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Crashkurs

So führen Sie ein Exit-Interview

Julia Trösser
Ein Mitarbeiter, den Sie nur ungern verlieren, verlässt freiwillig Ihr Unternehmen. In einem Exit-Interview können Sie die wahren Gründe seiner Kündigung herausfinden. Was müssen Sie dabei beachten?
Wenn Mitarbeiter einfach kündigenFoto: © Jan Kruse
Kündigen Sie an
Ihre Mitarbeiter sollten von Anfang an wissen, dass Sie nach freiwilligen Kündigungen sogenannte Exit-Interviews führen, um die wahren Gründe für den Ausstieg zu erfahren. So signalisieren Sie Führungskräften und Belegschaft, dass Sie sich für die Anliegen Ihrer Arbeitnehmer interessieren und bereit sind, sich mit eventuellen Problemen im Unternehmen auseinanderzusetzen. Das zeugt von Unternehmenskultur, schafft ein gutes Arbeitsklima und kann vielleicht sogar einigen Frust-Kündigungen vorbeugen.
Warten Sie bis zum Schluss
Erst wenn die Kündigung Ihres Mitarbeiters endgültig und das Arbeitszeugnis ausgehändigt ist, können Sie mit ihm ein erfolgreiches Exit-Interview führen. "Nur dann muss der Mitarbeiter keine Angst mehr vor negativen Konsequenzen haben", sagt Julia Waldorf, Inhaberin der Osnabrücker Personalberatung Waldorfconsulting. Wenn Mitarbeiter dagegen fürchten müssen, dass sich ihre Aussagen noch auf ihr persönliches Bewertungsschreiben auswirken, werden sie nicht ehrlich, sondern im Sinne des Fragenden antworten. Die wahren Kündigungsgründe bleiben so aber weiterhin im Verborgenen.

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Zwingen Sie niemanden
Exit-Interviews liefern Ihnen nur dann brauchbare Erkenntnisse, wenn Sie auf freiwilliger Basis ablaufen. Drängen Sie also keinen ehemaligen Mitarbeiter zur Teilnahme. Appellieren Sie lieber an seine Verantwortung den früheren Kollegen gegenüber. Lassen Sie anklingen, dass diese davon profitieren, wenn Sie durch die Exit-Interviews Probleme im Unternehmen erkennen und beseitigen können. Wer Ihnen jedoch sofort mangelnde Bereitschaft zu einem Exit-Interview signalisiert, den sollten Sie auch in Ruhe ziehen lassen. 
Seien Sie ehrlich
Kommt es zu einer Aussprache, herrscht meist große Unsicherheit beim Gesprächspartner. Stellen Sie deshalb schon zu Beginn der Zusammenkunft klar, welchen Zweck Sie damit verfolgen. Sagen Sie dem scheidenden Mitarbeiter ganz offen, dass Sie die Gründe seiner Kündigung erfahren und ein Feedback über seine persönlichen Erfahrungen während seiner Firmenzugehörigkeit erhalten möchten. Teilen Sie dem ausgestiegenen Mitarbeiter außerdem detailliert mit, wer von den Ergebnissen des Gesprächs erfährt. Nur wenn Sie selbst in diesen Belangen aufrichtig sind, können Sie ehrliche Antworten erwarten.
Lassen Sie los
Versuchen Sie nicht, den ausgestiegenen Mitarbeiter doch noch zum Bleiben zu bewegen. Alle Maßnahmen des Haltens wurden zuvor getroffen - und sind offensichtlich gescheitert. Machen Sie sich klar, dass dieser Mitarbeiter Ihre Firma definitiv verlässt, und sehen Sie das Interview nicht als "Umdrehgespräch", sondern vor allem als eine wichtige Chance, von versteckten Problemen in Ihrem Unternehmen oder der zuständigen Abteilung zu erfahren.
Gewinnen Sie Vertrauen
Die wahren Gründe einer Kündigung erfahren Sie nur auf Vertrauensbasis. Diese muss häufig jedoch erst im Laufe des Gesprächs aufgebaut werden. Dabei hilft es, wenn Sie von Erfahrungen erzählen, die Sie selbst in ähnlichen Situationen gemacht haben. Wenn Sie zeigen, dass Sie sich in die Lage des Gegenübers versetzen und selbst etwas von sich preisgeben, wird auch der Gesprächspartner seine eventuelle Zurückhaltung leichter aufgeben.
Bleiben Sie sachlich
Es kann passieren, dass ausgestiegene Mitarbeiter an Ihnen den Frust auslassen, der sich während ihrer Firmenzugehörigkeit aufgestaut hat. Lassen Sie sich davon auf keinen Fall provozieren. "Bleiben Sie sachlich, notieren Sie die Vorwürfe und versprechen Sie, der Sache nachzugehen", sagt Oliver Maassen. Er ist Leiter der Abteilung Human Resources Integration bei der italienischen Großbank Unicredito und Vorstandssprecher des Arbeitskreises Personal Marketing (dapm e.V.).
Verteidigen Sie nicht
Und klingen alle vorgebrachten Gründe noch so unfair in Ihren Ohren - verteidigen Sie eventuell beschuldigte Vorgesetzte oder Kollegen nicht. Tun Sie es doch, vermitteln Sie Ihrem Gesprächspartner das Gefühl, auf der Gegenseite zu stehen und verlieren sein Vertrauen.
Fragen Sie nach
Stellen Sie zu Beginn des Gespräches am besten offene Fragen, beispielsweise: "Warum verlassen Sie uns?" Manche Mitarbeiter wollen schon lange Dampf ablassen und sind bei ihren Antworten kaum zu bremsen. Andere schieben jedoch zunächst Argumente wie eine bessere Bezahlung vor, dann sollten Sie nachhaken. Versuchen Sie, die wahren Gründe herauszufinden - auch wenn es Zeit und Mühe kostet.
Positive Stimmung
"Geben Sie Ihrem ehemaligen Mitarbeiter ein gutes Gefühl und meinen Sie Ihr "Auf Wiedersehen" wörtlich. "Finden Sie heraus, unter welchen Umständen er zurück ins Unternehmen kommen würde", empfiehlt Personalprofi Maassen. Auch Fragen wie "Was würden Sie an unserer Stelle anders machen?" zeigen dem Mitarbeiter, dass Sie ihn ernst nehmen und seine Meinung schätzen. So gestalten Sie den Abschied positiv. Und wenn Sie qualifizierten Kräften in guter Erinnerung bleiben, kehren diese vielleicht auch eines Tages tatsächlich zurück.
Ziehen Sie Konsequenzen
Wenn Sie wissen, warum Mitarbeiter freiwillig Ihr Unternehmen verlassen, dann müssen Sie diese Informationen nutzen. "Erkennen Sie die unangenehmen Punkte und beseitigen Sie diese. Wenn beispielsweise ein Führungsstil verfolgt wird, mit dem geschätzte Mitarbeiter nicht klar kommen, ändern Sie ihn. Gestalten Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen so angenehm wie möglich", rät Waldorf. Denn wenn Sie die angesprochenen Probleme nicht beseitigen, stehen möglicherweise bald weitere Exit-Interviews ins Haus.
Dieser Artikel ist erschienen am 01.02.2008

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