie zu Papier und Stift und bezwingen Sie das Pflichtengebirge mit der A-L-P-E-N-Methode. Sie ist bei konsequenter Anwendung genau das Richtige, um morgens ganz fix seinen Tagesablauf zu planen:
Diese Methode (nach Lothar J. Seiwert) umfasst fünf Elemente:
Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
Länge schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrolle
Aufgaben notieren Schreiben Sie die anstehenden Aufgaben auf, unsortiert und ungewichtet. Übernehmen Sie Unerledigtes vom Vortag. Profis erstellen diese Liste am Vortag!
Länge schätzen Schätzen Sie nun die voraussichtliche Dauer für die Erledigung jeder Aufgabe. Schummeln Sie nicht, achten Sie vielmehr darauf,
dass Sie den Zeitaufwand realistisch einschätzen und Erfahrungen aus der Vergangenheit berücksichtigen,
dass Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand „mit Luft“ bemessen,
dass Sie sich ein Zeitlimit setzen und
dass Sie Termine mit Ihren genauen Uhrzeiten festhalten.
Pufferzeiten einplanen Erfahrungsgemäß verläuft kein einziger Arbeitstag ohne Störungen. Folglich können Sie nicht davon ausgehen, dass die veranschlagte Zeit für die Erledigung der Aufgaben ausreicht. Oberste Pflicht ist der Einbau von Pufferzeiten, sprich: geplanter Leerlauf, um Verzögerungen durch Störungen aufzufangen und nicht in Dauerstress zu geraten.
Bei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich von folgenden Annäherungswerten auszugehen:
• 60% der Zeit kann im Allgemeinen konkret „verplant“ werden.
• 40% der Zeit dagegen sollte als Zeitpuffer dienen, wobei jeweils die Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden sollten.
Vergessen Sie nicht, ausreichend Erholungspausen zu planen, sonst läuft Ihnen Ihr 60:40-Konzept wegen Ermüdungserscheinungen schnell aus dem Ruder.
Entscheidungen treffen Jetzt heißt es: Weglassen, (Ab-)Kürzen, Schwerpunkte setzen und Delegieren!
Egal nach welcher Methode Sie die Schwerpunkte setzen, arbeiten Sie die ermittelte Reihenfolge konsequent ab. Einmal delegiert bleibt eine Aufgabe in der Hand des Verantwortlichen, selbst wenn Ihnen vor Dienstschluss noch Zeit bliebe, Sie selbst zu erledigen. Nutzen Sie diese Erfahrungen für Ihre nächsten Tagespläne!
Nachkontrolle Mal schauen: Wurden alle Punkte erledigt, stimmte die Gesamtplanung? Seien Sie kritisch und gucken Sie genau hin, das erleichtert zukünftige Planungen: Wurde alles in guter Qualität erledigt? Was konnte nur begrenzt abgearbeitet werden? Unerledigtes wandert direkt auf die Liste der Planungen für den nächsten Tag.
(Quelle: Lothar Seiwert „Das neue 1x1 des Zeitmanagement“. Gräfe und Unzer Verlag, 2007)
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