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Digitalisierung der Büro-Arbeit
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Digitalisierung der Büro-Arbeit

Lieber Notizbuch statt Google Docs & Co.

Kerstin Dämon, wiwo.de
Forscher wollten wissen, welche Auswirkungen die Digitalisierung aufs Büro hat. Die Antwort: Je weniger Papier, desto produktiver und schneller wird gearbeitet. Davon wollen die meisten Angestellten aber nichts wissen
Der Mensch ist überall erreichbar, immer vernetzt, kann zu jeder Zeit auf alle Informationen, Dienste und Produkte zugreifen. Da der Mensch aber nicht nur Konsument, sondern auch Produzent all dieser Informationen, Dienste und Produkte ist, muss er mitunter anders arbeiten, um seine Bedürfnisse und die der anderen Konsumenten zu befriedigen. Dass das mitunter negative Auswirkungen auf das Schlafverhalten, die eigenen Ansprüche an sich selbst und die Fähigkeit abzuschalten hat, ist hinreichend erforscht.

Aber wie steht es um die eigentliche Arbeit? Experten vom Fraunhofer Institut wollten wissen, welche Auswirkung die Digitalisierung auf die Büro-Arbeit hat. 687 Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen haben zwischen September 2015 und Januar 2016 an der Online-Befragung teilgenommen. Die Auswertung zeige deutlich, dass die große Mehrheit der Studienteilnehmer verstärkt digital arbeitet. Doch was heißt hier digital? Glaubt man der Studie, bedeutet digitales Arbeiten die Nutzung von E-Mail-Programmen: "Bei 70 Prozent der Teilnehmer erfolgt der Austausch von Dokumenten und Informationen weitgehend digital", heißt es.

Ohne Papier arbeiten die wenigsten

Dass mehrheitlich E-Mailprogramme statt Faxgeräte eingesetzt werden, ist im Jahr 2016 nichts Neues. Eher überraschend ist, dass knapp ein Viertel der Teilnehmer noch auf Papier schwört. Gerade in Besprechungen dominiert das Notizbuch. Nahezu zwei Drittel der Studienteilnehmer verwenden in Meetings überwiegend ausgedruckte Dokumente oder handgeschriebene Notizen. Die Idee vom papierlosen Büro ist – vermutlich auch aus Datenschutzgründen – weiterhin bloß eine Idee. Vollkommen digital und papierlos arbeiten nur rund zehn Prozent der Befragten.

Nach den Ergebnissen einer aktuellen Umfrage des Fraunhofer IAO sind bei Unternehmen, in denen die digitale Transformation weit fortgeschritten ist, klare Produktivitätsvorteile erkennbar.

Überzeugungsarbeit ist gefragt

Außerdem ist die Produktivität bei Unternehmen höher, die stets die neueste verfügbare IT nutzen als bei Unternehmen, die gängige oder ältere IT-Geräte und Systeme nutzen. Logisch. Beides – neue Software und weniger Papierkram – sorgen für schnelleres Arbeiten und vor allem die Möglichkeit, dass jeder, der die entsprechende Berechtigung dazu hat, auf Daten und Informationen zugreifen und damit arbeiten kann. Hat dagegen Kollege Mayer wichtige Papier in der verriegelten Schreibtischschublade und fällt dann krankheitsbedingt eine Woche aus, ruht auch Mayers Projekt für eine Woche.

Damit sich daran etwas ändert, wird es jedoch noch viel Überzeugungsarbeit brauchen: 86 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, dass ihnen Software und Computer zu umständlich sind und sie deshalb viele Dinge lieber in Papierform erledigen.

Zuerst veröffentlicht auf wiwo.de
Dieser Artikel ist erschienen am 11.03.2016

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