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Gutes Zeitmanagement kann schon dadurch erreicht werden, dass alle Aufgaben aufgelistet und nach Prioritäten sortiert werden
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Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip

Produktiv durch Priorisierung

Nora Jakob, wiwo.de
Gutes Zeitmanagement zahlt sich immer aus – egal, ob beruflich oder privat. Doch sind wir ehrlich: Nur die wenigsten bekommen es hin. Versuchen Sie es doch einmal mit dem Pareto-Prinzip. Das kann helfen.
Viele Büros in Deutschland sind auch abends noch vollbesetzt. Nicht selten wird die wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden überschritten – mit nicht unerheblichen Folgen. Schon bei mehr als 25 Stunden wöchentlich nehmen die kognitiven Fähigkeiten ab. Australische Forscher fanden heraus, dass ihre Probanden weniger aufmerksam und kreativ waren, sobald sie mehr arbeiteten.

Eine Studie der Stanford University bestätigt diese These und geht noch einen Schritt weiter: Sobald die Wochenarbeitszeit von 50 Stunden überschritten ist, nehme auch die Produktivität "drastisch" ab. Dabei ist viel und lange zu arbeiten, oft gar nicht nötig. Beide Studien machen nämlich auch deutlich, dass es keinen Unterschied macht, ob jemand acht oder zwölf Stunden gearbeitet hat. Es kommt auf die Effizienz an. Und bei der hapert es häufig. Das Pareto-Prinzip, das nach dem italienischen Soziologen, Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto benannt ist, besagt: mit 20 Prozent Einsatz lassen sich 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreichen. Zeitmanagement-Experten empfehlen deshalb diese Methode. Wer sie berücksichtigt, verplempert weniger Zeit mit Aufgaben, die viel Zeit kosten, aber nur wenig zum Erfolg beitragen.

Nicht die Arbeitszeit ist entscheidend, sondern die Effizienz

So kann ein gutes Zeitmanagement schon dadurch erreicht werden, wenn alle Aufgaben aufgelistet und nach Prioritäten sortiert werden. Die wichtigen Aufgaben werden dann also zuerst erledigt, während in der restlichen Zeit, Detailfragen beantwortet oder die Aufmerksamkeit auf andere Aufgaben gelenkt werden kann. Gemäß dem Pareto-Prinzip hieße das aber auch, die Effizienz nicht außen vor zu lassen. Die Aufgaben werden also nicht nur priorisiert, sondern auch nach dem Ertrag, den sie möglicherweise später bringt.

Entsprechend spät oder früh wird sie abgearbeitet. "Wir bewegen uns viel zu oft in unserer Komfortzone und beschäftigen uns vor allem mit kleinteiligen Aufgaben", sagt Martin Krengel, Autor des Zeitmanagement-Buches "Golden Rules". Dabei lassen wir uns von unserer eigenen Angst oder unserem sozialen Umfeld einschränken. Was aber kann man konkret tun, um in möglichst wenig Zeit, viele Aufgaben gut zu erledigen? Es ist nicht so, dass wir nicht besser wüssten, dass wir Wichtigeres anpacken sollten, doch oft sabotiert uns unbewusst die eigene Angst vorm eigenen (Miss-)erfolg oder das soziales Umfeld. 

In 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent der Aufgaben erledigen

Die 20/80-Regel anzuwenden, erfordert daher Mut und einen klaren Blick.  
 
"Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit." Den klaren Blick und Mut bekommt man durch Abstand und Pausen. Es ist förderlich, ab und an mal loszulassen und sich mit etwas Distanz zur Tagesroutine immer wieder zu fragen, welche Dinge einen jetzt wirklich weiterbringen.

Beherrscht man diese Technik gut, lassen sich mit 20 Prozent Anstrengung bereits 80 Prozent der Aufgaben erledigen. "Und dabei wird zusätzliche Energie freigesetzt, die in weitere Aufgaben investiert werden können", sagt Krengel. Aber das erfordert Mut, sich dieser anderen Technik zu widmen. "Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit."

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