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Posteingang

Bekommen Sie auch so viele Rundmails?

Julia Trösser
Jeden Morgen erwartet Sie ein voller Posteingang. Email-Anfragen, Newsletter, Rundmails von Kollegen und viraler Spam aus dem Netz rauben Ihnen Zeit und Nerven. Mit Disziplin und Selbstorganisation können Sie Email-Zeiten einplanen.
Verstopftes Postfach? Das muss nicht sein!Foto: © Nathalie P - Fotolia.com
Email-Zeiten einplanenWenn Sie viele Mails bekommen, sollten Sie diese zu festen Zeiten bearbeiten und nicht immer sofort bei Eingang der Nachrichten. Begreifen Sie die Email-Bearbeitung als Arbeitsprozess und nicht als Alternative zum Telefon, durch die Sie immer erreichbar sein müssen. Am besten planen Sie drei Mal täglich eine Phase für die elektronische Korrespondenz ein, an deren Ende ein klares Ziel steht: ein leerer Posteingang.

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Entscheidungen treffenWenn Sie eine Email lesen, entscheiden Sie sofort, was mit ihr passiert: löschen, weiterleiten, in den entsprechenden Ordner verschieben? Egal, wo die Email landet, aus Ihrem Posteingang sollte Sie hinaus. Nur so versinken Sie nicht in der Nachrichten-Flut.Sinnvolle AblageLegen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur in Ihrem Email-Programm an. Am besten teilen Sie Mails in Themenbereiche und einzelne Projekte ein, so halten Sie alle wichtigen Infos zusammen. Unterscheiden Sie auch aktuelle Daten, mit denen Sie gerade arbeiten und solche, die Sie nur fürs Archiv brauchen. Diese sollten nicht im Email-Postfach, sondern auf der Festplatte abgelegt werden. Das spart Speicherkapazität und verringert das Chaos.Bearbeitungszeit einschätzen"Halten Sie sich an die Drei-Minuten-Regel", rät Managertrainerin Carmen Diebolder. "Erledigen Sie alles sofort, was nicht länger als drei Minuten dauert. Der Rest sollte auf Wiedervorlage gelegt werden." Wenn Sie eine Mail weiterleiten sollen oder um Kontaktdaten gebeten werden, können Sie die Nachricht sofort bearbeiten. Wenn Sie aber eine Präsentation überarbeiten müssen, beenden Sie erst die Email-Bearbeitung und gehen Sie die Aufgabe an, wenn Sie Zeit dafür haben.Mit System lesenEs lohnt sich, morgens Mails zunächst nach Absender und dann nach Datum zu sortieren. So stellen Sie häufig fest, dass sich eine Nachricht bereits erledigt hat, weil der Absender zum Beispiel eine Bitte in einer weiteren Mail zurückgenommen hat.Benachrichtigungen ausschaltenSie müssen nicht zu jedem Zeitpunkt über den aktuellen Stand Ihres Postfachs informiert sein. Signaltöne oder Mitteilungsfenster bei Email-Eingang stören die Konzentration und unterbrechen Ihre Arbeit. Eine Mail ist selten so wichtig, dass Sie innerhalb der nächsten zehn Minuten beantwortet werden muss. Für wirklich dringende Fälle gibt es immer noch das Telefon.Rundmails checkenÜberlegen Sie, in welchen Verteilern Sie wirklich gespeichert sein möchten. "Melden Sie sich bei seriösen Rundmails ab, die Sie aus Zeitgründen nicht lesen können", rät Wissensmanager Dr. Wolfgang Sturz. "Bei Spam-Mails müssen Sie aber vorsichtig sein. Wenn Sie sich abmelden, signalisieren Sie, dass Ihre Adresse benutzt wird. So erhalten Sie noch mehr Spam." Unseriöse Mails sollten besser einfach ignoriert und in den Papierkorb geschoben werden.Antworten verringernDenken Sie immer daran, dass fast jede Mail auch beantwortet wird. Deshalb sollten Sie selbst nur wirklich notwendige Emails verschicken. "Überlegen Sie, für wen die Nachricht wichtig ist und handeln Sie nicht nach dem Motto: wer könnte sie denn vielleicht noch gebrauchen?", rät Carmen Diebolder. Setzen Sie nicht unnötig viele Kollegen auf "cc", so schonen Sie die Postfächer aller Beteiligten.Prägnant zusammenfassenDas sorgfältige Ausfüllen der Betreffzeile ist bei jeder Mail Pflicht. Sie wird nach dem Absender zuerst gelesen und kann über die Zukunft einer Nachricht entscheiden. Der Betreff sollte den Inhalt der Nachricht kurz und präzise zusammenfassen. Nur wenn Sie den Empfängern so die Bearbeitung erleichtern, können Sie von Emails an Sie das Gleiche verlangen.Intranet statt MailterrorInterne Unternehmens-Nachrichten müssen nicht per Email versandt, sondern können auch einfach ins Intranet gestellt werden. Dann liegt die Holschuld bei den Mitarbeitern, die sich regelmäßig informieren müssen.
Dieser Artikel ist erschienen am 29.02.2008

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