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Informationsmanagement

Schutz vor der E-Mail-Flut

Teil 2: Menschen erreichen, statt Informationen loswerden


Foto: olly / Fotolia.com

In vielen Organisationen haben sich die Mitarbeiter angewöhnt, allzu viele unnötige Berichte ihres Handelns loszuwerden, um sich zu rechtfertigen.

"Ich habe den xy angerufen, wie Sie verlangt haben. Aber er war nicht da". Jeder Absender sollte sich fragen, ob seine Nachricht den Empfänger wirklich interessiert.

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Große Verteiler sind zu vermeiden, wenn immer es geht, denn sie bergen große Gefahren.

Fokussierte Ansprache statt Gießkanne

Beispiel: In einem kleinen Konzern gab es einen Fehler bei der Gehaltsabrechnung, der etwa 200 Mitarbeiter betrifft. Der Einfachheit halber verschickt die Personalabteilung an alle 4000 Mitarbeiter eine Nachricht und bitte um Überprüfung. Im Ergebnis wird die gesamte Belegschaft verunsichert und von der Arbeit abgelenkt.

Ein großer Teil davon ruft sofort bei der internen Hotline an und verursacht damit pro Anruf 30 Euro Kosten. Am Ende kostet die ganze Aktion das Unternehmen einige Tausend Euro. Das hätte man mit ein wenig Aufwand am Anfang vermieden, wenn nur die betroffenen Mitarbeiter angeschrieben worden wären.


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